Cloud für langfristige Compliance

Archiv-Ebenen stellen einen grundlegenden Wandel in der Herangehensweise von Unternehmen an die langfristige Datenspeicherung zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften dar. Diese spezialisierten Speicherklassen bieten kosteneffiziente Lösungen für Daten, die über Jahre hinweg aufbewahrt werden müssen, auf die jedoch nur selten zugegriffen wird. Unternehmen müssen einen Ausgleich zwischen den Anforderungen an die Zugänglichkeit und der Kostenoptimierung finden und gleichzeitig strenge Compliance-Standards in verschiedenen Rechtsräumen einhalten.

Archiv-Ebenen können zur Lösung dieses Dilemmas beitragen, indem sie speziell für regulierte Daten, die langfristig aufbewahrt werden müssen, entwickelte Speicherlösungen bereitstellen. Im Gegensatz zu herkömmlichen Backup-Lösungen, deren Schwerpunkt auf einer schnellen Recovery liegt, sind Archiv-Ebenen auf Compliance-Anforderungen, Audit-Readiness und vorhersehbare Kosten über längere Zeiträume hinweg optimiert.

Cloud-Archiv-Ebenen dienen als spezialisierte Speicherklassen für Daten, die Unternehmen aus Compliance-Gründen aufbewahren müssen, auf die sie jedoch nur selten zugreifen. Diese Ebenen speichern regulierte Informationen über längere Zeiträume – oft Jahre oder Jahrzehnte – zu deutlich geringeren Kosten als bei Standard-Speicheroptionen. Archiv-Ebenen erfordern in der Regel Mindestaufbewahrungsfristen von 180 Tagen, und die Abrufzeiten liegen im Stundenbereich statt im Millisekundenbereich.

Der Unterschied zwischen Archiv-Ebenen und aktivem Speicher liegt in ihren Optimierungsstrategien. Aktiver Speicher priorisiert sofortige Zugänglichkeit und leistungsstarke Abläufe; Archiv-Ebenen konzentrieren sich auf Compliance-Effizienz und Kostensenkung. Unternehmen zahlen deutlich weniger pro gespeichertem Gigabyte, akzeptieren jedoch längere Abrufzeiten, wenn ein Datenzugriff erforderlich wird. Dieser Kompromiss macht Archiv-Ebenen ideal für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und weniger für operative Workloads.

Archiv-Ebenen eignen sich besonders für bestimmte Compliance-Szenarien, in denen die langfristige Aufbewahrung Vorrang vor häufigem Zugriff hat:

• Behördliche Prüfungen: Finanzinstitute müssen Transaktionsdaten gemäß verschiedener Vorschriften sieben Jahre lang aufbewahren und dürfen nur im Rahmen regelmäßiger Prüfungen darauf zugreifen.
• E-Discovery: Rechtsabteilungen speichern E-Mail-Archive und Dokumentenbestände, die im Rahmen von Rechtsstreitigkeiten angefordert werden können.
• Compliance im Gesundheitswesen: Medizinische Einrichtungen bewahren Patientenakten jahrzehntelang auf, um die HIPAA-Anforderungen zu erfüllen, und greifen gelegentlich darauf zu, um die Kontinuität der Versorgung zu gewährleisten.
• Forschungsdaten: Pharmaunternehmen bewahren Daten aus klinischen Studien für Zulassungsanträge auf, die erst Jahre nach Abschluss der Studie eingereicht werden.

Anforderungen an den Aufbewahrungsort der Daten erhöhen die Komplexität bei der Auswahl der Archivierungsebenen zusätzlich. Grenzüberschreitend tätige Unternehmen müssen berücksichtigen, wo sich ihre archivierten Daten physisch befinden, um regionale Vorschriften einzuhalten.

Die DSGVO schreibt vor, dass Daten von EU-Bürgern innerhalb zugelassener Rechtsräume verbleiben müssen, während ähnliche Anforderungen für Gesundheitsdaten gemäß HIPAA und für Finanzunterlagen gemäß verschiedener nationaler Bankvorschriften gelten. Archivierungsebenen müssen diesen geografischen Beschränkungen entsprechen und gleichzeitig die Kostenvorteile der Langzeitarchivierung gewährleisten.

