Einhaltung gesetzlicher Vorschriften im öffentlichen Sektor

Mehrere wichtige Vorschriften bilden die Grundlage für die Compliance-Anforderungen im öffentlichen Sektor. Diese Tabelle bietet einen schnellen Überblick über die wichtigsten Compliance-Standards im öffentlichen Sektor:

Behörden stehen bei der Erfüllung regulatorischer Anforderungen vor zahlreichen Herausforderungen. Hier sind einige typische Hindernisse, mit denen sie konfrontiert sind:

• Datenflut : Informationen, die über mehrere Systeme, Abteilungen und Plattformen verteilt sind.
• Altsysteme : Veraltete Technologie, der moderne Sicherheitsfunktionen fehlen.
• Begrenzte Ressourcen : Unzureichendes Budget und zu wenig qualifiziertes Personal für Compliance-Maßnahmen.
• Isolierte Arbeitsabläufe : Abteilungen, die unabhängig voneinander arbeiten, ohne koordinierte Compliance-Ansätze.
• Komplexe Anbieter-Ökosysteme : Zahlreiche Beziehungen zu Drittanbietern, die einer Überwachung bedürfen.
• Sich weiterentwickelnde Vorschriften : Sich ständig ändernde Anforderungen, die eine kontinuierliche Anpassung erfordern.

Die Risiken einer Nichteinhaltung der Vorschriften sind erheblich. Behörden müssen mit möglichen Bußgeldern und Strafen rechnen, die sich auf die ohnehin schon knappen Budgets auswirken. Sicherheitsverletzungen können sensible Bürgerdaten offenlegen und kritische Dienste beeinträchtigen. Am schädlichsten ist jedoch der Verlust des öffentlichen Vertrauens, der den grundlegenden Auftrag einer Behörde, den Bürgern effektiv zu dienen, untergräbt.

Die Entwicklung einer wirksamen Compliance-Strategie beginnt mit einer Bestandsaufnahme des spezifischen regulatorischen Umfelds, das für Ihre Behörde oder Abteilung gilt. Dieser Prozess umfasst die Ermittlung aller relevanten Gesetze, Vorschriften und Standards auf der Grundlage Ihres Zuständigkeitsbereichs, der Art der von Ihnen verarbeiteten Daten und der von Ihnen erbrachten Dienstleistungen. Sie sollten ein umfassendes Verzeichnis der Anforderungen erstellen und dabei Fristen, Berichtspflichten sowie die für jede Vorschrift erforderlichen spezifischen Kontrollmaßnahmen festhalten.

Funktionsübergreifende Teams sind für erfolgreiche Compliance-Initiativen unerlässlich.

• Bilden Sie einen Compliance-Ausschuss mit Vertretern aus den Bereichen IT, Recht, Betrieb, Finanzen und Führung, um vielfältige Perspektiven einzubringen.
• Legen Sie klare Ziele mit messbaren Ergebnissen, konkreten Zeitplänen und definierten Zuständigkeiten fest.
• Entwickeln Sie eine detaillierte Compliance-Checkliste , mit der Sie den Fortschritt bei der Erfüllung jeder regulatorischen Anforderung verfolgen und Lücken identifizieren können, die geschlossen werden müssen.

Regelmäßige Audits und eine gründliche Dokumentation bilden das Rückgrat der Rechenschaftspflicht gegenüber den Aufsichtsbehörden.

• Führen Sie einen Zeitplan für interne Audits ein, um die Compliance vor externen Prüfungen zu überprüfen.
• Führen Sie detaillierte Aufzeichnungen über alle Compliance-Aktivitäten, einschließlich Risikobewertungen, der Umsetzung von Kontrollmaßnahmen, der Aktualisierung von Richtlinien und der Mitarbeiterschulungen.

Diese Dokumentation dient bei Audits als Nachweis für die Compliance-Maßnahmen und hilft im Falle von Vorfällen, die gebotene Sorgfalt nachzuweisen.

