Alcançando a conformidade regulatória no setor público

Várias regulamentações importantes constituem a base dos requisitos de conformidade do setor público. Esta tabela oferece um guia de referência rápida às principais normas de conformidade do setor público:

Órgãos governamentais enfrentam inúmeros desafios para atender às exigências regulatórias. Aqui estão os obstáculos mais comuns que eles enfrentam:

• Dispersão de dados: Informações distribuídas por vários sistemas, departamentos e plataformas.
• Sistemas legados: tecnologia ultrapassada que carece de recursos modernos de segurança.
• Recursos limitados: orçamento e pessoal qualificado insuficientes para iniciativas de conformidade.
• Operações isoladas: departamentos que atuam de forma independente, sem abordagens coordenadas de conformidade.
• Ecossistemas complexos de fornecedores: várias relações com terceiros que exigem supervisão.
• Regulamentações em constante evolução: requisitos em constante mudança que exigem adaptação contínua.

Os riscos da não conformidade são substanciais. As agências enfrentam possíveis multas e penalidades que afetam orçamentos já restritos. Violações de segurança podem expor dados confidenciais dos cidadãos e interromper serviços essenciais. Talvez o mais prejudicial seja a perda da confiança pública, o que compromete a missão fundamental de uma agência de servir os cidadãos de forma eficaz.

O desenvolvimento de uma estratégia eficaz de conformidade começa com o mapeamento do panorama regulatório específico aplicável à sua agência ou departamento. Esse processo envolve a identificação de todas as leis, regulamentos e normas relevantes com base na sua jurisdição, no tipo de dados que você trata e nos serviços que presta. Você deve criar um inventário abrangente dos requisitos, indicando prazos, obrigações de prestação de contas e controles específicos necessários para cada regulamento.

Equipes multifuncionais são essenciais para o sucesso das iniciativas de conformidade.

• Formar um comitê de conformidade com representantes das áreas de TI, jurídica, operações, finanças e da diretoria, a fim de garantir perspectivas diversificadas.
• Estabelecer objetivos claros com resultados mensuráveis, prazos específicos e responsabilidades definidas.
• Elaborar um plano detalhadolista de verificação de conformidadeque acompanha o progresso no cumprimento de cada exigência regulatória e identifica lacunas que exigem correção.

Auditorias regulares e uma documentação minuciosa constituem a espinha dorsal da prestação de contas regulatória.

• Implementar um cronograma de auditorias internas para verificar a conformidade antes das avaliações externas.
• Manter registros detalhados de todas as atividades de conformidade, incluindo avaliações de risco, implementação de controles, atualizações de políticas e treinamento de funcionários.

Essa documentação comprova os esforços de conformidade durante as auditorias e ajuda a demonstrar a devida diligência em caso de incidentes.

Um roteiro prático para alcançar e manter a conformidade no setor público deve incluir quatro fases principais:

1. Avaliação: Avaliar a situação atual de conformidade, identificar lacunas e priorizar as medidas corretivas.
2. Implementação: Implementar os controles necessários, atualizar as políticas e treinar a equipe sobre os requisitos.
3. Monitoramento: Acompanhar o status da conformidade por meio de auditorias regulares e ferramentas automatizadas.
4. Melhoria contínua: aperfeiçoar os processos com base nas conclusões das auditorias, nas mudanças regulatórias e nas ameaças emergentes.

As organizações frequentemente enfrentam obstáculos específicos à estratégia, como prioridades conflitantes, restrições de recursos e resistência à mudança. Esses desafios agravam as questões fundamentais já descritas, exigindo apoio constante da liderança e uma comunicação clara sobre os benefícios da conformidade.

O monitoramento contínuo dos riscos de conformidade permite a detecção precoce de possíveis problemas antes que eles se transformem em violações graves. Essa prática torna-se particularmente crítica em ambientes híbridos e multicloud, nos quais os dados circulam por várias plataformas com controles de segurança variados. Implemente ferramentas de monitoramento automatizadas capazes de acompanhar o status de conformidade em tempo real e alertar as equipes sobre possíveis violações ou brechas de segurança.

