eDiscovery

Definizione di eDiscovery

L’Electronic Discovery (eDiscovery) è il processo di ricerca e raccolta di informazioni archiviate elettronicamente (o ESI), in genere per cause, indagini o scopi legali.

Il processo di discovery costituisce la fase iniziale dei procedimenti contenziosi, in cui le parti coinvolte sono tenute a fornire tutte le informazioni e i dati rilevanti per il caso. Purtroppo, raccogliere queste informazioni non è così semplice come sembra. Storicamente, l’eDiscovery prevedeva l’uso di documenti cartacei, la presentazione di prove fisiche e l’interrogatorio dei testimoni.

Tuttavia, la maggior parte dei dati è ora costituita da informazioni archiviate elettronicamente (ESI), presenti su vari computer, sistemi e ambienti. La natura non persistente e intangibile delle ESI ha creato nuove sfide in materia di discovery, poiché l’individuazione di questi dati non è più un processo fisico. Termine ampiamente riconosciuto nel settore, eDiscovery si riferisce al processo di discovery virtuale delle ESI.

Che cos’è l’eDiscovery?

L’eDiscovery è il processo legale volto a individuare le ESI rilevanti necessarie a fini legali, normativi e di conformità. L’eDiscovery si estende sia ai dati fisici, sia ai “dati grezzi” e ai “metadati” associati sia ai dati strutturati che a quelli non strutturati.

Per la maggior parte delle organizzazioni, il processo di eDiscovery comporta la ricerca tra vaste quantità di informazioni elettroniche, tra cui e-mail, documenti, database, file immagine, messaggi istantanei, chat e altro ancora. Questi dati risiedono su computer portatili, archivi di file, applicazioni SaaS e spazi di lavoro collaborativi di uso comune, creando una vasta impronta digitale e una serie di ambienti non fisici da esplorare alla ricerca di dati critici e urgenti.

Una volta che le ESI (informazioni elettroniche rilevanti) vengono identificate come potenzialmente rilevanti ai fini di contenziosi o di adempimenti normativi, devono essere conservate in un formato condivisibile. La conservazione dei dati a fini legali non solo garantisce che le informazioni sensibili non possano essere alterate, cancellate, eliminate o manomesse, ma la mancata osservanza di tale obbligo può comportare una violazione dei protocolli di conformità relativi all’eDiscovery e avere gravi conseguenze, tra cui multe e possibili azioni penali.

Che cos’è il processo di eDiscovery e come funziona?

Per aiutare le organizzazioni a gestire con successo il processo, è stato creato l’Electronic Discovery Reference Model (EDRM), che funge da quadro di riferimento generale. Esso prevede nove fasi distinte. Queste fasi non seguono sempre un percorso lineare l’una dopo l’altra, ma un buon processo di eDiscovery dovrebbe includerle tutte. Diverse fasi possono (e spesso dovrebbero) svolgersi contemporaneamente:

• Governance delle informazioni: si tratta della strategia generale che ogni organizzazione dovrebbe adottare per mitigare i rischi e i costi nel caso in cui fosse necessaria l’eDiscovery, dalla creazione iniziale delle ESI fino al loro smaltimento finale.
• Identificazione: individuare le potenziali fonti di ESI e determinarne l’ambito, l’estensione e la profondità.
• Conservazione e raccolta: garantire che le ESI vengano raccolte e conservate, proteggendole da alterazioni o distruzioni inappropriate o accidentali per tutta la durata del processo di eDiscovery.
• Elaborazione, revisione e analisi: questa fase riguarda l’analisi dei dati conservati. Gli utenti solitamente convertono i dati in formati adatti alla revisione, quindi riducono il volume delle ESI valutandone la rilevanza e il carattere riservato. L’analisi richiede poi, in genere, una valutazione approfondita del contesto delle ESI, inclusi modelli chiave, argomenti, persone o discussioni.
• Consegna: fornire le ESI, i documenti e i dati pertinenti alle altre parti coinvolte nei procedimenti legali o normativi utilizzando metodi appropriati.
• Presentazione: esposizione delle ESI davanti a un pubblico pertinente in formato nativo o quasi nativo a fini legali.

Perché le soluzioni di eDiscovery sono importanti?

La mole di dati generata in un solo giorno è sbalorditiva. In media, ogni giorno vengono inviati a livello globale 294 miliardi di e-mail, 65 miliardi di messaggi WhatsApp e 500 milioni di tweet. Si stima che entro il 2025 verranno creati 463 exabyte di dati ogni giorno. E la facilità con cui tali informazioni possono essere scambiate e archiviate non ha fatto che aumentare. Gli schedari sono stati sostituiti da e-mail e server di file, array di archiviazione, chiavette USB, computer desktop e persino smartwatch: tutti dispositivi in grado di memorizzare informazioni rilevanti in un procedimento legale e soggetti all’eDiscovery.

