Eine Richtlinie zur Datenaufbewahrung ist eine Reihe von Leitlinien, in denen festgelegt ist, wie lange bestimmte Datenarten aufbewahrt werden müssen und wann sie zu löschen sind. Für Unternehmen ist es wichtig, über eine Richtlinie zur Datenaufbewahrung zu verfügen, nicht nur, um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen, sondern auch, um rechtliche Risiken zu minimieren, Speicherkosten zu kontrollieren und die Relevanz der vorhandenen Daten sicherzustellen. Die Erstellung einer Richtlinie zur Datenaufbewahrung erfordert die Ermittlung rechtlicher und geschäftlicher Anforderungen, die Berücksichtigung verschiedener Datenarten, die Festlegung von Zuständigkeiten sowie die regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung der Richtlinie.
Die Vorschriften zur Datenaufbewahrung konzentrieren sich sowohl auf den einfachen Zugriff auf Kundendaten als auch auf deren Sicherheit. Die Einhaltung von Datenschutzgesetzen wie der DSGVO, dem HIPAA oder dem California Privacy Act ist für alle Wirtschaftsbereiche verpflichtend, doch für den Einzelhandel, akademische Einrichtungen, staatliche Stellen, Finanzdienstleister und Einrichtungen des Gesundheitswesens gelten zusätzliche spezifische Anforderungen.
Angesichts einer ständig wachsenden Flut von Normen und Vorschriften, die die Nutzung von Daten erfordern, kann es für Behörden und Unternehmen jeder Größe und aus allen Branchen eine schwierige Aufgabe sein, diese einzuhalten.
Mögliche Schwierigkeiten bei der Datenspeicherung in der Cloud
Während viele Unternehmen mittlerweile Cloud-Datensicherungslösungen einsetzen, um ihre Cloud-Daten zu schützen, wird die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zur Datenaufbewahrung immer komplexer und kostspieliger.
Zu diesen potenziellen Problemen gehören unter anderem:
- Zahlreiche, komplexe Richtlinien – Die Aufbewahrungsrichtlinien variieren je nach Bundesland und international, und für verschiedene Arten von Daten gelten unterschiedliche Regeln, die eingehalten werden müssen. Darüber hinaus müssen Unternehmen den Überblick darüber behalten, welche Daten sie aufbewahren dürfen, welche gelöscht werden können und wann die aufbewahrten Daten gelöscht werden müssen. Wenn neue Ressourcen hinzukommen, müssen Unternehmen neue Richtlinien auf diese anwenden. Sollte das Unternehmen in irgendeiner Weise einen Fehler begehen, muss es mit Geldstrafen und sogar rechtlichen Schritten rechnen – selbst wenn es lediglich darum geht, dass Daten über das vorgeschriebene Datum hinaus aufbewahrt werden.
- Kosten – Die Datenaufbewahrung ist naturgemäß mit der Speicherung von Daten verbunden. In der Cloud können sich die Kosten hierfür schnell summieren, wenn keine geeigneten Datenschutzlösungen zum Einsatz kommen. So können beispielsweise bei Unternehmen, die sich für cloudnative, auf Snapshots basierende Backups entscheiden, die Speicherkosten sprunghaft ansteigen, da neue Daten im Laufe der Zeit aufbewahrt und dupliziert werden.
- Sicherheit – Vorschriften zur Datenaufbewahrung und zur Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen betreffen auch die Sicherheit der gespeicherten Daten. Das Unternehmen trägt die Verantwortung für den Sicherheitsaspekt und ist dafür verantwortlich, die Daten zu schützen. Zwar können Sicherheitsverletzungen und Datenlecks durch menschliches Versagen verursacht werden, doch die anhaltende Bedrohung durch Ransomware-Angriffe hat zu einer gefährlichen Sicherheitslage geführt.
Glücklicherweise lassen sich solche Probleme durch den Einsatz einer Cloud-Backup-Lösung mindern oder sogar gänzlich vermeiden, die nicht nur die Einhaltung von Vorschriften gewährleistet und Transparenz hinsichtlich der Richtlinien bietet, sondern auch zur Kostenkontrolle beiträgt – und dabei gleichzeitig erstklassige Sicherheit für die Backup-Kopien selbst gewährleistet.
Die umfassende Lösung für Datenpflege, Datenschutz und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
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Mit Clumio erhält Ihr Unternehmen
- Eine übersichtliche Benutzeroberfläche, die einen umfassenden Überblick über alle Elemente und Materialien bietet
- Die Möglichkeit, AWS-Konten selbstständig zu erkennen, vorhandene Ressourcen zu katalogisieren und einheitliche Richtlinien auf neue Ressourcen anzuwenden, während diese in Backups integriert werden
- Sofortige Benachrichtigungen, wenn die Datenintegrität gefährdet sein könnte
- Erlangung von Zertifizierungen wie ISO 27001, ISO 27701, SOC 2 Typ 2, HIPAA und PCI DSS
- Speicherung von Backups außerhalb der Betriebssysteme zum Schutz vor Ransomware-Angriffen durch die Einrichtung eines „Air-Gaps“.
- Feste Gebühren für Cloud-Backups und Datensicherung in Verbindung mit einem nutzungsbasierten Abrechnungssystem, das die Übertragung von Guthaben ermöglicht
- Reduzierung von Zeit- und Datenverlusten, um den Betrieb auch bei unerwarteten Ereignissen stabil aufrechtzuerhalten
- Tools zur Ermittlung möglicher Kosteneinsparungen bei Cloud-Diensten
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