Nivel Cloud para el cumplimiento normativo a largo plazo

Los niveles de archivo suponen un cambio fundamental en la forma en que las organizaciones abordan el almacenamiento de datos a largo plazo para cumplir con la normativa. Estas clases de almacenamiento especializadas ofrecen soluciones rentables para los datos que deben conservarse durante años, pero a los que rara vez se accede. Las organizaciones deben encontrar un equilibrio entre los requisitos de accesibilidad y la optimización de costes, al tiempo que mantienen estrictas normas de cumplimiento en múltiples jurisdicciones.

Los niveles de archivo pueden ayudar a resolver este dilema al proporcionar un almacenamiento diseñado específicamente para datos regulados que exigen una retención a largo plazo. A diferencia de las soluciones de copia de seguridad tradicionales, centradas en la recuperación rápida, los niveles de archivo están optimizados para cumplir los requisitos de cumplimiento normativo, la Readiness para auditorías y unos costes predecibles a lo largo de períodos prolongados.

Los niveles de archivo en la nube son clases de almacenamiento especializadas, diseñadas para los datos que las organizaciones deben conservar por motivos de cumplimiento normativo, pero a los que rara vez acceden. Estos niveles almacenan información regulada durante períodos prolongados —a menudo años o décadas— a unos costes significativamente reducidos en comparación con las opciones de almacenamiento estándar. Los niveles de archivo suelen requerir períodos mínimos de retención de 180 días y conllevan tiempos de recuperación que se miden en horas en lugar de en milisegundos.

La diferencia entre los niveles de archivo y el almacenamiento activo radica en sus estrategias de optimización. El almacenamiento activo da prioridad a la accesibilidad inmediata y a las operaciones de alto rendimiento; los niveles de archivo se centran en la eficiencia en el cumplimiento normativo y en la reducción de costes. Las organizaciones pagan bastante menos por gigabyte almacenado, pero aceptan tiempos de recuperación más largos cuando es necesario acceder a los datos. Esta compensación hace que los niveles de archivo sean ideales para el cumplimiento normativo, más que para las cargas de trabajo operativas.

Los niveles de archivo resultan ideales en situaciones específicas de cumplimiento normativo en las que la conservación a largo plazo tiene prioridad sobre el acceso frecuente:

• Auditorías reglamentarias: Las entidades financieras deben conservar los registros de transacciones durante siete años, de acuerdo con diversas normativas, y acceder a ellos únicamente durante las auditorías periódicas.
• Descubrimiento electrónico: los departamentos jurídicos almacenan archivos de correo electrónico y repositorios de documentos que pueden ser solicitados durante los procedimientos judiciales.
• Cumplimiento normativo en el sector sanitario: Los centros médicos conservan los historiales de los pacientes durante décadas para cumplir con los requisitos de la HIPAA, recuperándolos ocasionalmente para garantizar la continuidad de la atención.
• Datos de investigación: Las empresas farmacéuticas conservan los datos de los ensayos clínicos para las presentaciones reglamentarias que tienen lugar años después de la finalización del estudio.

Los requisitos de residencia de los datos añaden otra capa de complejidad a la selección de los niveles de archivo. Las organizaciones que operan a nivel transfronterizo deben tener en cuenta dónde residen físicamente sus datos archivados para cumplir con las normativas regionales.

El RGPD exige que los datos de los ciudadanos de la UE permanezcan dentro de las jurisdicciones autorizadas, mientras que existen requisitos similares para los datos sanitarios en virtud de la HIPAA y para los registros financieros en virtud de diversas normativas bancarias nacionales. Los niveles de archivo deben ajustarse a estas restricciones geográficas, al tiempo que se mantienen las ventajas económicas del almacenamiento a largo plazo.

Commvault AirGap crea copias de datos aisladas, separadas de los entornos de origen, lo que proporciona un almacenamiento diseñado para ser inmutable en el caso de cargas de trabajo relacionadas con el cumplimiento normativo. La solución implementa controles de acceso de «confianza cero» en varias capas que pueden ayudar a evitar modificaciones no autorizadas, incluso si los sistemas principales se ven comprometidos.

