eDiscovery

Definición de eDiscovery

El descubrimiento electrónico (eDiscovery) es el proceso de búsqueda y recopilación de información almacenada electrónicamente (o ESI), normalmente con fines judiciales, de investigación o legales.

El proceso de presentación de pruebas es la fase inicial de los procedimientos judiciales, en la que las partes implicadas deben facilitar toda la información y los datos relevantes para el caso. Lamentablemente, recopilar esta información no es tan fácil como parece. Históricamente, el eDiscovery implicaba el uso de documentos en papel, la presentación de pruebas físicas y el interrogatorio de testigos.

Sin embargo, la mayor parte de los datos son ahora información almacenada electrónicamente (ESI), que se encuentra en diversos ordenadores, sistemas y entornos. La naturaleza no persistente e intangible de la ESI ha planteado nuevos retos en materia de descubrimiento, ya que localizar estos datos ya no es un proceso físico. El eDiscovery, un término ampliamente reconocido en el sector, hace referencia al proceso de descubrimiento virtual de la ESI.

¿Qué es el eDiscovery?

El eDiscovery es el proceso legal de localizar la ESI relevante necesaria con fines legales, normativos y de cumplimiento. El eDiscovery abarca tanto los datos físicos como los «datos brutos» y los «metadatos» asociados tanto a datos estructurados como no estructurados.

Para la mayoría de las organizaciones, el proceso de eDiscovery implica buscar entre enormes cantidades de información electrónica, incluyendo correos electrónicos, documentos, bases de datos, archivos de imagen, mensajes instantáneos, chats y mucho más. Estos datos se encuentran en ordenadores portátiles, repositorios de archivos, aplicaciones SaaS y populares espacios de trabajo colaborativos, lo que genera una amplia huella digital y una serie de entornos no físicos en los que buscar datos críticos y urgentes.

Una vez que se identifica la ESI como información potencialmente relevante para fines litigiosos o normativos, debe conservarse en un formato que permita su intercambio. La conservación de datos con fines legales no solo garantiza que la información sensible no pueda ser alterada, eliminada, borrada o manipulada, sino que el incumplimiento de esta obligación puede suponer una infracción de los protocolos de cumplimiento del eDiscovery y acarrear graves consecuencias, como multas y posibles acciones penales.

¿En qué consiste el proceso de eDiscovery y cómo funciona?

Para ayudar a las organizaciones a gestionar con éxito el proceso, se creó el Modelo de Referencia de Descubrimiento Electrónico (EDRM, por sus siglas en inglés) para que sirviera como marco general. Consta de nueve etapas distintas. Estas etapas no siempre siguen una progresión lineal de una a otra, pero un buen proceso de eDiscovery debe incluirlas todas. Varias de las etapas pueden (y a menudo deben) desarrollarse al mismo tiempo:

• Gobernanza de la información: Se trata de la estrategia general que toda organización debería adoptar para mitigar sus riesgos y gastos en caso de que fuera necesario recurrir al eDiscovery, desde la creación inicial de la ESI hasta su eliminación definitiva.
• Identificación: Localizar posibles fuentes de ESI y determinar su alcance, amplitud y profundidad.
• Conservación y recopilación: Garantizar que la ESI se recopile y conserve, protegiéndola contra alteraciones o destrucciones inadecuadas o accidentales durante el resto del proceso de eDiscovery.
• Procesamiento, revisión y análisis: Esta etapa se refiere al análisis de los datos conservados. Los usuarios suelen convertir los datos a formatos adecuados para su revisión y, a continuación, reducen el volumen de la ESI evaluando su relevancia y su carácter confidencial. Posteriormente, el análisis suele requerir una evaluación exhaustiva del contexto de la ESI, incluyendo patrones clave, temas, personas o debates.
• Entrega: Entrega de la ESI, los documentos y los datos pertinentes a las partes implicadas en los procedimientos legales o reglamentarios, utilizando los métodos adecuados.
• Presentación: Mostrar la ESI ante el público pertinente en formatos nativos o casi nativos con fines legales.

¿Por qué son importantes las soluciones de eDiscovery?

La enorme cantidad de datos que se generan en un solo día es abrumadora. De media, cada día se envían en todo el mundo 294 000 millones de correos electrónicos, 65 000 millones de mensajes de WhatsApp y 500 millones de tuits. Se estima que, para 2025, se crearán 463 exabytes de datos cada día. Y la facilidad con la que se puede intercambiar y almacenar dicha información no ha hecho más que aumentar. Los archivadores han sido sustituidos por el correo electrónico y los servidores de archivos, las matrices de almacenamiento, las memorias USB, los ordenadores de sobremesa e incluso los relojes inteligentes, todos ellos capaces de almacenar información relevante en un caso judicial y sujetos al eDiscovery.