Ein praktischer Fahrplan zur Erreichung und Aufrechterhaltung der Compliance im öffentlichen Sektor sollte vier Schlüsselphasen umfassen:

1. Bewertung : Bewerten Sie den aktuellen Compliance-Status, identifizieren Sie Lücken und priorisieren Sie Abhilfemaßnahmen.
2 . Umsetzung : Führen Sie notwendige Kontrollmaßnahmen ein, aktualisieren Sie Richtlinien und schulen Sie die Mitarbeiter hinsichtlich der Anforderungen.
3 . Überwachung : Verfolgen Sie den Compliance-Status durch regelmäßige Audits und automatisierte Tools.
4 . Kontinuierliche Verbesserung : Verfeinern Sie Prozesse auf der Grundlage von Audit-Ergebnissen, regulatorischen Änderungen und neu auftretenden Bedrohungen.

Organisationen stoßen häufig auf strategiespezifische Hindernisse wie konkurrierende Prioritäten, Ressourcenengpässe und Widerstand gegen Veränderungen. Diese Herausforderungen verschärfen die bereits dargelegten grundlegenden Probleme und erfordern eine beharrliche Unterstützung durch die Führungsebene sowie eine klare Kommunikation über die Vorteile der Compliance.

Die kontinuierliche Überwachung von Compliance-Risiken ermöglicht die frühzeitige Erkennung potenzieller Probleme, bevor diese zu schwerwiegenden Verstößen eskalieren. Dieser Ansatz ist besonders wichtig in Hybrid- und Multi-Cloud-Umgebungen, in denen Daten über mehrere Plattformen mit unterschiedlichen Sicherheitskontrollen fließen. Setzen Sie automatisierte Überwachungstools ein, die den Compliance-Status in Echtzeit verfolgen und Teams auf potenzielle Verstöße oder Sicherheitslücken hinweisen.

Formelle Compliance-Schulungsprogramme tragen dazu bei, eine Compliance-Kultur im gesamten Unternehmen zu etablieren. Entwickeln Sie rollenspezifische Schulungen, die auf die für die jeweiligen Aufgaben der Mitarbeiter relevanten Compliance-Anforderungen eingehen. Regelmäßige Auffrischungskurse halten die Mitarbeiter über sich ändernde Vorschriften auf dem Laufenden und verdeutlichen, wie wichtig es ist, beim Umgang mit sensiblen Daten festgelegte Verfahren einzuhalten.

Organisationen des öffentlichen Sektors profitieren erheblich von der Nutzung spezialisierter Bedrohungsinformationen und Cybersicherheits-Frameworks. Führen Sie Rahmenwerke wie das NIST Cybersecurity Framework oder die CIS Controls ein, die strukturierte Sicherheitsansätze bieten, die auf die Bedürfnisse des öffentlichen Sektors zugeschnitten sind. Beteiligen Sie sich an Informationsaustausch-Communities speziell für staatliche Stellen, um Einblicke in neu auftretende Bedrohungen zu gewinnen, die auf öffentliche Einrichtungen abzielen.

Die folgenden Vorgehensweisen bilden die Grundlage für eine robuste Compliance-Strategie:

• Umfassende Risikobewertung : Bewerten Sie regelmäßig die Compliance-Risiken in allen Systemen und Prozessen.
• Dokumentation von Richtlinien : Pflegen Sie klare, aktuelle Richtlinien, die auf die geltenden regulatorischen Anforderungen abgestimmt sind.
• Zugriffskontrollmanagement : Setzen Sie das Prinzip der geringstmöglichen Berechtigungen für alle Systeme und Daten um.
• Änderungsmanagementprozesse : Bewerten Sie die Auswirkungen auf die Compliance, bevor Sie Systemänderungen umsetzen.
• Planung der Reaktion auf Vorfälle : Entwickeln Sie spezifische Verfahren für Compliance-bezogene Vorfälle.
• Lieferantenmanagementprogramm : Bewerten Sie die Einhaltung relevanter Vorschriften durch Drittanbieter.
• Aufsicht durch die Geschäftsleitung : Legen Sie fest, dass die Führungskräfte für die Compliance-Ergebnisse verantwortlich sind.

Proaktive Maßnahmen reduzieren Compliance-Risiken erheblich, bevor sie zu Verstößen oder Sicherheitsverletzungen führen.