Commvault AirGap erstellt isolierte Datenkopien, die von den Quellumgebungen getrennt sind, und bietet Speicher, der für Compliance-Workloads unveränderlich ausgelegt ist. Die Lösung implementiert mehrschichtige Zero-Trust-Zugriffskontrollen, die dazu beitragen können, unbefugte Änderungen zu verhindern, selbst wenn Primärsysteme kompromittiert werden.

Die Plattform lässt sich auf alle großen Cloud-Anbieter skalieren, darunter AWS, Azure, Google Cloud und Oracle Cloud Infrastructure. Unternehmen können Commvault AirGap möglicherweise ohne große Bedenken hinsichtlich einer Anbieterabhängigkeit einsetzen und behalten so die Flexibilität, ihre Cloud-Strategie im Laufe der Zeit anzupassen. Die Lösung ermöglicht sowohl „Hot-Tier“-Speicher für primäre Backup-Repositorys als auch „Cool-Tier“-Optionen für sekundären Speicher mit längeren Aufbewahrungsfristen, wodurch Unternehmen ihre Kosten entsprechend den Zugriffsmustern optimieren können.

AirGap kann dazu beitragen, die unvorhersehbaren Kosten zu reduzieren, die häufig mit Cloud-Archivspeichern verbunden sind. Bei herkömmlichen Cloud-Speichermodellen fallen Ausgabebühren an, wenn Unternehmen ihre Daten abrufen, was bei Audits oder Recovery-Szenarien zu Budgetunsicherheiten führt.

Commvault AirGap wurde entwickelt, um diese Abrufgebühren zu vermeiden, und bietet transparente und vorhersehbare Kosten, unabhängig von der Häufigkeit des Datenabrufs. Von diesem Ansatz profitieren insbesondere Unternehmen, die regelmäßigen Compliance-Audits unterliegen oder groß angelegte Datenmigrationen planen.

Archiv-Ebenen tragen durch integrierte Features, die den regulatorischen Anforderungen entsprechen, direkt zur Einhaltung von Cloud-Sicherheitsstandards bei. Die Compliance-Sperre schützt vor destruktiven Vorgängen wie dem Löschen von Backups oder der Verkürzung von Aufbewahrungsfristen und trägt so zur Erstellung unveränderlicher Aufzeichnungen bei, die den Anforderungen von Audits genügen. Die Verschlüsselung schützt Daten sowohl während der Übertragung als auch im Ruhezustand, während detaillierte Zugriffskontrollen den Kreis der Personen einschränken, die auf archivierte Informationen zugreifen dürfen.

Das automatisierte Aufbewahrungs- und Lebenszyklusmanagement vereinfacht die Einhaltung von Rahmenwerken wie dem AWS-Modell der geteilten Verantwortung. Unternehmen definieren Aufbewahrungsrichtlinien einmalig; das System verschiebt die Daten dann automatisch je nach Alter und Zugriffsmustern in die entsprechenden Speicherebenen.

Archiv-Ebenen schaffen nachweisbare Prüfpfade, indem sie Protokolle aller Datenzugriffe und -änderungen führen. Jede Abrufanfrage, jede Richtlinienänderung und jede administrative Maßnahme erzeugt einen unveränderlichen Datensatz. Diese nachweisbare Datenintegrität erweist sich bei behördlichen Prüfungen als entscheidend, bei denen Unternehmen nicht nur die Datenaufbewahrung, sondern auch ordnungsgemäße Zugriffskontrollen und die Nachverfolgbarkeit nachweisen müssen.

Die richtliniengesteuerte Archivierung stärkt die Compliance zusätzlich, indem sie Klassifizierungs- und Aufbewahrungsentscheidungen automatisiert. Unternehmen definieren Regeln auf der Grundlage von Datentyp, Quellsystem und regulatorischen Anforderungen; die Archivierungsebene wendet diese Richtlinien dann einheitlich auf alle gespeicherten Informationen an. Dieser systematische Ansatz reduziert Lücken bei der Aufbewahrung, die zu Compliance-Verstößen führen könnten.

