5 preguntas importantes que debes plantearte antes de renovar tu software de backup

Cambiar o no cambiar. ¿Cumple tu solución actual con estos criterios clave?

Todos sabemos que nada permanece inalterable, y esto nunca ha sido más cierto que con los entornos TIC modernos. Los centros de datos actuales están evolucionando tanto que resulta difícil mantener el ritmo. Entornos de nube, multi-nube, SaaS, contenedores, automatización, privacidad… todo ello contribuye a esta dinámica de cambio cada vez mayor. Cuando llegue el momento de renovar o actualizar tu solución actual de backup, tómate un momento para reconsiderar si ha llegado la hora de cambiar.

Quizá te parezca que lo más fácil es firmar de nuevo con tu proveedor habitual, pero si éste no está capacitado para atender a las nuevas necesidades, ¿qué más da que el proceso sea fácil? De hecho, Gartner predice que, en 2022, el 40 % de las organizaciones reemplazará sus aplicaciones de backup actual, en comparación con lo que implementaron a principios de 2018. A largo plazo, mantener el statu quo no te servirá, ni a ti ni a tu organización.

Adoptando un enfoque estructurado, podrás identificar rápidamente las claves que debes tener en cuenta para tomar una decisión inteligente e informada sobre tu solución de backup y recuperación. Analiza el estado actual de tu software y comprueba si las nuevas tecnologías hacen que merezca la pena cambiar. Formula estas preguntas a tus proveedores actuales, pero también a aquellos que estés considerando como alternativa. Así comprenderás mejor su capacidad para satisfacer tus necesidades futuras. ¡Puede que las respuestas te sorprendan!

1 ¿Puedes manejar todos tus datos con esta solución?

Gestionar múltiples productos de backup y recuperación en silos dispersos es una sangría en tiempo y recursos. Es más, significa que no te será posible un acceso unificado a los datos para el gobierno, eDiscovery o procesos críticos de transformación digital. Las tareas de búsqueda deben hacerse por separado e integrarse con posterioridad, o bien realizarse en volúmenes de datos limitados. ¿Tienes idea de lo que te puedes estar perdiendo?

Para asegurarte de que tu solución de backup y recuperación está lista para soportar todos tus datos, hazte estas preguntas:

  • ¿Puedo hacer backup de cualquier ubicación donde existan datos? (on-premises, entornos multi-nube, entornos virtualizados, entornos físicos, aplicaciones, contenedores…)
  • ¿Puedo restaurar los datos rápidamente y en cualquier lugar donde se necesiten? (diferentes nubes, diferentes hipervisores, etc.)
  • ¿Mi solución de backup depende de montones de scripts o de hardware propietario para atender a estas necesidades?
  • ¿Protege todos los entornos (físicos, virtuales, hiperconvergentes, de nube) con acceso completo de búsqueda y recuperación desde una única consola de gestión?
  • ¿Puedo utilizarla para aplicar políticas coherentes a lo largo de todos los datos? ¿Me permite segmentar conjuntos de datos para almacenarlos en la infraestructura que mejor se adapte a su valor para la organización?
  • ¿Incorpora protección para garantizar que los datos estén a salvo de amenazas como ransomware u otros tipos de malware?

2 ¿Es una solución simple y flexible?

“Simple” no significa “básico” o “limitado”, significa facilitar las tareas difíciles. Busca soluciones que ofrezcan opciones de implementación sencillas y automatizadas, una interfaz de usuario intuitiva y la capacidad de definir SLA con facilidad. Desde la compra inicial hasta la gestión continuada del soporte y el mantenimiento, el software de backup y recuperación debe simplificar tus procesos, no agregar más complejidad.