• Führen Sie ein regelmäßiges Patch-Management durch, um Sicherheitslücken in allen Systemen zu schließen, die regulierte Daten verarbeiten.
• Führen Sie regelmäßige Überprüfungen der Zugriffskontrolle durch, um sicherzustellen, dass nur autorisiertes Personal auf sensible Informationen zugreifen kann.
• Planen Sie Übungen zur Reaktion auf Vorfälle ein, die speziell auf Compliance-bezogene Szenarien wie Datenlecks oder unbefugte Offenlegungen ausgerichtet sind.

Zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen stärken Ihre Compliance-Situation durch technische Schutzmaßnahmen.

• Setzen Sie Verschlüsselung für ruhende und übertragene Daten ein, um sensible Informationen auch dann zu schützen, wenn Systeme kompromittiert werden.
• Implementieren Sie Datensegmentierung, um regulierte Informationen zu isolieren und je nach Sensitivitätsstufe geeignete Kontrollen anzuwenden.
• Führen Sie regelmäßige Tests zur Notfallwiederherstellung durch, um sicherzustellen, dass Daten unter Einhaltung der regulatorischen Anforderungen an die Geschäftskontinuität wiederhergestellt werden können.

Das Risikomanagement bei Drittanbietern verdient in Compliance-Programmen besondere Aufmerksamkeit.

• Entwickeln Sie einen formellen Prozess zur Lieferantenbewertung, der die Compliance-Fähigkeiten vor der Beauftragung evaluiert.
• Nehmen Sie regulatorische Anforderungen mit spezifischen Leistungskennzahlen in die Vertragsformulierungen auf.
• Führen Sie regelmäßige Überprüfungen der Lieferanten-Compliance durch, beispielsweise mittels Fragebögen, Dokumentationsprüfungen und, falls angemessen, Vor-Ort-Bewertungen.

Das Ministerium für den Ministerpräsidenten und das Kabinett (DPC) in Westaustralien stand während der Umstellung auf eine Hybrid-Cloud-Umgebung vor einer erheblichen Herausforderung hinsichtlich der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Das Ministerium, das über 1.100 Nutzer mit unterschiedlichen geschäftlichen Anforderungen betreut, musste die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften gewährleisten, während es von lokalen Diensten auf eine Kombination aus privater Government Cloud und öffentlicher Cloud-Infrastruktur umstellte.

„Das Risk-Management spielte eine entscheidende Rolle bei unserem nächsten Schritt, um sicherzustellen, dass unsere Daten im Falle eines Ransomware-Angriffs oder eines katastrophalen Ausfalls weiterhin hochgradig geschützt sind“, erklärte Angelo Giaros, CIO des DPC. Das vorrangige Ziel des Ministeriums bestand darin, die Integrität der archivierten E-Mail-Daten während der Cloud-Migration zu wahren und gleichzeitig die Betriebskontinuität sowie die Einhaltung der Aufbewahrungsvorschriften für Informationen zu gewährleisten.

Das DPC identifizierte mehrere kritische Compliance-Herausforderungen:

• Bedarf an einer „Data Management-as-a-Service“-Lösung zum Schutz kritischer Informationen in Microsoft 365.
• Anforderungen an die Beibehaltung derselben Indizierungs- und Suchfunktionen für archivierte E-Mail-Journale in der Cloud.
• Notwendigkeit, schnell auf Auskunftsersuchen zu Compliance-Zwecken zu reagieren.
• Wunsch nach einer Vereinfachung der Verwaltung von Backup and Recovery in einer hybriden Umgebung.

Nach der Bewertung der verfügbaren Optionen führte die Abteilung eine umfassende Lösung ein, die diese Compliance-Anforderungen erfüllte. Sie stellte 1.500 Postfächer auf „Cloud-Backup and Recovery für Microsoft 365“ mit eDiscovery-Funktionen um, um die Archivierungsvorschriften einzuhalten. Die Lösung wurde um den Schutz von Datenbanken, Dateispeichern und Records-Management-Diensten erweitert und bietet eine einheitliche Verwaltungsoberfläche für alle Workloads.

