Politica di conservazione dei dati

Definizione

La politica di conservazione dei dati di un’organizzazione è un insieme di regole che descrivono i tipi di dati che saranno conservati dall’entità e per quanto tempo. Le politiche di conservazione definiscono inoltre le modalità di gestione dei dati al termine del periodo di conservazione, quando le aziende valutano opzioni che vanno dal non intraprendere alcuna azione alla distruzione o all’archiviazione dei dati.

Le politiche di conservazione dei dati vengono adottate per raggiungere e mantenere la conformità ai requisiti normativi pertinenti. Ad esempio, se un’organizzazione opera in un settore regolamentato in cui i dati devono essere conservati per sette anni, la politica di conservazione aziendale deve specificare e far rispettare il periodo di conservazione previsto di sette anni.

Un esempio di articolo di una politica di conservazione potrebbe essere: «conservare il backup giornaliero per sette giorni di calendario».

Che cos’è una politica di conservazione dei dati?

Oltre alla descrizione di cui sopra, le organizzazioni devono attenersi agli standard internazionali, regionali e di settore che regolano le aree in cui un’impresa ha clienti o svolge la propria attività. Oltre all’obbligo di conservare i dati per un determinato periodo di tempo, la localizzazione dei dati è diventata estremamente importante ed è ormai un elemento fisso nelle politiche di conservazione dei dati. Ad esempio, le norme del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) dell’Unione Europea richiedono che i dati dei cittadini dell’UE siano conservati all’interno dei confini dell’UE.

Inoltre, alcuni settori prevedono requisiti di conservazione specifici. Le aziende tendono ad adottare politiche di conservazione dei dati che vanno oltre i requisiti normativi vigenti. Ciò è particolarmente vero nei settori regolamentati, come quello sanitario e dei servizi finanziari. Ad esempio, per le aziende che operano nel settore sanitario, uno dei requisiti normativi specifici è l’Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA), che disciplina i dati sanitari; esistono requisiti relativi alla durata di conservazione della documentazione HIPAA, mentre i singoli Stati regolano i requisiti di conservazione delle cartelle cliniche.(1) Inoltre, le aziende che operano negli Stati Uniti devono adottare politiche di conservazione dei dati conformi al Sarbanes-Oxley Act (SOX).

Un aspetto essenziale delle politiche di conservazione dei dati è quello di mantenere libero lo storage primario, più costoso, per i dati a cui si accede frequentemente. A tal fine, le imprese definiscono e applicano politiche che trasferiscono i dati, al termine del loro periodo di conservazione, verso uno storage secondario o terziario più economico. Questi livelli di storage potrebbero essere lo storage su disco in loco, meno costoso, il nastro o persino lo storage cloud. I livelli di archiviazione più comuni per le copie secondarie e terziarie sono rappresentati dall’archiviazione cloud. L’archiviazione cloud offre inoltre ai clienti diversi livelli di archiviazione a seconda dei requisiti di conservazione dei dati. L’archiviazione cloud può essere classificata come “hot”, “cold” o “di archivio” per offrire ai clienti diverse strutture di costo per le loro politiche di conservazione dei dati.

Cosa dovrebbe essere incluso in una politica di conservazione dei dati?

Come osservato in precedenza, una politica di conservazione aiuta le aziende a gestire i dati importanti in conformità con le norme e i regolamenti che disciplinano la loro attività e il territorio in cui operano.

Una solida politica di conservazione dei dati dovrebbe includere:

• Finalità. Una politica di conservazione inizia con l’identificazione dello scopo per cui viene adottata. Tra gli esempi si possono citare il rispetto dei requisiti normativi o delle linee guida sulla gestione dell’archiviazione dei dati per l’organizzazione, nell’ambito dei propri obiettivi di punto di ripristino (RPO).
• Utenti e sedi. Una buona pratica consiste nell’identificare gli utenti e le aree geografiche che saranno coperte dalla politica di conservazione. Mantenere i dati vicini alla fonte, ad esempio nel cloud per i carichi di lavoro cloud o in loco per quelli locali, può accelerare il Recovery quando sarà necessario.
• Ambito di applicazione. Successivamente, occorre definire l’ambito di applicazione della politica di conservazione e individuare le leggi, i regolamenti, gli standard o i documenti di riferimento che devono essere rispettati.
• Requisiti. L’identificazione dei requisiti è il fulcro di qualsiasi politica di conservazione. I requisiti definiscono la durata della conservazione dei dati, la loro protezione e, infine, le modalità di gestione al termine del periodo di conservazione. Anche le regole relative alla distruzione dei dati, alla gestione delle violazioni dei dati e ai requisiti normativi fanno parte di una politica di conservazione adeguata.
• Verifiche. Le aziende dovrebbero effettuare verifiche periodiche delle proprie politiche di conservazione dei dati per assicurarsi che siano ancora aggiornate e rientrino nei limiti delle norme e dei regolamenti vigenti, nonché negli obiettivi del piano di Recovery aziendale.

Perché una politica di conservazione è importante?