Si se trata de hacer más sencilla tu infraestructura de TI, formúlate estas preguntas:

  • ¿Puedo gestionar por delegación? Es decir, ¿me ofrece la solución una interfaz simplificada con la que los diversos miembros de mi equipo pueden identificar y responder rápidamente ante posibles problemas?
  • ¿Aporta una experiencia de usuario que permite acceder, gestionar y proteger los datos con independencia de su ubicación, aplicación o tipo de almacenamiento?
  • ¿La solución es intuitiva o necesita mucha práctica? ¿Cuánta automatización e inteligencia se han integrado? ¿Aprovecha el machine learning y la IA para soportar operaciones más eficientes?
  • ¿Puede la solución gestionar y migrar fácilmente datos hacia, desde y dentro de la nube, así como entre nubes, con capacidades nativas que eliminan la necesidad de utilizar gateways u otros productos de terceros?

Otra posible consideración, si se desea simplificar la infraestructura de backup, es la tecnología scale-out. Contar con una solución que pueda soportar múltiples escenarios de desarrollo te aportará la flexibilidad que necesitas para instalar lo que necesitas, cuando lo necesitas y cómo tú prefieras. Esto, además, simplifica las cosas a nivel financiero, ya que sólo tendrás que adquirir capacidad suficiente para cubrir tus necesidades más inmediatas con la seguridad de que podrás escalar la infraestructura sin problemas a medida que lo necesites.

Gartner predice que, en 2022, el
40% de las organizaciones reemplazarán sus aplicaciones de backup sobre lo que habían desarrollado a principios de 2018. (1)

3 ¿Es una solución «a prueba de futuro»?

Los requisitos tecnológicos, igual que los requisitos del negocio, cambian a toda velocidad. Probablemente, tus necesidades de protección de datos no sean las mismas ahora que dentro de tres años. Piensa simplemente en todas las nuevas cargas de trabajo y aplicaciones que has adoptado en los últimos tres años, o cómo ha cambiado tu infraestructura a través de la hiperconvergencia, la introducción de contenedores o la adopción de la nube.

Puede ser difícil predecir qué necesitará tu entorno en los próximos años, pero ahora puedes optar por una solución de backup y recuperación que se mantendrá siempre un paso por delante. A medida que prevés cambios en tus entornos, infraestructura y aplicaciones, hazte las siguientes preguntas:

  • ¿Es la solución verdaderamente agnóstica a la tecnología? ¿Puede soportar complejos entornos heterogéneos e híbridos? ¿O se limita a unas pocas opciones?
  • ¿Ofrece integración líder en la industria con una amplia selección de cabinas, plataformas y opciones de almacenamiento en la nube?
  • ¿Ofrece integración nativa con nubes públicas, incluyendo Amazon AWS, Microsoft Azure, Oracle Cloud y Google Cloud? ¿O necesita un gateway de terceros por separado?
  • ¿Proporciona potentes APIs para permitir integraciones más profundas entre los datos y aplicaciones? ¿Puede conectarse a otras herramientas como ServiceNow, Splunk, VMware vRealize o vCloud Director?

Confirmar que tu solución atiende a estas cuestiones te garantizará la agilidad que necesitas para mover fácilmente tus datos o adoptar nuevas infraestructuras a medida que cambian los objetivos de tu negocio.

4 ¿Funciona en lo financiero?

Asumámoslo: el coste es siempre un apartado clave. Cuando analices el contrato de renovación de tu solución de backup y recuperación, asegúrate de pensar en todos los elementos que intervienen en el coste total de propiedad. Los costes reales de una solución no siempre se ven a primera vista. Asegúrate de responder a estas cuestiones:

  • ¿Cuánto tiempo dedica realmente mi equipo a mantener en funcionamiento la solución de backup? Considera cuánto tiempo emplea tu equipo en gestionar el backup y la recuperación, incluyendo la gestión diaria y semanal, la aplicación de parches y actualizaciones y la gestión de problemas de soporte. Si utilizas múltiples productos, ese número puede crecer exponencialmente.
  • ¿Se requiere tecnología propietaria? Calcula los requisitos de infraestructura de tu solución de protección de datos. ¿Puedes escalar y añadir capacidad de forma sencilla a medida que la necesitas, o tienes que predecir tus necesidades de crecimiento con el riesgo de sobredimensionar el entorno?
  • ¿Cuál es el riesgo de tiempo de parada de servicio de tu solución actual? ¿Cuánto tiempo llevaría recuperarse tras una caída? ¿Qué coste tendría para tu empresa?
  • ¿Puedes mover datos fácilmente entre niveles de almacenamiento en función políticas de datos y requisitos de nivel de servicio? ¿Incluye también sistemas de cinta y nubes públicas?
  • ¿Se deduplican los datos de forma nativa en origen y en destino para reducir aún más las necesidades de almacenamiento? ¿Se requiere hardware adicional para la deduplicación o el acceso a los entornos de almacenamiento en la nube?
  • ¿Puedes cambiar de proveedor para tus entornos de almacenamiento, de computación y de nube? ¿Existe dependencia con alguno de ellos en lo que respecta al backup? ¿Cómo afectaría a tu infraestructura de backup cambiar alguno de estos proveedores?

Los costes de renovación son sólo la punta del iceberg. Asegúrate de estudiar todos los elementos financieros relacionados con cada solución que estés considerando. ¿Qué nuevos elementos se requieren para mantener viable la solución actual? ¿Se necesita algún otro producto? ¿Hardware específico? ¿Licencias adicionales? Es importante que tengas una imagen completa a la hora de analizar los costes derivados de continuar con tu solución existente o de evaluar una nueva.

5 ¿Preparado para el cambio? ¿Cuáles son los riesgos?

Si no estás satisfecho con las respuestas a las preguntas anteriores, es el momento de cambiar tu solución de backup. Pero ¿qué pasa con los riesgos que esto supone? Los cambios son siempre estresantes en mayor o menor medida, especialmente cuando un paso en falso puede significar tiempo de inactividad o pérdida de datos. Antes de dar este paso, asegúrate de que estas soluciones han respondido satisfactoriamente a las preguntas anteriores. Para analizar tu grado de preparación para la migración, hazte estas preguntas:

  • ¿Cuán rápida es la nueva solución a la hora de hacer backup de los datos?
  • ¿Cuánto tiempo llevará la migración de las cargas de backup existentes? ¿Es un proceso automático o será sobre todo manual?
  • ¿Cuánto tiempo de mi equipo requerirá? ¿Tendré que contratar servicios o formación adicional para ponerlo todo en marcha? ¿Cuáles serían los costes asociados? Y, si tengo poco personal, ¿existe la opción de que el nuevo proveedor gestione el entorno de forma remota?
  • ¿Cuáles son los costes totales de mi solución actual, incluyendo hardware, software e instalación? ¿Cómo crecen esos costes a medida que se escala? ¿Qué hay del próximo mes, o el siguiente trimestre? ¿y el próximo año? ¿Cambian esos costes?
  • ¿Cómo es la experiencia en la atención al usuario? ¿Cuáles son los SLA? ¿Cuán fácil resulta atender a todos los usuarios y las oficinas remotas?
  • Por último, ¿qué hacer con los datos de backup antiguos? ¿Hay alguna forma de migrar copias importantes a la nueva solución?

A la hora de evaluar una nueva solución, deberás garantizar que no se trata solo de una bonita fachada. Porque querrás asegurarte de que pueda satisfacer tus necesidades tanto hoy como mañana. Y necesitarás que sea una solución flexible, rentable, escalable, automatizada y -lo más importante- probada.

Si sopesas tus opciones durante esta importante decisión, comprobarás la simplicidad, menor coste y características modernas que requieren los datos de tu organización. Y lo que es aún mejor, estarás listo para sea lo que sea que te deparen tus datos en el futuro.

Referencia

1 Gartner, “Magic Quadrant for Data Center Backup and Recovery Solutions,” October 10, 2019

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