Die Ergebnisse brachten erhebliche Vorteile für die Compliance mit sich:

• Kritische Informationen wurden vor Anwendungsausfällen und Cyberbedrohungen geschützt.
• Die Arbeitsbelastung des IT-Personals verringerte sich durch die vereinfachte Verwaltung der Hybrid-Cloud.
• Der Verwaltungsaufwand wurde durch unbegrenzte Cloud-Speicher- und Aufbewahrungsmöglichkeiten reduziert.
• Compliance-Anfragen konnten dank fortschrittlicher Indizierungsfunktionen schnell beantwortet werden.
• Die Umstellung erforderte aufgrund der einfachen Konfiguration und Verwaltung nur minimale Ressourcen.

„Zwar gibt es viele Cloud-Backup-Dienste, doch unsere Anforderungen erforderten eine Lösung, die Backup, Recovery und E-Mail in einem umfasst“, sagte Giaros. „Die Wahl eines einzigen Produkts anstelle einer Kombination aus Cloud-Diensten würde den Verwaltungsaufwand für Verträge verringern und möglicherweise zu Einsparungen bei den Betriebskosten führen.“

Diese Fallstudie zeigt, wie Organisationen des öffentlichen Sektors komplexe Compliance-Anforderungen im Rahmen von Initiativen zur digitalen Transformation erfolgreich bewältigen können. Durch die Umsetzung eines einheitlichen Ansatzes für Datenschutz und Compliance können Behörden ihre Abläufe optimieren und gleichzeitig höchste Standards bei der Datenverwaltung und der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften gewährleisten.

Die Datenschutzplattform von Commvault bietet umfassende Funktionen, die Organisationen des öffentlichen Sektors dabei unterstützen, ihre regulatorischen Verpflichtungen zu erfüllen. Die Plattform ist darauf ausgelegt, durch ein einheitliches Datenmanagement die Sicherheit, Verwaltung und Recovery von Daten gemäß den Compliance-Standards zu gewährleisten. Dieser Ansatz vereinfacht die komplexe Aufgabe, die Compliance in den vielfältigen Umgebungen und mit den unterschiedlichen Datentypen sicherzustellen, wie sie in Behörden üblich sind.

Die Plattform von Commvault kann erhebliche Vorteile für Compliance-Programme im öffentlichen Sektor bieten. Die umfassende Datentransparenz hilft dabei, regulierte Informationen zu identifizieren und zu schützen, unabhängig davon, wo sie sich befinden. Automatisierte Compliance-Workflows tragen dazu bei, den Verwaltungsaufwand für die begrenzten Personalressourcen zu reduzieren. Detaillierte Berichtsfunktionen helfen dabei, Auditprozesse zu optimieren und den Aufsichtsbehörden die erforderliche Sorgfalt nachzuweisen.

Commvault verfügt über wichtige Zertifizierungen, die speziell auf die Anforderungen des öffentlichen Sektors zugeschnitten sind.

• Die FedRAMP-Zertifizierung der Klasse D (High) belegt die Einhaltung der strengsten Cloud-Sicherheitsanforderungen auf Bundesebene.
• Die GovRAMP-Zertifizierung erfüllt die Cloud-Sicherheitsstandards auf Ebene der Bundesstaaten.
• Die FIPS 140-3-Validierung bestätigt, dass kryptografische Module die Bundesstandards zur Sicherung sensibler, aber nicht klassifizierter Informationen erfüllen.

Organisationen des öffentlichen Sektors müssen ein Gleichgewicht zwischen der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und der betrieblichen Effizienz herstellen und gleichzeitig sensible Daten in unterschiedlichen Umgebungen schützen. Die richtige Datenschutzstrategie kombiniert umfassende Sicherheitskontrollen, automatisierte Arbeitsabläufe und robuste Recovery-Funktionen, um Compliance-Anforderungen auf allen Ebenen zu erfüllen.

Durch die Umsetzung dieser Vorgehensweisen in Verbindung mit bewährten Technologielösungen können Behörden widerstandsfähige Compliance-Programme aufbauen, die Bürgerdaten schützen und das Vertrauen der Öffentlichkeit wahren.

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