La plataforma es escalable en los principales proveedores de nube, entre los que se incluyen AWS, Azure, Google Cloud y Oracle Cloud Infrastructure. Las organizaciones pueden implementar Commvault AirGap con menos preocupaciones respecto a la dependencia de un único proveedor, lo que les permite mantener la flexibilidad necesaria para adaptar su estrategia de nube a lo largo del tiempo. La solución ofrece tanto almacenamiento de nivel «hot» para repositorios de copias de seguridad primarios como opciones de nivel «cool» para almacenamiento secundario con períodos de retención más largos, lo que permite a las organizaciones optimizar los costes en función de los patrones de acceso.

AirGap puede ayudar a reducir los gastos impredecibles que suelen asociarse al almacenamiento de archivos en la nube. Los modelos tradicionales de almacenamiento en la nube cobran tarifas de salida cuando las organizaciones recuperan sus datos, lo que genera incertidumbre presupuestaria durante las auditorías o en situaciones de Recovery.

Commvault AirGap está diseñado para eliminar estas tarifas de salida, ofreciendo unos costes transparentes y predecibles independientemente de la frecuencia de recuperación. Este enfoque beneficia especialmente a las organizaciones que se enfrentan a auditorías de cumplimiento periódicas o a aquellas que planean migraciones de datos a gran escala.

Los niveles de archivo abordan directamente las normas de seguridad en la nube a través de funciones integradas que se ajustan a los requisitos normativos. El bloqueo de cumplimiento está diseñado para ofrecer protección frente a acciones destructivas, como la eliminación de copias de seguridad o la reducción de los períodos de retención, lo que ayuda a crear un registro inmutable que cumple con los requisitos de auditoría. El cifrado ayuda a proteger los datos tanto en tránsito como en reposo, mientras que los controles de acceso granulares limitan quién puede recuperar la información archivada.

La retención automatizada y la gestión del ciclo de vida ayudan a simplificar el cumplimiento de marcos normativos como el modelo de responsabilidad compartida de AWS. Las organizaciones definen las políticas de retención una sola vez; a continuación, el sistema traslada automáticamente los datos a los niveles de almacenamiento adecuados en función de su antigüedad y de los patrones de acceso.

Los niveles de archivo generan registros de auditoría justificables al mantener un registro de todos los accesos y modificaciones de los datos. Cada solicitud de recuperación, cambio de política y acción administrativa genera un registro inmutable. Esta integridad de datos verificable resulta fundamental durante las inspecciones regulatorias, en las que las organizaciones deben demostrar no solo la retención de datos, sino también unos controles de acceso adecuados y la cadena de custodia.

El archivado basado en políticas refuerza aún más el cumplimiento normativo al automatizar las decisiones de clasificación y retención. Las organizaciones definen reglas basadas en el tipo de datos, el sistema de origen y los requisitos normativos; a continuación, el nivel de archivo aplica estas políticas de forma coherente a toda la información almacenada. Este enfoque sistemático reduce las lagunas en la retención que podrían dar lugar a incumplimientos normativos.

Las organizaciones que implementen niveles de archivo para el cumplimiento normativo deben seguir estas prácticas:

1. Asignar los requisitos normativos a las políticas de retención: documenta las normativas específicas que afectan a tus datos y tradúcelas en períodos de retención concretos. Por ejemplo, los registros financieros pueden requerir una retención de siete años según la ley SOX, mientras que los requisitos de la HIPAA pueden ampliarse hasta los 10 años para determinados historiales médicos.
2. Implemente la inmutabilidad desde el primer día: active las funciones de bloqueo de cumplimiento normativo inmediatamente tras la implementación, en lugar de hacerlo con carácter retroactivo.
3. Automatiza la clasificación y el etiquetado: implementa herramientas automatizadas para clasificar los datos en función del contenido y aplicar las etiquetas de retención adecuadas. La clasificación manual introduce errores y retrasos que comprometen el nivel de cumplimiento normativo.
4. Comprueba periódicamente los procedimientos de recuperación: realiza pruebas de recuperación trimestrales para verificar la integridad de los datos y medir los tiempos de recuperación reales. Documenta estas pruebas para fines de auditoría y ajusta la selección de niveles en función de los resultados.
5. Supervisa las métricas de cumplimiento normativo de forma continua: realiza un seguimiento de los indicadores clave, como el volumen de datos por nivel, las infracciones de las políticas de retención y los intentos de acceso. Configura alertas para actividades anómalas que puedan indicar incidentes de seguridad o deficiencias en el cumplimiento normativo.