Unternehmen, die Archivierungsebenen zum Zweck der Compliance einführen, sollten folgende Vorgehensweisen befolgen:

1. Ordnen Sie gesetzliche Anforderungen den Aufbewahrungsrichtlinien zu: Dokumentieren Sie spezifische Vorschriften, die Ihre Daten betreffen, und setzen Sie diese in konkrete Aufbewahrungsfristen um. So können beispielsweise Finanzunterlagen gemäß SOX eine Aufbewahrungsfrist von sieben Jahren erfordern, während die HIPAA-Vorschriften für bestimmte medizinische Unterlagen eine Aufbewahrungsfrist von bis zu 10 Jahren vorschreiben.
2. Verankerung der Unveränderlichkeit vom ersten Tag an: Aktivieren Sie Compliance-Sperr-Features unmittelbar nach der Bereitstellung und nicht erst nachträglich.
3. Klassifizierung und Kennzeichnung automatisieren: Setzen Sie automatisierte Tools ein, um Daten anhand ihres Inhalts zu klassifizieren und entsprechende Aufbewahrungskennzeichnungen zu vergeben. Eine manuelle Klassifizierung führt zu Fehlern und Verzögerungen, die die Compliance-Situation gefährden.
4. Testen Sie die Abrufverfahren regelmäßig: Führen Sie vierteljährliche Abruftests durch, um die Datenintegrität zu überprüfen und die tatsächlichen Zeiten der Recovery zu messen. Dokumentieren Sie diese Tests für Prüfungszwecke und passen Sie die Auswahl der Speicherebenen auf der Grundlage der Ergebnisse an.
5. Überwachen Sie Compliance-Kennzahlen kontinuierlich: Verfolgen Sie Schlüsselindikatoren wie das Datenvolumen pro Speicherebene, Verstöße gegen Aufbewahrungsrichtlinien und Zugriffsversuche. Richten Sie Warnmeldungen für anomale Aktivitäten ein, die auf Sicherheitsvorfälle oder Compliance-Lücken hindeuten könnten.

Archiv-Ebenen unterscheiden sich grundlegend von herkömmlichen Backup-Speichern hinsichtlich ihres Ansatzes zur Kostenoptimierung und Aufbewahrungsdauer. Herkömmliche Backup-Lösungen sind auf eine schnelle Recovery-Phase ausgelegt und bewahren Daten über Wochen oder Monate hinweg in leicht zugänglichen Formaten auf. Archiv-Ebenen akzeptieren Abrufverzögerungen von mehreren Stunden im Austausch für Kosteneinsparungen über jahrelange Aufbewahrungszeiträume hinweg.

Die Kostenmodelle spiegeln diese unterschiedlichen Prioritäten wider. Backup-Speicher berechnet Premiumtarife für sofortige Verfügbarkeit, erlaubt jedoch flexible Aufbewahrungsfristen. Archiv-Ebenen schreiben strenge Mindestaufbewahrungsfristen vor – 180 Tage für die Azure-Archiv-Ebene – mit Strafen für vorzeitige Löschung, die anteilig auf der Grundlage der verbleibenden Vertragslaufzeit berechnet werden. Unternehmen, die Archivdaten nach 45 Tagen löschen, zahlen dennoch für 135 Tage Speicherplatz.

Ausrichtung auf Compliance vs. Fokus auf Recovery

Herkömmlicher Speicher dient operativen Recovery-Anforderungen: der Recovery ausgefallener Systeme, der Recovery gelöschter Dateien oder dem Rollback problematischer Updates. Diese Szenarien erfordern Geschwindigkeit, die in Minuten gemessen wird. Archiv-Ebenen dienen der Einhaltung von Compliance-Vorgaben, bei denen die Abrufgeschwindigkeit weniger wichtig ist als die Aufbewahrungsdauer und die Unveränderlichkeit. Ein Unternehmen wartet möglicherweise stundenlang, um sieben Jahre alte Finanzunterlagen für eine Prüfung abzurufen, doch diese Unterlagen müssen unverändert sein.

