Politica di conservazione dei dati

Definizione

La politica di conservazione dei dati di un’organizzazione è un insieme di regole che descrivono i tipi di dati che saranno conservati dall’ente e per quanto tempo.Le politiche di conservazione disciplinano inoltre le modalità di gestione dei dati al termine del periodo di conservazione, quando le aziende valutano opzioni che vanno dal non intervenire alla distruzione o all’archiviazione dei dati.

Le politiche di conservazione dei dati vengono adottate per garantire e mantenere la conformità ai requisiti normativi applicabili. Ad esempio, se un’organizzazione opera in un settore regolamentato in cui i dati devono essere conservati per sette anni, la politica di conservazione dell’azienda deve specificare e far rispettare il periodo di conservazione di sette anni previsto.

Un esempio di articolo relativo alla politica di conservazione potrebbe essere: “Conservare il backup giornaliero per sette giorni di calendario”.

Che cos’è una politica di conservazione dei dati?

Oltre a quanto sopra descritto, le organizzazioni devonorispettare gli standard internazionali, regionali e di settoreche regolano le aree in cui un’impresa ha clienti o svolge la propria attività. Oltre all’obbligo di conservare i dati per un determinato periodo di tempo, l’ubicazione dei dati ha assunto un’importanza fondamentale ed è ormai un elemento fisso delle politiche di conservazione dei dati. Ad esempio, le norme del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) dell’Unione Europea richiedono che i dati dei cittadini dell’UE siano conservati all’interno dei confini dell’Unione.

Inoltre, alcuni settori prevedono anche requisiti di conservazione dei dati. Le aziende tendono ad adottare politiche di conservazione dei dati che vanno oltre i requisiti normativi vigenti. Ciò vale in particolare per i settori regolamentati, come quello sanitario e quello dei servizi finanziari. Ad esempio, per le aziende che operano nel settore sanitario, uno dei requisiti normativi specifici è ilLegge sulla portabilità e la responsabilità in materia di assicurazione sanitaria (HIPAA), che disciplina i dati sanitari, e prevede requisiti relativi alla durata di conservazione della documentazione HIPAA, mentre sono gli Stati a stabilire i requisiti di conservazione delle cartelle cliniche.(1) Inoltre, le aziende che operano negli Stati Uniti devono adottareLegge Sarbanes-Oxley (SOX)politiche di conservazione dei dati conformi.

Un aspetto fondamentale delle politiche di conservazione dei dati consiste nel mantenere libero lo spazio di archiviazione primario, più costoso, per i dati a cui si accede frequentemente. A tal fine, le aziende definiscono e applicano politiche che prevedono lo spostamento dei dati, al termine del loro periodo di conservazione, verso archivi secondari o terziari più economici. Questi livelli di archiviazione possono consistere in sistemi di archiviazione su disco in loco meno costosi, nastri o persino archiviazione cloud. I livelli di archiviazione più comuni per le copie secondarie e terziarie sono rappresentati dall’archiviazione cloud.Cloud immagazzinamentooffre inoltre ai clienti diverse fasce o livelli di archiviazione a seconda delle esigenze di conservazione dei dati. L’archiviazione cloud può essere classificata come “hot”, “cold” o “di archivio” per offrire ai clienti diverse strutture di costo in linea con le loro politiche di conservazione dei dati.

Cosa dovrebbe essere incluso in una politica sulla conservazione dei dati?

Come già sottolineato in precedenza, una politica di conservazione dei dati aiuta le aziende a gestire i dati importanti nel rispetto delle norme e dei regolamenti che disciplinano la loro attività e il territorio in cui operano.

Una politica di conservazione dei dati ben strutturata dovrebbe includere:

• Finalità. Una politica di conservazione dei dati inizia con l’identificazione della finalità per cui viene adottata. Tra gli esempi si possono citare il rispetto dei requisiti normativi o delle linee guida relative alla gestione dell’archiviazione dei dati dell’organizzazione, nell’ambito dei propri obiettivi di punto di ripristino (RPO).
• Utenti e sedi. È buona prassi identificare gli utenti e le aree geografiche che saranno interessate dalla politica di conservazione dei dati. Mantenere i dati vicini alla fonte, ad esempio nel cloud per i carichi di lavoro cloud o in locale per quelli on-premise, può accelerare il Recovery quando sarà necessario.
• Ambito di applicazione. Successivamente, definire l’ambito di applicazione della politica di conservazione e individuare le leggi, i regolamenti e gli standard o i documenti di riferimento che devono essere rispettati.
• Requisiti. L’identificazione dei requisiti costituisce il fulcro di qualsiasi politica di conservazione. I requisiti definiscono la durata della conservazione dei dati, le misure di protezione e le modalità di gestione dei dati al termine del periodo di conservazione. Anche le regole relative alla distruzione dei dati, alla gestione delle violazioni della sicurezza dei dati e ai requisiti normativi fanno parte di una politica di conservazione adeguata.
• Verifiche. Le aziende dovrebbero effettuare verifiche periodiche delle proprie politiche di conservazione dei dati per assicurarsi che siano ancora aggiornate e conformi alle norme e ai regolamenti vigenti, nonché agli obiettivi di punto di ripristino (RPO) aziendali.