Los niveles de archivo difieren fundamentalmente del almacenamiento convencional de copias de seguridad en su enfoque de la optimización de costes y la duración de la retención. Las soluciones tradicionales de copias de seguridad se optimizan para una recuperación rápida, manteniendo los datos en formatos fácilmente accesibles durante semanas o meses. Los niveles de archivo aceptan latencias de recuperación de varias horas a cambio de reducciones de costes durante períodos de retención de varios años.

Los modelos de costes reflejan estas diferentes prioridades. El almacenamiento de copias de seguridad aplica tarifas más elevadas por la accesibilidad inmediata, pero permite períodos de retención flexibles. Los niveles de archivo imponen requisitos mínimos de retención estrictos —180 días para el nivel de archivo de Azure— con penalizaciones por eliminación anticipada que se prorratean en función del compromiso restante. Las organizaciones que eliminan datos de archivo tras 45 días siguen pagando por 135 días de almacenamiento.

Cumplimiento normativo frente a enfoque en la recuperación

El almacenamiento tradicional atiende a las necesidades de recuperación operativa: restaurar sistemas que han fallado, recuperar archivos eliminados o revertir actualizaciones problemáticas. Estos escenarios exigen una rapidez que se mide en minutos. Los niveles de archivo abordan los requisitos de cumplimiento normativo, en los que la velocidad de recuperación importa menos que la retención y la inmutabilidad. Una organización puede esperar horas para recuperar registros financieros de hace siete años para una auditoría, pero esos registros deben estar inalterados.

Esta diferencia fundamental se extiende a la forma en que las organizaciones gestionan estos tipos de almacenamiento. Los administradores de copias de seguridad se centran en los objetivos de punto de recuperación y prueban los procedimientos de restauración semanalmente. La gestión de los niveles de archivo hace hincapié en el cumplimiento de las políticas de retención y en la auditoría del control de acceso.

El modelo de responsabilidad compartida con los proveedores de la nube también difiere: el almacenamiento de copias de seguridad suele requerir que las organizaciones gestionen las claves de cifrado y los controles de acceso, mientras que los niveles de archivo suelen incluir Features de cumplimiento normativo gestionadas por el proveedor.

Comparación entre los niveles de archivo y el almacenamiento tradicional

La siguiente tabla resume las diferencias clave entre los niveles de archivo y los enfoques de almacenamiento tradicionales.

Power Integrations, líder mundial en tecnologías de semiconductores para la conversión de energía de alta tensión, se enfrentaba a un importante reto común a las organizaciones con estrictos requisitos de cumplimiento normativo. Como actor clave en el ecosistema de la energía limpia, la empresa necesitaba conservar volúmenes crecientes de datos durante períodos cada vez más largos, al tiempo que mantenía los costes de almacenamiento bajo control.

El fabricante de semiconductores descubrió que sus soluciones de almacenamiento en red (NAS) en la nube pública se estaban volviendo rápidamente insostenibles desde el punto de vista financiero a medida que aumentaban los volúmenes de datos.

«Como empresa global, disponemos de una gran cantidad de datos que no deja de crecer con el tiempo», afirma Jacob Gsoedl, director de sistemas de información de Power Integrations. «Con una estrategia de retención a largo plazo, nuestros costes de almacenamiento en la nube se estaban disparando rápidamente y no podíamos proteger nuestros datos de forma rentable con la infraestructura del proveedor anterior».

Rentabilidad sostenible mediante niveles de archivo optimizados

Power Integrations implementó Commvault Cloud para establecer una estrategia de almacenamiento en la nube a largo plazo rentable. La solución permitió a la empresa utilizar la nube pública de forma más eficiente mediante una clasificación inteligente por niveles. En lugar de escribir todos los datos en niveles de almacenamiento costosos como S3IA en Amazon Web Services, Power Integrations ganó la flexibilidad necesaria para dirigir la mayor parte de su volumen de datos de 500 TB a AWS Deep Archive.

Este enfoque basado en API liberó a la empresa de las limitaciones propias de las Appliances, lo que permitió una selección óptima de los niveles de almacenamiento sin adquirir capacidad en exceso.

«Commvault Cloud nos proporcionó una forma de reducir drásticamente nuestros costes y mantenerlos predecibles, al tiempo que nos ofrecía la resiliencia de datos necesaria para mantener nuestro negocio en funcionamiento», señala Gsoedl.

