Una politica di conservazione dei dati è un insieme di linee guida che definiscono per quanto tempo devono essere conservati specifici tipi di dati e quando devono essere eliminati. È importante che le organizzazioni dispongano di una politica di conservazione dei dati non solo per conformarsi ai requisiti normativi, ma anche per ridurre i rischi legali, gestire i costi di archiviazione e garantire la pertinenza dei dati esistenti. La creazione di una politica di conservazione dei dati richiede l’identificazione dei requisiti legali e aziendali, la valutazione dei diversi tipi di dati, la definizione delle responsabilità e la revisione e l’aggiornamento periodici della politica stessa.
Le normative sulla conservazione dei dati si concentrano sia sulla facilità di accesso ai dati dei clienti sia sulla loro sicurezza. Il rispetto delle leggi in materia di protezione dei dati, quali il GDPR, l’HIPAA o il California Privacy Act, è obbligatorio per ogni settore aziendale; tuttavia, il settore della vendita al dettaglio, le istituzioni accademiche, gli enti governativi, i servizi finanziari e le strutture sanitarie devono soddisfare ulteriori requisiti specifici.
Data la crescente moltitudine di norme e regolamenti che richiedono l’utilizzo dei dati, per le agenzie e le imprese di ogni dimensione e settore può risultare difficile garantire la conformità.
Possibili difficoltà relative alla conservazione dei dati nel cloud
Sebbene molte organizzazioni stiano ormai adottando soluzioni di protezione dei dati nel cloud per garantire la sicurezza dei propri dati in cloud, la conformità normativa in materia di conservazione dei dati sta diventando sempre più complessa e costosa.
Tra questi potenziali problemi figurano:
- Politiche numerose e complesse – Le politiche di conservazione variano da uno Stato all’altro e a livello internazionale, e a diversi tipi di dati corrispondono regole diverse che devono essere rispettate. Inoltre, le organizzazioni devono tenere traccia di quali dati possono conservare, quali possono essere cancellati e quando i dati conservati devono essere eliminati. Quando vengono aggiunte nuove risorse, le organizzazioni devono applicare loro nuove politiche. Se l’organizzazione commette un errore di qualsiasi tipo, può essere soggetta a multe e persino ad azioni legali, anche solo per aver conservato i dati oltre la data prevista.
- Costi – La conservazione dei dati comporta ovviamente l’archiviazione degli stessi. Nel cloud, i costi possono aumentare rapidamente se non vengono utilizzate le giuste soluzioni di protezione dei dati. Ad esempio, le organizzazioni che optano per backup basati su snapshot nativi del cloud possono vedere i propri costi di archiviazione salire alle stelle man mano che i nuovi dati vengono conservati e duplicati nel tempo.
- Sicurezza – Le normative in materia di conservazione dei dati e di conformità riguardano anche la sicurezza dei dati archiviati. L’organizzazione è tenuta a garantire la sicurezza dei dati ed è responsabile della loro protezione. Sebbene le violazioni della sicurezza e le fughe di dati possano verificarsi a causa di errori umani, la minaccia costante degli attacchi ransomware ha creato un panorama di sicurezza particolarmente pericoloso.
Fortunatamente, problemi come questi possono essere mitigati o addirittura evitati del tutto ricorrendo a una soluzione di backup su cloud che non solo gestisce la conformità e offre visibilità sulle politiche, ma aiuta anche a controllare i costi, il tutto garantendo al contempo un livello di sicurezza di prim’ordine per le copie di backup dei dati stessi.
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- La capacità di riconoscere autonomamente gli account AWS, catalogare le risorse esistenti e applicare regole coerenti alle nuove risorse nel momento in cui vengono incluse nei backup
- Notifiche tempestive quando la conformità potrebbe essere compromessa
- Ottenimento di certificazioni quali ISO 27001, ISO 27701, SOC 2 Tipo 2, HIPAA e PCI DSS
- Archiviazione dei backup separata dai sistemi operativi per proteggersi dagli attacchi ransomware tramite l’air-gap.
- Costi fissi per il backup su cloud e la conservazione dei dati, abbinati a un sistema di tariffazione basato sull’utilizzo che prevede il riporto dei crediti
- Ridurre i tempi di inattività e la perdita di dati per garantire la continuità operativa in caso di eventi imprevisti
- Strumenti per individuare possibili riduzioni dei costi nei servizi cloud
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