Politik der Datenaufbewahrung

Definition

An organization’s data retention policy is a set of rules that describe the types of data that will be retained by the entity and for how long. Retention policies also address how the data is handled at the end of the retention period when companies explore options ranging from doing nothing to destroying the data or archiving it.

Data retention policies are adopted to achieve and maintain compliance with relevant regulatory requirements. For example, if an organization takes part in a regulated industry where data must be preserved for seven years, the company retention policy must specify and enforce the specified seven-year retention period.

An example of a retention policy article would be “retain daily backup for seven calendar days.”

Was ist eine Richtlinie zur Datenaufbewahrung?

In addition to the above description, organizations must die internationalen, regionalen und branchenbezogenen Standards einhalten that govern areas where an enterprise has customers or does business. Besides the imperative to retain data for a specified length of time, data location has become extremely important and is now a permanent fixture in data retention policies. For example, the European Union’s General Data Protection Regulation (GDPR) rules require that EU citizens’ data be stored within the EU borders.

In addition, some industries also come with retention requirements. Companies tend to adopt data retention policies that exceed prevailing regulatory requirements. That is especially true in regulated industries such as healthcare and financial services. For example, companies that do business in the healthcare sector, one of the unique regulatory requirements is the Gesetz über die Übertragbarkeit und Rechenschaftspflicht im Gesundheitswesen (HIPAA), which governs healthcare data, and there are requirements around how long HIPAA documentation must be retained, while states govern medical record retention requirements.(1) Also, companies that operate in the United States must adopt Sarbanes-Oxley Act (SOX) Richtlinien zur datenschutzkonformen Datenaufbewahrung.

An essential aspect of data retention policies is to keep the more expensive primary storage free for frequently accessed data. To that end, enterprises set and enforce policies that move data at the end of their retention period to cheaper secondary or tertiary storage. These storage tiers could be less expensive on-premises disk storage, tape or even cloud storage. The most common storage tiers for secondary and tertiary copies are cloud storage. Cloud-Speicher also offers customers different tiers or levels of storage depending on the data retention requirements. Cloud-Speicher could be considered hot, cold or archive to offer customers different cost structures for their data retention policies.

Was sollte eine Richtlinie zur Datenaufbewahrung enthalten?

Wie bereits erwähnt, hilft eine Aufbewahrungsrichtlinie Unternehmen dabei, wichtige Daten gemäß den Regeln und Vorschriften zu verwalten, die für ihre Geschäftstätigkeit und den Standort, an dem sie tätig sind, gelten.

Eine solide Richtlinie zur Datenaufbewahrung würde Folgendes umfassen:

• Purpose. A retention policy starts by identifying the purpose of adopting it. Examples may include meeting regulatory requirements or data storage management guidelines for the organization as part of their recovery point objectives.
• Benutzer und Standorte. Es hat sich bewährt, die Benutzer und die geografischen Regionen zu ermitteln, für die die Aufbewahrungsrichtlinie gilt. Wenn die Daten nahe an der Quelle gespeichert werden – beispielsweise in der Cloud für Cloud-Workloads oder vor Ort für lokale Workloads –, kann dies die Recovery im Ernstfall beschleunigen.
• Scope. Next, define the scope of the retention policy and determine the laws, regulations and reference standards or documents that need to be respected.
• Anforderungen. Die Ermittlung der Anforderungen bildet den Kern jeder Aufbewahrungsrichtlinie. Die Anforderungen legen die Dauer der Datenaufbewahrung, die Sicherung der Daten sowie den Umgang mit den Daten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist fest. Regeln zur Datenvernichtung, zum Umgang mit Datenschutzverletzungen sowie gesetzliche Vorschriften sind ebenfalls Bestandteil einer akzeptablen Aufbewahrungsrichtlinie.
• Prüfungen. Unternehmen sollten regelmäßige Prüfungen ihrer Richtlinien zur Datenaufbewahrung durchführen, um sicherzustellen, dass diese weiterhin aktuell sind und den geltenden Vorschriften sowie den Wiederherstellungszielen des Unternehmens entsprechen.

Warum ist eine Aufbewahrungsrichtlinie wichtig?

Data is the core of any business, whether that is paper invoices, or today’s more common digital information, it all fuels the work of an organization, from inventory to customer records. Companies should identify and capture this critical data to keep the day-to-day business operational and, in the case of regulations, to stay compliant.