I dati sono il fulcro di qualsiasi attività commerciale: che si tratti di fatture cartacee o delle informazioni digitali oggi più diffuse, alimentano il funzionamento di un’organizzazione, dall’inventario ai dati dei clienti. Le aziende dovrebbero identificare e acquisire questi dati critici per garantire il funzionamento quotidiano dell’attività e, in caso di normative, per garantire la conformità.

Una solida politica di conservazione protegge le imprese da perdite finanziarie, sanzioni civili e penali derivanti dalla perdita dei dati dei clienti e dal mancato rispetto delle normative vigenti. Esempi di pesanti sanzioni finanziarie sono all’ordine del giorno nelle notizie economiche.

Conquistare e mantenere la fiducia dei clienti è fondamentale per la crescita aziendale. I clienti ormai si aspettano che i propri dati, in particolare le informazioni di identificazione personale (PII), siano protetti e rimangano riservati. Non c’è più alcuna tolleranza per la negligenza quando si tratta dei dati dei clienti.

La crescita aziendale richiede prevedibilità e fiducia, che derivano da solide politiche di conservazione dei dati e dalla conformità normativa. Le aziende possono espandersi in nuove regioni con la certezza di non essere colte di sorpresa da normative oscure o sconosciute.

Il ransomware e gli attacchi informatici sono sempre più diffusi e proteggere i dati aziendali dagli attacchi è fondamentale. Disporre di una politica che preveda la conservazione dei dati per un periodo predefinito può aiutare a impedire che il ransomware paralizzi un’azienda. Poiché questi attacchi diventano sempre più sofisticati e rimangono latenti per lunghi periodi di tempo, è importante includere nella politica di conservazione linee guida specifiche relative al ransomware.

Vantaggi di una politica di conservazione

I dati digitali e le applicazioni sono i motori della crescita aziendale. L’adozione di una politica di conservazione è fondamentale per le aziende e protegge dall’impatto potenzialmente dannoso di una gestione approssimativa delle informazioni sensibili.

L’adozione e l’applicazione di una politica di protezione dei dati aiutano le imprese in molti modi:

• Conformità normativa. Le politiche di conservazione dei dati mirano a soddisfare i requisiti normativi relativi alle operazioni aziendali, a evitare potenziali sanzioni e a utilizzare i dati a supporto di audit o per difendersi da azioni legali. Il rispetto degli standard di conformità può inoltre garantire la fiducia dei clienti riguardo ai propri dati personali, poiché fornisce loro una ragionevole garanzia che le loro informazioni siano al sicuro e non vengano conservate oltre il necessario.
• Efficienza operativa. Senza politiche di conservazione dei dati, le aziende si ritroverebbero a sprecare tempo prezioso in questioni legate alla conservazione dei dati. Disporre di una politica solida e di un processo di gestione dei documenti elimina l’incertezza dal processo e fornisce a tutti indicazioni chiare su come gestire le informazioni sensibili.
• Risparmio sui costi. La politica fa risparmiare alle aziende il tempo prezioso dei propri dipendenti, eliminando le lunghe ricerche di documenti sepolti in pile di informazioni obsolete e a cui si accede raramente. Le politiche di conservazione riducono inoltre la capacità di archiviazione necessaria a un’organizzazione, abbassando così i costi IT.
• Cultura della sicurezza. La prima linea di difesa contro la perdita o il furto di dati è costituita dai dipendenti dell’azienda. Le politiche di protezione dei dati aumentano la consapevolezza dei dipendenti in materia di sicurezza e il rispetto per la privacy dei dati. Entrambi questi aspetti contribuiscono a creare un ambiente di lavoro più sicuro e a garantire una maggiore protezione dei dati.

Casi d’uso comuni delle politiche di conservazione

Le organizzazioni di tutte le dimensioni necessitano di protezione contro le minacce del ransomware. Una corretta protezione dei dati consente ai clienti di implementare soluzioni in casi d’uso quotidiani:

• Miglioramento del processo decisionale. Le politiche di conservazione dei dati consentono alle organizzazioni di disporre di un’unica versione attendibile dei dati, facilitando l’analisi rapida delle informazioni e il processo decisionale in merito alle questioni che si presentano.
• Conformità normativa. Le aziende possono utilizzare le politiche di conservazione dei dati per rispondere agli audit e dimostrare la conformità alle normative sui dati attraverso una documentazione e una rendicontazione adeguate.
• Crescita del fatturato. Le politiche di conservazione dei dati offrono alle aziende una maggiore visibilità sui modi per ridurre le spese, creare nuovi flussi di entrate e monetizzare i dati ove opportuno.

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Sì, Commvault supporta le politiche di conservazione dei dati. Il portafoglio di soluzioni include: VM & Kubernetes Backup, Database Backup, File & Object Backup, Microsoft 365 Backup, Salesforce Backup e Backup degli endpoint, che consentono agli utenti di conservare i propri dati e impostare politiche di conservazione in base alle proprie esigenze. Semplici procedure guidate di configurazione vi aiuteranno a impostare la vostra politica di conservazione, mantenendo i vostri dati al sicuro e recuperabili.