eDiscovery

Definition von eDiscovery

Electronic Discovery (eDiscovery) ist der Prozess des Auffindens und Sammelns elektronisch gespeicherter Informationen (oder ESI) – in der Regel für Gerichtsverfahren, Untersuchungen oder rechtliche Zwecke.

Der Discovery-Prozess ist die Einleitungsphase eines Rechtsstreits, in der die beteiligten Parteien verpflichtet sind, alle für den Fall relevanten Informationen und Daten vorzulegen. Leider ist das Sammeln dieser Informationen nicht so einfach, wie es klingt. In der Vergangenheit umfasste eDiscovery die Verwendung von Papierdokumenten, die Vorlage physischer Beweismittel und die Befragung von Zeugen.

Heutzutage handelt es sich bei den meisten Daten jedoch um elektronisch gespeicherte Informationen (ESI), die auf verschiedenen Computern, in unterschiedlichen Systemen und Umgebungen gespeichert sind. Die flüchtige, immaterielle Natur von ESI hat neue Herausforderungen bei der Beweisaufnahme geschaffen – denn das Auffinden dieser Daten ist kein physischer Vorgang mehr. Als weithin anerkannter Fachbegriff bezeichnet eDiscovery den virtuellen Prozess der Beweisaufnahme von ESI.

Was ist eDiscovery?

eDiscovery ist der rechtliche Prozess zur Ermittlung relevanter ESI, die für rechtliche, regulatorische und Compliance-Zwecke benötigt werden. eDiscovery erstreckt sich sowohl auf die physischen Daten als auch auf die „Rohdaten“ und „Metadaten“, die sowohl mit strukturierten als auch mit unstrukturierten Daten verbunden sind.

Für die meisten Organisationen umfasst der eDiscovery-Prozess die Durchsuchung riesiger Mengen elektronischer Informationen, darunter E-Mails, Dokumente, Datenbanken, Bilddateien, Sofortnachrichten, Chats und vieles mehr. Diese Daten befinden sich auf Laptops, in Dateiarchiven, SaaS-Anwendungen und gängigen kollaborativen Arbeitsumgebungen – wodurch ein riesiger digitaler Fußabdruck und eine Vielzahl nicht-physischer Umgebungen entstehen, in denen nach kritischen, zeitkritischen Daten gesucht werden muss.

Sobald elektronische Informationen (ESI) als potenziell relevant für Rechtsstreitigkeiten oder behördliche Zwecke identifiziert wurden, müssen sie in einem gemeinsam nutzbaren Format gesichert werden. Die Sicherung von Daten für rechtliche Zwecke stellt nicht nur sicher, dass sensible Informationen nicht verändert, gelöscht, entfernt oder manipuliert werden können – ein Versäumnis kann zudem gegen eDiscovery-Compliance-Vorgaben verstoßen und schwerwiegende Konsequenzen nach sich ziehen, darunter Geldstrafen und mögliche strafrechtliche Verfolgung.

Was ist der eDiscovery-Prozess und wie funktioniert er?

Um Unternehmen dabei zu helfen, den Prozess erfolgreich zu bewältigen, wurde das Electronic Discovery Reference Model (EDRM) als übergreifendes Rahmenwerk geschaffen. Es umfasst neun verschiedene Phasen. Diese Phasen folgen nicht immer linear aufeinander, doch ein guter eDiscovery-Prozess sollte alle Phasen umfassen. Mehrere der Phasen können (und sollten oft) gleichzeitig ablaufen:

• Information Governance: Dies ist die allgemeine Strategie, über die jede Organisation verfügen sollte, um ihre Risiken und Kosten im Falle einer erforderlichen eDiscovery zu minimieren – von der erstmaligen Erstellung der ESI bis zu ihrer endgültigen Entsorgung.
• Identifizierung: Das Auffinden potenzieller Quellen von ESI und die Bestimmung ihres Umfangs, ihrer Breite und ihrer Tiefe.
• Sicherung und Erfassung: Sicherstellung, dass die ESI erfasst und gesichert wird – zum Schutz vor unzulässiger oder versehentlicher Veränderung oder Vernichtung während des gesamten verbleibenden eDiscovery-Prozesses.
• Verarbeitung, Sichtung und Analyse: Diese Phase bezieht sich auf die Analyse der gesicherten Daten. In der Regel wandeln Anwender die Daten in für die Sichtung geeignete Formate um und reduzieren anschließend das Volumen der ESI durch die Bewertung ihrer Relevanz und der Vertraulichkeitsrechte. Die Analyse erfordert dann üblicherweise eine gründliche Auswertung des Kontexts der ESI, einschließlich wichtiger Muster, Themen, Personen oder Diskussionen.
• Bereitstellung: Übergabe relevanter ESI, Dokumente und Daten an andere an den rechtlichen oder behördlichen Verfahren Beteiligte unter Verwendung geeigneter Methoden.
• Präsentation: Darstellung der ESI vor den relevanten Zielgruppen in nativer oder nahezu nativer Form für rechtliche Zwecke.

Warum sind eDiscovery-Lösungen wichtig?