Programas formais de treinamento em conformidade ajudam a criar uma cultura de conformidade em toda a organização. Desenvolva treinamentos específicos para cada função que abordem os requisitos de conformidade relevantes para as responsabilidades de cada funcionário. Cursos de reciclagem regulares mantêm a equipe atualizada sobre as regulamentações em constante evolução e reforçam a importância de seguir os procedimentos estabelecidos ao lidar com dados confidenciais.

Organizações do setor público se beneficiam significativamente ao utilizar inteligência especializada em ameaças eestruturas de segurança cibernética. Adote estruturas como a Estrutura de Segurança Cibernética do NIST ou os Controles CIS, que oferecem abordagens estruturadas de segurança alinhadas às necessidades do setor público. Participe de comunidades de compartilhamento de informações específicas para entidades governamentais a fim de obter insights sobre ameaças emergentes direcionadas a instituições públicas.

As práticas a seguir constituem a base de uma postura robusta de conformidade:

• Avaliação abrangente de riscos: Avaliar regularmente os riscos de conformidade em todos os sistemas e processos.
• Documentação de políticas: Manter políticas claras e atualizadas, alinhadas aos requisitos regulatórios vigentes.
• Gerenciamento do controle de acesso: Implementar os princípios do privilégio mínimo para todos os sistemas e dados.
• Processos de gestão de mudanças: Avaliar o impacto na conformidade antes de implementar mudanças no sistema.
• Planejamento de resposta a incidentes: Desenvolver procedimentos específicos para incidentes relacionados à conformidade.
• Programa de gestão de fornecedores: Avaliar a conformidade de terceiros com as regulamentações pertinentes.
• Supervisão executiva: Estabelecer a responsabilidade da liderança pelos resultados em matéria de conformidade.

Medidas proativas reduzem significativamente os riscos de conformidade antes que eles se materializem em violações ou brechas.

• Implemente um gerenciamento frequente de patches para corrigir vulnerabilidades de segurança em todos os sistemas que lidam com dados regulamentados.
• Realize revisões regulares do controle de acesso para verificar se apenas pessoal autorizado pode acessar informações confidenciais.
• Programe simulados de resposta a incidentes que abordem especificamente cenários relacionados à conformidade, como violações de dados ou divulgações não autorizadas.

Abordagens adicionais de segurança fortalecem sua postura de conformidade por meio desalvaguardas técnicas.

• Implemente criptografia para dados em repouso e em trânsito a fim de proteger informações confidenciais, mesmo que os sistemas sejam comprometidos.
• Implemente a segmentação de dados para isolar informações regulamentadas e aplicar controles adequados com base nos níveis de confidencialidade.
• Realize testes regulares de Recovery de desastres para verificar se os dados podem ser restaurados em conformidade com os requisitos regulatórios de continuidade de negócios.

A gestão de riscos de terceiros merece atenção especial nos programas de conformidade.

• Desenvolva um processo formal de avaliação de fornecedores que analise suas capacidades de conformidade antes da contratação.
• Inclua requisitos regulatórios na redação dos contratos, com métricas específicas de desempenho.
• Realize revisões periódicas da conformidade dos fornecedores por meio de questionários, análises de documentação e, quando apropriado, avaliações no local.

O Departamento do Primeiro-Ministro e do Gabinete (DPC) da Austrália Ocidentalenfrentou um grande desafio de conformidade durante sua transição para um ambiente de nuvem híbrida. Atendendo a mais de 1.100 usuários com diversas necessidades comerciais, o departamento precisava manter a conformidade regulatória ao migrar de serviços locais para uma combinação de Government Cloud privada governamental e infraestrutura de nuvem pública.

“A gestão de riscos desempenhou um papel vital na próxima etapa que adotamos para garantir que nossas informações permanecessem altamente protegidas em caso de um ataque de ransomware ou falha catastrófica”, disse Angelo Giaros, diretor de TI do DPC. O principal objetivo do departamento concentrava-se em preservar a integridade dos dados arquivados das caixas de correio durante a migração para a nuvem, mantendo a continuidade operacional e a conformidade com os requisitos de retenção de informações.