Perché è importante una politica di conservazione dei dati?

I dati sono il cuore di qualsiasi attività aziendale: che si tratti di fatture cartacee o, come avviene oggi più comunemente, di informazioni digitali, sono tutti elementi fondamentali per il funzionamento di un’organizzazione, dalla gestione delle scorte ai dati dei clienti. Le aziende dovrebbero identificare e acquisire questi dati fondamentali per garantire il regolare svolgimento delle attività quotidiane e, in caso di normative vigenti, per garantire la conformità.

Una solida politica di conservazione dei dati protegge le imprese dalle perdite finanziarie, dalle sanzioni civili e penali derivanti dalla perdita dei dati dei clienti e dal mancato rispetto delle normative vigenti. Esempi di pesanti sanzioni finanziarie sono all’ordine del giorno nelle notizie economiche.

Conquistare e mantenere la fiducia dei clienti è fondamentale per la crescita aziendale. I clienti si aspettano ormai che i propri dati, in particolare le informazioni di identificazione personale (PII), siano protetti e rimangano riservati. Quando si tratta dei dati dei clienti, la tolleranza nei confronti delle negligenze è ormai quasi nulla.

La crescita aziendale richiede quella prevedibilità e quella fiducia che derivano da solide politiche di conservazione dei dati e dal rispetto delle normative. Le aziende possono espandersi in nuove regioni con la certezza di non trovarsi di fronte a normative poco chiare o sconosciute.

I ransomware e gli attacchi informatici sono sempre più diffusi ed è fondamentale proteggere i dati aziendali da tali attacchi. L’adozione di una politica che preveda la conservazione dei dati per un periodo prestabilito può contribuire a impedire che un ransomware paralizzi un’azienda. Poiché questi attacchi diventano sempre più sofisticati e rimangono latenti per lunghi periodi di tempo, è importanteincludere le linee guida sulla conservazione dei dati in caso di attacchi ransomwarenella politica di conservazione.

Vantaggi di una politica di conservazione dei dati

I dati digitali e le applicazioni sono i motori della crescita aziendale. L’adozione di una politica di conservazione dei dati è fondamentale per le aziende e offre protezione contro le conseguenze potenzialmente dannose di una gestione negligente delle informazioni sensibili.

L’adozione e l’applicazione di una politica sulla protezione dei dati aiutano le imprese in molti modi:

• Conformità normativa. Le politiche di conservazione dei dati mirano a soddisfare i requisiti normativi relativi alle operazioni aziendali, a evitare potenziali sanzioni e a utilizzare i dati a supporto di verifiche o per difendersi da azioni legali. Il rispetto degli standard di conformità può inoltre garantire la fiducia dei clienti riguardo al trattamento dei propri dati personali, in quanto offre loro una ragionevole garanzia che le loro informazioni siano al sicuro e non vengano conservate oltre il tempo necessario.
• Efficienza operativa. Senza politiche di conservazione dei dati, le aziende finiranno per sprecare tempo prezioso occupandosi di questioni relative alla conservazione dei dati. Disporre di una politica solida e di un processo di gestione dei documenti elimina le incertezze dal processo e fornisce a tutti indicazioni chiare su come gestire le informazioni sensibili.
• Risparmio sui costi. Questa politica consente alle aziende di far risparmiare tempo ai propri dipendenti, eliminando le lunghe ricerche di documenti sepolti sotto montagne di informazioni obsolete e a cui si accede raramente. Le politiche di conservazione riducono inoltre la capacità di archiviazione necessaria a un’organizzazione, abbassando così i costi IT.
• Cultura della sicurezza. La prima linea di difesa contro la perdita o il furto di dati è costituita dai dipendenti dell’azienda. Le politiche di protezione dei dati aumentano la consapevolezza dei dipendenti in materia di sicurezza e il rispetto della privacy dei dati. Entrambi questi aspetti contribuiscono a creare un ambiente di lavoro più sicuro e a garantire una maggiore protezione dei dati.

Casi d’uso comuni delle politiche di conservazione

Le organizzazioni di ogni dimensione hanno bisogno di protezione contro le minacce rappresentate dal ransomware. Una corretta protezione dei dati consente ai clienti di implementare soluzioni in contesti di utilizzo quotidiano:

• Migliorare il processo decisionale. Le politiche di conservazione dei dati consentono alle organizzazioni di disporre di un’unica versione attendibile dei dati, facilitando l’analisi rapida delle informazioni e il processo decisionale in merito alle questioni che si presentano.
• Conformità normativa. Le aziende possono avvalersi delle politiche di conservazione dei dati per rispondere alle verifiche e dimostrare la conformità alle normative in materia di dati attraverso un’adeguata documentazione e rendicontazione.
• Crescita dei ricavi. Le politiche di conservazione dei dati offrono alle aziende una maggiore visibilità sulle modalità per ridurre le spese, creare nuovi flussi di ricavi e monetizzare i dati, ove opportuno.

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