Il rapido aumento degli strumenti di collaborazione basati sul cloud implica la necessità di prendere in considerazione l’eDiscovery in O365, poiché molti dei primi approcci all’eDiscovery si concentravano principalmente sui dati on-premise. Senza soluzioni adeguate, i responsabili dei dati, gli amministratori e i consulenti legali non possono raccogliere e conservare in modo efficace (ed efficiente) le informazioni rilevanti a fini legali, normativi e di conformità.

Le organizzazioni che non dispongono di un piano d’azione per soddisfare i nuovi requisiti legali in materia di eDiscovery potrebbero andare incontro a gravi conseguenze negative. Per questo motivo, la conformità all’eDiscovery dovrebbe essere una priorità per qualsiasi organizzazione.

Vantaggi delle soluzioni di eDiscovery

Per i responsabili della conformità, i professionisti del settore normativo e i custodi dei dati, individuare i dati rilevanti è più difficile che mai. Spesso ciò richiede la ricerca di informazioni sensibili sui dispositivi degli utenti, su sistemi eterogenei e in ambienti multipli. Questo processo meticoloso rallenta i tempi e aumenta il rischio di trascurare informazioni importanti e rilevanti. Le soluzioni di eDiscovery forniscono gli strumenti necessari per accelerare e rispondere alle richieste relative a contenziosi, conformità o normative.

I dati pertinenti possono essere facilmente individuati in una moltitudine di ambienti digitali e rapidamente archiviati in formati esportabili per la revisione. Grazie ad adeguati controlli di eDiscovery, le organizzazioni beneficiano di una riduzione dei costi e degli sforzi, mitigando al contempo i rischi connessi al processo di discovery delle ESI.

Casi d’uso comuni delle soluzioni di eDiscovery

Le organizzazioni di tutti i settori, dimensioni e aree geografiche possono trarre vantaggio dalle soluzioni di Electronic Discovery. I casi d’uso più comuni includono:

• Preparazione per contenziosi in corso
• Risposta a questioni normative
• Conformità a indagini o audit esterni condotti da terze parti
• Conduzione di indagini interne (ad esempio, applicazione delle politiche aziendali o incidenti relativi alle risorse umane)
• Fusioni e acquisizioni

Sebbene il processo di eDiscovery e la necessità di conformità in materia si estendano a tutte le forme di informazioni archiviate elettronicamente, le organizzazioni hanno sentito sempre più l’esigenza di concentrarsi su ambienti specifici, tra cui Microsoft 365 e i dispositivi portatili.

• eDiscovery
  di Microsoft 365 Microsoft 365 è una delle soluzioni di produttività per l’ufficio più diffuse al mondo. Contiene file, e-mail e messaggi critici, tutti comunemente rilevanti ai fini di contenziosi e normative, rendendo l’eDiscovery di O365 un’esigenza fondamentale per le organizzazioni odierne. Una soluzione efficace di eDiscovery per O365 dovrebbe coprire in modo completo Exchange.
• eDiscovery
  degli endpoint La conformità in materia di eDiscovery si estende anche ai computer portatili e ai desktop degli utenti. Con il rapido aumento del lavoro da remoto, l’utilizzo dei dispositivi endpoint è salito alle stelle, generando una maggiore quantità di dati ai margini della rete (e al di fuori delle reti gestite dall’azienda).

Tuttavia, le soluzioni di eDiscovery che si concentrano esclusivamente sui metadati potrebbero non essere sufficienti a garantire una solida conformità in materia di eDiscovery.

Commvault offre soluzioni di eDiscovery?

Sì, Commvault Endpoint Backup and Recovery e Microsoft 365 Backup offrono funzionalità avanzate di gestione dei dati che rendono l’eDiscovery di O365 e l’eDiscovery degli endpoint praticamente automatici. Forniscono un’unica interfaccia per identificare, classificare e conservare in modo sicuro i dati in entrambi gli ambienti.

Ciò accelera e semplifica notevolmente il processo di eDiscovery. Grazie a funzionalità di ricerca ed esportazione approfondite e granulari, l’eDiscovery offre agli utenti un’unica esperienza consolidata per l’eDiscovery dei dati di Microsoft 365 e degli endpoint. In combinazione con la protezione dei dati, le organizzazioni ottengono ora il meglio delle soluzioni di Backup and Recovery leader del settore, unite a strumenti avanzati per soddisfare i requisiti di conformità normativa con facilità e precisione.