Una política de conservación de datos es un conjunto de directrices que establecen durante cuánto tiempo deben conservarse determinados tipos de datos y cuándo deben eliminarse. Es importante que las organizaciones cuenten con una política de conservación de datos, no solo para cumplir con los requisitos normativos, sino también para reducir el riesgo legal, gestionar los costes de almacenamiento y garantizar la pertinencia de los datos existentes. La elaboración de una política de conservación de datos requiere identificar los requisitos legales y empresariales, tener en cuenta los distintos tipos de datos, definir las responsabilidades y revisar y actualizar periódicamente la política.
La normativa sobre conservación de datos se centra tanto en la facilidad de acceso a los datos de los clientes como en su seguridad. El cumplimiento de leyes sobre protección de datos como el RGPD, la HIPAA o la Ley de Privacidad de California es obligatorio para todos los sectores empresariales, aunque el sector minorista, las instituciones académicas, las entidades gubernamentales, los servicios financieros y las entidades sanitarias tienen requisitos específicos adicionales.
Dada la creciente proliferación de normas y reglamentos que exigen el uso de datos, su cumplimiento puede resultar una tarea difícil para las administraciones y las empresas de todos los tamaños y sectores.
Posibles dificultades relacionadas con la conservación de datos en la nube
Aunque muchas organizaciones están recurriendo actualmente a soluciones de protección de datos en la nube para proteger sus datos almacenados en este medio, el cumplimiento de la normativa sobre retención de datos resulta cada vez más complejo y costoso.
Algunos de estos posibles problemas son:
- Políticas múltiples y complejas: las políticas de conservación varían según el estado y a nivel internacional, y los distintos tipos de datos conllevan normas diferentes que deben respetarse. Además, las organizaciones deben llevar un control de qué datos pueden conservar, cuáles pueden eliminarse y cuándo deben eliminarse los datos conservados. Cuando se añaden nuevos recursos, las organizaciones deben aplicarles nuevas políticas. Si la organización comete algún error, puede ser objeto de multas e incluso de acciones legales, aunque solo sea por conservar datos más allá de la fecha establecida.
- Coste: la retención de datos implica, obviamente, su almacenamiento. En la nube, esto puede suponer un gasto considerable si no se utilizan las soluciones adecuadas de protección de datos. Por ejemplo, las organizaciones que optan por copias de seguridad nativas de la nube basadas en instantáneas pueden ver cómo se disparan sus costes de almacenamiento a medida que se retienen y duplican nuevos datos con el paso del tiempo.
- Seguridad: las normativas sobre conservación de datos y cumplimiento normativo también abarcan la seguridad de los datos almacenados. La organización es la responsable de este aspecto y debe garantizar la seguridad de los datos. Si bien las brechas de seguridad y las fugas de datos pueden producirse como consecuencia de un error humano, la amenaza constante de los ataques de ransomware ha creado un panorama de seguridad peligroso.
Afortunadamente, problemas como estos pueden mitigarse o incluso evitarse por completo mediante el uso de una solución de copias de seguridad en la nube que no solo gestione el cumplimiento normativo y ofrezca visibilidad sobre las políticas, sino que también ayude a controlar los costes, todo ello al tiempo que proporciona una seguridad de primer nivel para las propias copias de seguridad de los datos.
La solución integral para gestionar los datos, protegerlos y cumplir con la normativa
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- La capacidad de reconocer cuentas de AWS de forma autónoma, catalogar los recursos existentes y aplicar normas coherentes a los nuevos activos a medida que se incorporan a las copias de seguridad
- Notificaciones inmediatas cuando el cumplimiento normativo del tratamiento pueda verse comprometido
- La obtención de certificaciones como ISO 27001, ISO 27701, SOC 2 Tipo 2, HIPAA y PCI DSS
- Almacenamiento de las copias de seguridad separadas de los sistemas operativos para protegerse contra los ataques de ransomware mediante el aislamiento físico (air-gap).
- Tarifas fijas por la copia de seguridad en la nube y la conservación de datos, combinadas con un sistema de tarificación por uso que permite acumular créditos no utilizados
- Reducción del tiempo y la cantidad de datos que se pierden para mantener la estabilidad de las operaciones cuando se produce algún imprevisto
- Herramientas para identificar posibles reducciones de costes en los servicios en la nube
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