O DPC identificou vários desafios críticos de conformidade:

• Necessidade de uma solução de gerenciamento de dados como serviço para proteger informações críticas no Microsoft 365.
• Requisitos para manter os mesmos recursos de indexação e pesquisa para registros de e-mails arquivados na nuvem.
• Necessidade de responder rapidamente a solicitações de informações para fins de conformidade.
• Desejo de simplificar o gerenciamento de backups e Recovery em um ambiente híbrido.

Após avaliar as opções disponíveis, o departamento implementou uma solução abrangente que atendia a esses requisitos de conformidade. Ele migrou 1.500 caixas de correio para o Backup and Recovery na nuvem do Microsoft 365, com recursos de eDiscovery para conformidade de arquivamento. A solução foi ampliada para incluir proteção para bancos de dados, armazenamentos de arquivos e serviços de gerenciamento de registros, proporcionando uma interface de gerenciamento unificada para todas as cargas de trabalho.

Os resultados trouxeram benefícios significativos em termos de conformidade:

• Informações críticas receberam proteção contra falhas de aplicativos e ameaças cibernéticas.
• As cargas de trabalho da equipe de TI diminuíram por meio do gerenciamento simplificado da nuvem híbrida.
• Os custos administrativos foram reduzidos com armazenamento ilimitado na nuvem e recursos de retenção.
• As solicitações de conformidade receberam respostas rápidas por meio de recursos avançados de indexação.
• A migração exigiu recursos mínimos devido à facilidade de configuração e gerenciamento.

“Embora existam muitos serviços de backup em nuvem disponíveis, nossas necessidades exigiam uma solução que englobasse backup, Recovery e e-mail”, disse Giaros. “Encontrar um único produto, em vez de recorrer a uma combinação de serviços em nuvem, reduziria o gerenciamento de contratos e poderia proporcionar economia nas despesas operacionais.”

Este estudo de caso demonstra como organizações do setor público podem lidar com sucesso com requisitos complexos de conformidade durante iniciativas de transformação digital. Ao implementar uma abordagem unificada para proteção de dados e conformidade, órgãos governamentais podem otimizar suas operações, mantendo os mais altos padrões de governança de dados e adesão às regulamentações.

A plataforma de proteção de dados da Commvault oferece recursos abrangentes que ajudam as organizações do setor público a cumprir suas obrigações regulatórias. A plataforma foi projetada para ajudar a proteger, gerenciar e possibilitar a recuperação de dados de acordo com os padrões de conformidade por meio do gerenciamento unificado de dados. Essa abordagem simplifica a complexa tarefa de garantir a conformidade em diversos ambientes e tipos de dados comuns em contextos governamentais.

A plataforma da Commvault pode oferecer benefícios significativos para os programas de conformidade do setor público. A ampla visibilidade dos dados ajuda a identificar e proteger informações regulamentadas, independentemente de onde estejam armazenadas. Fluxos de trabalho automatizados de conformidade ajudam a reduzir a carga administrativa sobre recursos humanos limitados. Recursos detalhados de geração de relatórios ajudam a otimizar processos de auditoria e a demonstrar diligência devida aos órgãos reguladores.

A Commvault mantém certificações essenciais especificamente relevantes para os requisitos do setor público.

•Certificação FedRAMP Classe D (Alta)demonstra conformidade com os mais rigorosos requisitos federais de segurança em nuvem.
•GovRAMPatende aos padrões estaduais de segurança em nuvem.
•FIPS 140-3confirma que os módulos criptográficos atendem aos padrões federais para proteger informações confidenciais, mas não classificadas.

As organizações do setor público devem equilibrar a conformidade regulatória com a eficiência operacional, ao mesmo tempo em que protegem dados confidenciais em diversos ambientes. A estratégia correta de proteção de dados combina controles de segurança abrangentes, fluxos de trabalho automatizados e recursos robustos de Recovery para atender aos requisitos de conformidade em todos os níveis.

Ao implementar essas práticas juntamente com soluções tecnológicas comprovadas, os órgãos públicos podem criar programas de conformidade resilientes que protejam os dados dos cidadãos e mantenham a confiança do público.

Solicite uma demonstraçãopara ver como podemos ajudá-lo a fortalecer sua postura de conformidade.