Die schiere Datenmenge, die an einem einzigen Tag entsteht, ist atemberaubend. Im Durchschnitt werden weltweit täglich 294 Milliarden E-Mails, 65 Milliarden WhatsApp-Nachrichten und 500 Millionen Tweets versendet. Schätzungen zufolge werden bis 2025 täglich 463 Exabyte an Daten entstehen. Und die Leichtigkeit, mit der solche Informationen ausgetauscht und gespeichert werden können, hat weiter zugenommen. Aktenschränke wurden durch E-Mail- und Dateiserver, Speicher-Arrays, USB-Sticks, Desktop-Computer und sogar Smartwatches ersetzt – allesamt Speichermedien, die relevante Informationen in einem Rechtsfall enthalten können und der eDiscovery unterliegen.

Die rasante Zunahme cloudbasierter Tools für die Zusammenarbeit bedeutet, dass O365-eDiscovery in Betracht gezogen werden sollte, da sich viele frühe eDiscovery-Maßnahmen hauptsächlich auf lokal gespeicherte Daten konzentrierten. Ohne geeignete Lösungen können Datenverwalter, Administratoren und Rechtsberater relevante Informationen für rechtliche, regulatorische und Compliance-Zwecke nicht effektiv (und effizient) zusammenstellen und aufbewahren.

Unternehmen, die keinen Plan zur Erfüllung der neuen gesetzlichen Anforderungen an eDiscovery haben, könnten mit schwerwiegenden negativen Konsequenzen rechnen. Aus diesem Grund sollte die Einhaltung der eDiscovery-Vorschriften für jedes Unternehmen Priorität haben.

Vorteile von eDiscovery-Lösungen

Für Compliance-Beauftragte, Fachleute im Bereich der Regulierung und Datenverwalter ist das Aufspüren relevanter Daten schwieriger denn je. Oftmals müssen sensible Informationen auf Benutzergeräten, in unterschiedlichen Systemen und über mehrere Umgebungen hinweg gesucht werden. Dieser mühsame Prozess verlangsamt den Arbeitsablauf und erhöht das Risiko, wichtige und relevante Informationen zu übersehen. eDiscovery-Lösungen bieten die erforderlichen Werkzeuge, um Rechtsstreitigkeiten, Compliance- oder behördliche Anfragen zu beschleunigen und darauf zu reagieren.

Relevante Daten lassen sich problemlos in einer Vielzahl digitaler Umgebungen ausfindig machen, und die Daten können zur Überprüfung schnell in exportierbaren Formaten gesichert werden. Mit geeigneten eDiscovery-Kontrollen profitieren Unternehmen von geringeren Kosten und weniger Aufwand und mindern gleichzeitig die Risiken, die mit dem Discovery-Prozess von ESI verbunden sind.

Häufige Anwendungsfälle für eDiscovery-Lösungen

Unternehmen aller Branchen, Größen und Regionen können von eDiscovery-Lösungen profitieren. Zu den häufigsten Anwendungsfällen gehören:

• Vorbereitung auf anhängige Rechtsstreitigkeiten
• Reaktion auf behördliche Angelegenheiten
• Einhaltung externer Untersuchungen oder Audits durch Dritte
• Durchführung interner Untersuchungen (z. B. zur Durchsetzung von Richtlinien oder bei Vorfällen im Personalbereich)
• Fusionen und Übernahmen

Zwar erstrecken sich der eDiscovery-Prozess und die Notwendigkeit der eDiscovery-Compliance auf alle Formen elektronisch gespeicherter Informationen, doch sehen sich Unternehmen zunehmend mit der Notwendigkeit konfrontiert, den Fokus auf bestimmte Umgebungen zu legen – darunter Microsoft 365 und Laptops.

• Microsoft 365 eDiscovery
  Microsoft 365 ist eine der weltweit am häufigsten genutzten Office-Produktivitätslösungen. Sie enthält wichtige Dateien, E-Mails und Nachrichten, die in der Regel für Rechtsstreitigkeiten und regulatorische Zwecke relevant sind, weshalb O365-eDiscovery für moderne Unternehmen unverzichtbar ist. Eine effektive O365-eDiscovery-Lösung sollte Exchange umfassend abdecken.
• Endpunkt-eDiscovery
  Die eDiscovery-Compliance erstreckt sich auch auf die Laptops und Desktops der Benutzer. Mit der rasanten Zunahme der Remote-Arbeit ist die Nutzung von Endgeräten sprunghaft angestiegen – was zu mehr Daten am Netzwerkrand (und außerhalb der vom Unternehmen kontrollierten Netzwerke) führt.

eDiscovery-Lösungen, die sich ausschließlich auf Metadaten konzentrieren, reichen jedoch möglicherweise nicht aus, um eine lückenlose eDiscovery-Compliance zu gewährleisten.

Bietet Commvault eDiscovery an?

Ja! Commvault Endpoint Backup and Recovery und Microsoft 365 Backup bieten erweiterte Datenmanagement-Funktionen, die O365-eDiscovery und Endpoint-eDiscovery nahezu mühelos machen. Sie bieten eine einheitliche Oberfläche, um Daten in beiden Umgebungen zu identifizieren, zu kategorisieren und sicher aufzubewahren.

Dies beschleunigt und vereinfacht den eDiscovery-Prozess erheblich. Dank umfassender und detaillierter Such- und Exportfunktionen bietet eDiscovery den Benutzern eine einheitliche, konsolidierte Oberfläche für die eDiscovery von Microsoft 365- und Endpunktdaten. In Verbindung mit dem Datenschutz profitieren Unternehmen nun von den Vorteilen branchenführender Lösungen für Backup and Recovery, kombiniert mit fortschrittlichen Tools, um regulatorische Compliance-Anforderungen mühelos und präzise zu erfüllen.