El rápido aumento de las herramientas colaborativas basadas en la nube implica que hay que tener en cuenta el eDiscovery de O365, ya que muchas de las primeras iniciativas de eDiscovery se centraban principalmente en los datos locales. Sin las soluciones adecuadas, los responsables de los datos, los administradores y los asesores jurídicos no pueden recopilar y conservar de forma eficaz (y eficiente) la información relevante con fines legales, normativos y de cumplimiento.

Las organizaciones que no cuenten con un plan de acción para cumplir los nuevos requisitos legales en materia de eDiscovery podrían enfrentarse a graves consecuencias adversas. Por este motivo, el cumplimiento de las normas de eDiscovery debe ser una prioridad para cualquier organización.

Ventajas de las soluciones de eDiscovery

Para los responsables de cumplimiento normativo, los profesionales del ámbito regulatorio y los custodios de datos, localizar los datos relevantes resulta más complicado que nunca. A menudo requiere buscar información sensible en los dispositivos de los usuarios, en sistemas dispares y en múltiples entornos. Este laborioso proceso ralentiza el proceso y aumenta el riesgo de pasar por alto información importante y relevante. Las soluciones de eDiscovery proporcionan las herramientas necesarias para agilizar y responder a las solicitudes relacionadas con litigios, el cumplimiento normativo o los requisitos reglamentarios.

Los datos pertinentes pueden localizarse fácilmente en una gran variedad de entornos digitales y pueden conservarse rápidamente en formatos exportables para su revisión. Con los controles adecuados de eDiscovery, las organizaciones se benefician de una reducción de los costes y el esfuerzo, al tiempo que mitigan los riesgos que conlleva el proceso de descubrimiento de la ESI.

Casos de uso habituales de las soluciones de eDiscovery

Las organizaciones de todos los sectores, tamaños y zonas geográficas pueden beneficiarse de las soluciones de descubrimiento electrónico. Los casos de uso más habituales incluyen:

• Preparación para litigios pendientes
• Respuesta a cuestiones normativas
• Cumplimiento de investigaciones o auditorías externas realizadas por terceros
• Realización de investigaciones internas (como la aplicación de políticas o incidentes de RR. HH.)
• Fusiones y adquisiciones

Aunque el proceso de eDiscovery y la necesidad de cumplir con los requisitos de eDiscovery se extienden a todas las formas de información almacenada electrónicamente, las organizaciones han tenido una necesidad cada vez mayor de centrarse en entornos específicos, incluidos Microsoft 365 y los ordenadores portátiles.

• eDiscovery
  de Microsoft 365 Microsoft 365 es una de las soluciones de productividad ofimática más comunes del mundo. Contiene archivos, correos electrónicos y mensajes críticos, todos ellos habitualmente relevantes a efectos de litigios y normativos, lo que convierte el eDiscovery de O365 en una necesidad fundamental para las organizaciones actuales. Una solución eficaz de eDiscovery de O365 debe abarcar de forma exhaustiva Exchange.
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  en dispositivos finales El cumplimiento de las normas de eDiscovery también se extiende a los ordenadores portátiles y de sobremesa de los usuarios. Con el rápido aumento del teletrabajo, el uso de dispositivos finales se ha disparado, lo que genera más datos en la periferia (y fuera de las redes corporativas controladas).

Sin embargo, las soluciones de eDiscovery que solo se centran en los metadatos pueden no ser suficientes para garantizar un cumplimiento normativo sólido en materia de eDiscovery.

¿Ofrece Commvault soluciones de descubrimiento electrónico?

Sí, Commvault Endpoint Backup and Recovery y Microsoft 365 Backup ofrecen capacidades avanzadas de gestión de datos que hacen que el eDiscovery de O365 y el eDiscovery en dispositivos finales resulten prácticamente sin esfuerzo. Proporcionan una interfaz única para identificar, categorizar y conservar de forma segura los datos en ambos entornos.

Esto acelera y simplifica drásticamente el proceso de eDiscovery. Gracias a sus capacidades de búsqueda y exportación exhaustivas y granulares, el eDiscovery ofrece a los usuarios una experiencia única y consolidada para el eDiscovery de datos de Microsoft 365 y de los terminales. Junto con la protección de datos, las organizaciones obtienen ahora lo mejor de las soluciones líderes del sector en Backup and Recovery, combinado con herramientas avanzadas para cumplir los requisitos normativos con facilidad y precisión.