Política de conservación de datos

Definición

An organization’s data retention policy is a set of rules that describe the types of data that will be retained by the entity and for how long. Retention policies also address how the data is handled at the end of the retention period when companies explore options ranging from doing nothing to destroying the data or archiving it.

Data retention policies are adopted to achieve and maintain compliance with relevant regulatory requirements. For example, if an organization takes part in a regulated industry where data must be preserved for seven years, the company retention policy must specify and enforce the specified seven-year retention period.

An example of a retention policy article would be “retain daily backup for seven calendar days.”

¿qué es una política de conservación de datos?

In addition to the above description, organizations must cumplir las normas internacionales, regionales y sectoriales that govern areas where an enterprise has customers or does business. Besides the imperative to retain data for a specified length of time, data location has become extremely important and is now a permanent fixture in data retention policies. For example, the European Union’s General Data Protection Regulation (GDPR) rules require that EU citizens’ data be stored within the EU borders.

In addition, some industries also come with retention requirements. Companies tend to adopt data retention policies that exceed prevailing regulatory requirements. That is especially true in regulated industries such as healthcare and financial services. For example, companies that do business in the healthcare sector, one of the unique regulatory requirements is the Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Sanitario (HIPAA), which governs healthcare data, and there are requirements around how long HIPAA documentation must be retained, while states govern medical record retention requirements.(1) Also, companies that operate in the United States must adopt Sarbanes-Oxley Act (SOX) .

An essential aspect of data retention policies is to keep the more expensive primary storage free for frequently accessed data. To that end, enterprises set and enforce policies that move data at the end of their retention period to cheaper secondary or tertiary storage. These storage tiers could be less expensive on-premises disk storage, tape or even cloud storage. The most common storage tiers for secondary and tertiary copies are cloud storage. Almacenamiento cloud also offers customers different tiers or levels of storage depending on the data retention requirements. Almacenamiento cloud could be considered hot, cold or archive to offer customers different cost structures for their data retention policies.

¿Qué debe incluirse en una política de retención de datos?

Como se ha señalado anteriormente, una política de retención ayuda a las empresas a gestionar los datos importantes de acuerdo con las normas y reglamentos que rigen su actividad y la jurisdicción en la que operan.

Una política de retención de datos sólida incluiría:

• Purpose. A retention policy starts by identifying the purpose of adopting it. Examples may include meeting regulatory requirements or data storage management guidelines for the organization as part of their recovery point objectives.
• Usuarios y ubicaciones. Una buena práctica consiste en identificar a los usuarios y las regiones geográficas a las que se aplicará la política de retención. Mantener los datos cerca de la fuente —por ejemplo, en la nube para las cargas de trabajo en la nube, o en las propias instalaciones para las cargas de trabajo locales— puede acelerar la Recovery cuando sea necesario.
• Scope. Next, define the scope of the retention policy and determine the laws, regulations and reference standards or documents that need to be respected.
• Requisitos. La identificación de los requisitos constituye el núcleo de cualquier política de conservación de datos. Los requisitos definen el periodo de conservación de los datos, su protección y, posteriormente, cómo gestionarlos al finalizar dicho periodo. Las normas relativas a la destrucción de datos, la gestión de las violaciones de seguridad y los requisitos normativos también forman parte de una política de conservación de datos adecuada.
• Auditorías. Las empresas deben realizar auditorías periódicas de sus políticas de conservación de datos para garantizar que siguen estando actualizadas y que se ajustan a la normativa vigente, así como a los objetivos de punto de recuperación del negocio.

¿Por qué es importante una política de retención?

Data is the core of any business, whether that is paper invoices, or today’s more common digital information, it all fuels the work of an organization, from inventory to customer records. Companies should identify and capture this critical data to keep the day-to-day business operational and, in the case of regulations, to stay compliant.

A robust retention policy protects enterprises from financial losses, civil and criminal penalties that follow customers’ data loss, and failure to follow prevailing regulations. Examples of heavy financial penalties are a common occurrence on the business news.

Gaining and keeping customers’ confidence is vital for business growth. Customers have come to expect that their data, especially personally identifiable information (PII) is protected and remains private. There is little to no tolerance left for negligence when it comes to customers’ data.

Business growth requires predictability and confidence that comes from robust data retention policies and regulatory compliance. Businesses can expand into new regions knowing that they will not be surprised by obscure or unknows regulations.

Ransomware or cyber-attacks are increasingly more common and protecting the business data from attack is critical. With a policy in place to keep data for a predefined period, it can help prevent ransomware from crippling a business. As these attacks become more advanced and remain dormant from extended periods of time, it is important to incluir directrices de conservación específicas para el ransomware in the retention policy.

Ventajas de una política de retención

Los datos y las aplicaciones digitales son los motores del crecimiento empresarial. La adopción de una política de retención es vital para las empresas y protege contra el impacto potencialmente perjudicial de un manejo descuidado de la información confidencial.

La adopción y el cumplimiento de una política de protección de datos ayudan a las empresas de muchas maneras:

• Cumplimiento de la normativa. Las políticas de conservación de datos tienen por objeto cumplir los requisitos normativos aplicables a las operaciones empresariales, evitar posibles sanciones y utilizar los datos para respaldar auditorías o defenderse ante reclamaciones legales. El cumplimiento de las normas también puede garantizar que los clientes respeten la protección de sus datos personales, ya que les ofrece una garantía razonable de que su información está segura y no se conservará más tiempo del necesario.
• Eficiencia operativa. Sin políticas de conservación de datos, las empresas se verán obligadas a dedicar un tiempo valioso a cuestiones relacionadas con la conservación de datos. Contar con una política sólida y un proceso de gestión de documentos elimina la incertidumbre del proceso y ofrece a todos unas directrices claras sobre cómo gestionar la información confidencial.
• Cost savings. The policy saves companies valuable employees times by eliminating long searches for documents buried in piles of old and rarely accessed information. Retention policies also reduce the storage capacity an organization needs, thus lowering IT costs.
• Security culture. The first line of defense against data loss or theft is the company employees. Data protection policies raise employees’ security awareness and respect for data privacy. Both contribute to a more secure work environment and better-protected data.

Casos de uso habituales de las políticas de retención

Las organizaciones de todos los tamaños necesitan protección frente a las amenazas de ransomware. Una protección adecuada de los datos permite a los clientes implementar soluciones en casos de uso cotidianos:

• Mejorar la toma de decisiones. Las políticas de conservación de datos permiten a las organizaciones disponer de una única versión fidedigna de los datos, lo que facilita el análisis rápido de la información y la toma de decisiones sobre los problemas que surjan.
• Cumplimiento de la normativa. Las empresas pueden recurrir a las políticas de conservación de datos para responder a las auditorías y demostrar el cumplimiento de la normativa en materia de datos mediante una documentación y unos informes adecuados.
• Crecimiento de los ingresos. Las políticas de conservación de datos ofrecen a las empresas una mayor visibilidad sobre las formas de reducir gastos, crear nuevas fuentes de ingresos y monetizar los datos cuando sea oportuno.

¿Es compatible Commvault con su política de retención?

Yes! Commvault supports data retention policies. The portfolio of solutions includes: VM & Kubernetes Backup, Backup de base de datos, File & Object Backup, Backup de Microsoft 365, Backup de Salesforce, and Enpoint Backup allow users to retain their data and set retention policies according to their requirements. Simple configuration wizards will help you set your retention policy while keeping your data safe and recoverable.