A robust retention policy protects enterprises from financial losses, civil and criminal penalties that follow customers’ data loss, and failure to follow prevailing regulations. Examples of heavy financial penalties are a common occurrence on the business news.

Gaining and keeping customers’ confidence is vital for business growth. Customers have come to expect that their data, especially personally identifiable information (PII) is protected and remains private. There is little to no tolerance left for negligence when it comes to customers’ data.

Business growth requires predictability and confidence that comes from robust data retention policies and regulatory compliance. Businesses can expand into new regions knowing that they will not be surprised by obscure or unknows regulations.

Ransomware or cyber-attacks are increasingly more common and protecting the business data from attack is critical. With a policy in place to keep data for a predefined period, it can help prevent ransomware from crippling a business. As these attacks become more advanced and remain dormant from extended periods of time, it is important to Richtlinien zur Aufbewahrung von Daten im Falle einer Ransomware-Attacke einbeziehen in the retention policy.

Vorteile einer Aufbewahrungsrichtlinie

Digitale Daten und Anwendungen sind die Triebkräfte des Unternehmenswachstums. Die Einführung einer Aufbewahrungsrichtlinie ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung und schützt vor den potenziell schädlichen Folgen eines nachlässigen Umgangs mit sensiblen Informationen.

Die Einführung und Durchsetzung einer Datenschutzrichtlinie bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile:

• Einhaltung von Vorschriften. Richtlinien zur Datenaufbewahrung zielen darauf ab, die gesetzlichen Anforderungen an den Geschäftsbetrieb zu erfüllen, mögliche Strafen zu vermeiden und Daten zur Unterstützung von Prüfungen oder zur Abwehr rechtlicher Ansprüche zu nutzen. Die Einhaltung von Compliance-Standards kann auch die Einhaltung der Vorschriften durch die Kunden in Bezug auf ihre personenbezogenen Daten gewährleisten, da sie ihnen eine angemessene Sicherheit dafür bietet, dass ihre Daten sicher sind und nicht länger als nötig aufbewahrt werden.
• Operative Effizienz. Ohne Richtlinien zur Datenaufbewahrung verschwenden Unternehmen wertvolle Zeit mit Fragen rund um die Datenaufbewahrung. Ein solider Prozess für die Richtlinien- und Dokumentenverwaltung beseitigt Unsicherheiten und gibt allen Beteiligten klare Vorgaben für den Umgang mit sensiblen Informationen.
• Cost savings. The policy saves companies valuable employees times by eliminating long searches for documents buried in piles of old and rarely accessed information. Retention policies also reduce the storage capacity an organization needs, thus lowering IT costs.
• Security culture. The first line of defense against data loss or theft is the company employees. Data protection policies raise employees’ security awareness and respect for data privacy. Both contribute to a more secure work environment and better-protected data.

Häufige Anwendungsfälle für Aufbewahrungsrichtlinien

Unternehmen jeder Größe benötigen Schutz vor Ransomware-Bedrohungen. Durch einen angemessenen Datenschutz können Kunden Lösungen in alltäglichen Anwendungsfällen einsetzen:

• Verbesserung der Entscheidungsfindung. Richtlinien zur Datenaufbewahrung ermöglichen es Unternehmen, über eine einheitliche Datenquelle zu verfügen, wodurch sich Informationen schnell analysieren und Entscheidungen zu auftretenden Problemen leicht treffen lassen.
• Einhaltung von Vorschriften. Unternehmen können Richtlinien zur Datenaufbewahrung nutzen, um auf Prüfungen zu reagieren und durch ordnungsgemäße Dokumentation und Berichterstattung die Einhaltung der Datenschutzvorschriften nachzuweisen.
• Umsatzwachstum. Richtlinien zur Datenaufbewahrung verschaffen Unternehmen einen besseren Überblick darüber, wie sie Kosten senken, neue Einnahmequellen erschließen und Daten gegebenenfalls monetarisieren können.

Unterstützt Commvault Ihre Aufbewahrungsrichtlinie?

Yes! Commvault supports data retention policies. The portfolio of solutions includes: VM & Kubernetes Backup, Sicherung der Datenbank, File & Object Backup, Microsoft 365 Backup, Salesforce-Sicherung, and Endpunkt-Sicherung allow users to retain their data and set retention policies according to their requirements. Simple configuration wizards will help you set your retention policy while keeping your data safe and recoverable.