Resultados: costes predecibles con una gestión simplificada

La implementación aportó múltiples beneficios en consonancia con las ventajas clave de los niveles de archivo:

• Contención de costes a pesar del crecimiento de los datos: la solución siguió siendo rentable incluso a medida que aumentaban los plazos de retención.
• Gastos predecibles: los costes de almacenamiento se volvieron manejables y transparentes a medida que aumentaban los volúmenes de datos.
• Menor complejidad operativa: la deduplicación nativa en la nube y la inteligencia avanzada contribuyeron a eliminar la necesidad de soluciones provisionales o improvisadas.
• Gestión simplificada: la interfaz intuitiva eliminó la necesidad de contar con un administrador de copias de seguridad específico.
• Beneficios medioambientales: los datos de copia de seguridad altamente comprimidos contribuyeron a reducir la huella de carbono de la empresa gracias a un menor uso del centro de datos.

El caso de Power Integrations demuestra cómo los niveles de archivo correctamente implementados transforman el cumplimiento normativo de una carga económica en una ventaja estratégica. Al seleccionar los niveles de almacenamiento óptimos para los diferentes tipos de datos y aprovechar las capacidades nativas de la nube, las organizaciones pueden mantener el cumplimiento normativo a largo plazo sin sacrificar la previsibilidad presupuestaria.

Commvault AirGap amplía ahora sus capacidades de protección con un nivel de archivo dedicado, diseñado específicamente para casos de uso relacionados con la retención a largo plazo y el cumplimiento normativo. Este nuevo nivel complementa las opciones existentes de acceso frecuente y poco frecuente, lo que permite a los responsables de TI y de cumplimiento normativo almacenar datos en un entorno diseñado para ser inmutable y aislado.

El nivel de archivo ofrece una solución para los principales proveedores a hiperescala, entre los que se incluyen AWS, Azure, Google Cloud y Oracle Cloud Infrastructure. Al aislar los datos archivados e incorporar medidas de seguridad para la recuperación y la retención, las organizaciones pueden cumplir con confianza la normativa del sector, al tiempo que los datos archivados siguen siendo accesibles.

Este enfoque permite a las empresas contribuir al mantenimiento de la continuidad del negocio, puede ayudar a reducir el riesgo operativo y demostrar que están preparadas para las auditorías sin incurrir en una complejidad innecesaria de la infraestructura.

Gestión del cumplimiento normativo basada en políticas

Los motores de políticas integrados ayudan a simplificar el cumplimiento normativo al traducir los requisitos reglamentarios en acciones automatizadas. Las organizaciones definen las reglas de retención una sola vez; a continuación, Commvault las aplica de forma coherente en todas las fuentes de datos y ubicaciones de almacenamiento. El sistema genera informes que documentan el cumplimiento de las normas de retención, los intentos de acceso y las excepciones a las políticas. Estos informes ayudan a satisfacer los requisitos de auditoría, al tiempo que proporcionan visibilidad sobre el estado general de cumplimiento de la organización.

El enfoque de ecosistema de Commvault para el cumplimiento normativo a largo plazo va más allá del simple almacenamiento para abarcar el ciclo de vida de los datos. La plataforma se integra con las herramientas de seguridad existentes, los sistemas de gestión de identidades y los marcos de gobernanza para crear una estrategia de cumplimiento unificada.

Las organizaciones aprovechan los conectores preconfigurados para las principales plataformas en la nube, al tiempo que mantienen la flexibilidad necesaria para adaptarse a medida que evolucionan las normativas. Este enfoque transforma el almacenamiento de archivos de un centro de costes en un activo estratégico que refuerza la ciberresiliencia general.

Los niveles de archivo proporcionan una base estratégica para el cumplimiento normativo a largo plazo en un entorno empresarial cada vez más regulado. Las organizaciones que implementan estrategias de archivo sólidas pueden obtener tanto eficiencia operativa como una mayor seguridad. La combinación de un almacenamiento diseñado para la inmutabilidad, la gestión automatizada del ciclo de vida y las capacidades de auditoría transforma el cumplimiento normativo de una carga en una ventaja competitiva.

Solicita una demostración para ver cómo podemos ayudarte a implementar una estrategia de archivo resiliente que se adapte a tus necesidades de cumplimiento normativo.