Dieser grundlegende Unterschied erstreckt sich auch darauf, wie Unternehmen diese Speichertypen verwalten. Backup-Administratoren konzentrieren sich auf Wiederherstellungsziele (Recovery Point Objectives) und testen wöchentlich die Wiederherstellungsverfahren. Bei der Verwaltung von Archiv-Ebenen liegt der Schwerpunkt auf der Einhaltung von Aufbewahrungsrichtlinien und der Überprüfung der Zugriffskontrolle.

Auch das Modell der geteilten Verantwortung mit Cloud-Anbietern unterscheidet sich: Bei Backup-Speichern müssen Unternehmen in der Regel Verschlüsselungsschlüssel und Zugriffskontrollen verwalten, während Archiv-Ebenen häufig vom Anbieter verwaltete Compliance-Features beinhalten.

Vergleich zwischen Archiv-Ebenen und herkömmlichen Speicherlösungen

Die folgende Tabelle fasst die wichtigsten Unterschiede zwischen Archiv-Ebenen und herkömmlichen Speicheransätzen zusammen.

Power Integrations, ein weltweit führender Anbieter von Halbleitertechnologien für die Hochspannungs-Stromumwandlung, stand vor einer großen Herausforderung, mit der viele Unternehmen mit strengen Compliance-Anforderungen konfrontiert sind. Als wichtiger Akteur im Bereich der sauberen Energie musste das Unternehmen immer größere Datenmengen über immer längere Zeiträume aufbewahren und gleichzeitig die Speicherkosten im Rahmen halten.

Der Halbleiterhersteller stellte fest, dass seine Public-Cloud-Lösungen für den NAS-Speicher (Network Attached Storage) angesichts der wachsenden Datenmengen schnell finanziell untragbar wurden.

„Als globales Unternehmen verfügen wir über große Datenmengen, die im Laufe der Zeit weiter zunehmen“, sagt Jacob Gsoedl, CIO von Power Integrations. „Aufgrund unserer Strategie der langen Aufbewahrungsfristen stiegen unsere Cloud-Speicherkosten rasant an, und wir konnten unsere Daten mit der Infrastruktur des bisherigen Anbieters nicht kosteneffizient schützen.“

Nachhaltige Wirtschaftlichkeit durch optimierte Archivierungsebenen

Power Integrations implementierte Commvault Cloud, um eine kosteneffiziente Strategie für die langfristige Cloud-Speicherung zu etablieren. Die Lösung ermöglichte es dem Unternehmen, die öffentliche Cloud durch eine intelligente Strukturierung der Speicherebenen effizienter zu nutzen. Anstatt alle Daten auf teure Speicherebenen wie S3IA bei Amazon Web Services zu schreiben, gewann Power Integrations die Flexibilität, den Großteil seines 500 TB großen Datenbestands in AWS Deep Archive zu verlagern.

Dieser API-basierte Ansatz befreite das Unternehmen von den Einschränkungen durch Appliances und ermöglichte eine optimale Auswahl der Speicherebenen, ohne dass übermäßige Kapazitäten erworben werden mussten.

„Commvault Cloud bot uns die Möglichkeit, unsere Kosten drastisch zu senken und sie vorhersehbar zu halten, während es uns gleichzeitig die für den Geschäftsbetrieb erforderliche Datenresilienz bot“, bemerkt Gsoedl.

Ergebnisse: Vorhersehbare Kosten bei vereinfachter Verwaltung

Die Implementierung brachte zahlreiche Vorteile mit sich, die mit den Hauptvorteilen von Archivierungsebenen im Einklang stehen:

• Kosteneindämmung trotz Datenwachstum: Die Lösung blieb auch bei längeren Aufbewahrungsfristen kosteneffizient.
• Vorhersehbare Wirtschaftlichkeit: Die Speicherkosten blieben auch bei wachsenden Datenmengen überschaubar und transparent.
• Geringere betriebliche Komplexität: Dank cloud-nativer Deduplizierung und fortschrittlicher Intelligenz waren keine Behelfslösungen oder Flickwerk-Lösungen mehr erforderlich.
• Vereinfachte Verwaltung: Dank der benutzerfreundlichen Oberfläche war kein dedizierter Backup-Administrator mehr erforderlich.
• Umweltvorteile: Stark komprimierte Backup-Daten trugen durch eine geringere Auslastung des Rechenzentrums dazu bei, den CO₂-Fußabdruck des Unternehmens zu verringern.

Der Fall „Power Integrations“ zeigt, wie richtig implementierte Archivierungsebenen die Compliance von einer Kostenbelastung in einen strategischen Vorteil verwandeln. Durch die Auswahl der optimalen Speicherebenen für verschiedene Datentypen und die Nutzung cloud-nativer Funktionen können Unternehmen die langfristige Compliance gewährleisten, ohne die Vorhersehbarkeit des Budgets zu beeinträchtigen.

Commvault AirGap erweitert nun seine Schutzfunktionen um eine dedizierte Archiv-Ebene, die speziell für Anwendungsfälle der Langzeitaufbewahrung und Compliance entwickelt wurde. Diese neue Ebene ergänzt die bestehenden Optionen für häufigen und seltenen Zugriff und ermöglicht es IT- und Compliance-Verantwortlichen, Daten in einer Umgebung zu speichern, die unveränderlich und isoliert ist.

Die Archivierungsebene bietet eine Lösung für alle großen Hyperscaler, darunter AWS, Azure, Google Cloud und Oracle Cloud Infrastructure. Durch die Isolierung archivierter Daten und die Integration von Sicherheitsvorkehrungen für Recovery und Aufbewahrung können Unternehmen die Branchenvorschriften zuverlässig einhalten, während die archivierten Daten weiterhin zugänglich bleiben.

Dieser Ansatz ermöglicht es Unternehmen, den Geschäftsbetrieb aufrechtzuerhalten, Betriebsrisiken zu reduzieren und ihre Audit-Readiness unter Beweis zu stellen, ohne dabei unnötige Komplexität in der Infrastruktur zu verursachen.

Richtliniengesteuertes Compliance-Management

Integrierte Richtlinien-Engines vereinfachen die Compliance, indem sie regulatorische Anforderungen in automatisierte Aktionen umsetzen. Unternehmen definieren Aufbewahrungsregeln einmalig; Commvault wendet diese dann konsistent auf alle Datenquellen und Speicherorte an. Das System erstellt Berichte, die die Einhaltung der Aufbewahrungsvorschriften, Zugriffsversuche und Ausnahmen von den Richtlinien dokumentieren. Diese Berichte tragen zur Erfüllung von Audit-Anforderungen bei und bieten gleichzeitig Einblick in den allgemeinen Compliance-Status des Unternehmens.

Der Ökosystem-Ansatz von Commvault für langfristige Compliance geht über die reine Speicherung hinaus und umfasst den gesamten Datenlebenszyklus. Die Plattform lässt sich in bestehende Sicherheitstools, Identitätsmanagementsysteme und Governance-Frameworks integrieren, um eine einheitliche Compliance-Strategie zu schaffen.

Unternehmen nutzen vorgefertigte Konnektoren für wichtige Cloud-Plattformen und behalten dabei die Flexibilität, sich an sich ändernde Vorschriften anzupassen. Dieser Ansatz verwandelt Archivspeicher von einer Kostenstelle in einen strategischen Vermögenswert, der die allgemeine Cyber-Resilienz stärkt.

Archiv-Ebenen bilden eine strategische Grundlage für langfristige Compliance in einem zunehmend regulierten Geschäftsumfeld. Unternehmen, die robuste Archivierungsstrategien umsetzen, können sowohl operative Effizienz als auch eine gestärkte Sicherheitslage erzielen. Die Kombination aus unveränderlichem Speicher, automatisiertem Lebenszyklusmanagement und Audit-Funktionen verwandelt Compliance von einer Belastung in einen Wettbewerbsvorteil.

Fordern Sie eine Demo an, um zu erfahren, wie wir Ihnen bei der Umsetzung einer widerstandsfähigen Archivierungsstrategie für Ihre Compliance-Anforderungen helfen können.