Política de retenção de dados

Definição

An organization’s data retention policy is a set of rules that describe the types of data that will be retained by the entity and for how long. Retention policies also address how the data is handled at the end of the retention period when companies explore options ranging from doing nothing to destroying the data or archiving it.

Data retention policies are adopted to achieve and maintain compliance with relevant regulatory requirements. For example, if an organization takes part in a regulated industry where data must be preserved for seven years, the company retention policy must specify and enforce the specified seven-year retention period.

An example of a retention policy article would be “retain daily backup for seven calendar days.”

O que é uma política de retenção de dados?

In addition to the above description, organizations must aderir aos padrões internacionais, regionais e setoriais that govern areas where an enterprise has customers or does business. Besides the imperative to retain data for a specified length of time, data location has become extremely important and is now a permanent fixture in data retention policies. For example, the European Union’s General Data Protection Regulation (GDPR) rules require that EU citizens’ data be stored within the EU borders.

In addition, some industries also come with retention requirements. Companies tend to adopt data retention policies that exceed prevailing regulatory requirements. That is especially true in regulated industries such as healthcare and financial services. For example, companies that do business in the healthcare sector, one of the unique regulatory requirements is the Lei, which governs healthcare data, and there are requirements around how long HIPAA documentation must be retained, while states govern medical record retention requirements.(1) Also, companies that operate in the United States must adopt Sarbanes-Oxley Act (SOX) a Lei Sarbanes-Oxley (SOX)

An essential aspect of data retention policies is to keep the more expensive primary storage free for frequently accessed data. To that end, enterprises set and enforce policies that move data at the end of their retention period to cheaper secondary or tertiary storage. These storage tiers could be less expensive on-premises disk storage, tape or even cloud storage. The most common storage tiers for secondary and tertiary copies are cloud storage. Armazenamento cloud also offers customers different tiers or levels of storage depending on the data retention requirements. Armazenamento cloud could be considered hot, cold or archive to offer customers different cost structures for their data retention policies.

também oferece aos clientes diferentes níveis de armazenamento, dependendo dos requisitos de retenção de dados. O armazenamento em nuvem pode ser classificado como “quente”, “frio” ou “arquivado”, a fim de oferecer aos clientes diferentes estruturas de custo para suas políticas de retenção de dados.

O que deve ser incluído em uma política de retenção de dados?

Conforme observado anteriormente, uma política de retenção ajuda as empresas a gerenciar dados importantes de acordo com as regras e regulamentações que regem seus negócios e a região onde operam.

• Purpose. A retention policy starts by identifying the purpose of adopting it. Examples may include meeting regulatory requirements or data storage management guidelines for the organization as part of their recovery point objectives.
• Usuários e locais. Uma boa prática é identificar os usuários e as regiões geográficas que serão abrangidas pela política de retenção. Manter os dados próximos à fonte — seja na nuvem, para cargas de trabalho na nuvem, ou no local, para cargas de trabalho locais — pode acelerar a Recovery quando for necessário.
• Scope. Next, define the scope of the retention policy and determine the laws, regulations and reference standards or documents that need to be respected.
• Requisitos. A identificação dos requisitos é o cerne de qualquer política de retenção. Os requisitos definem o período de retenção dos dados, sua proteção e, posteriormente, como lidar com eles ao final do prazo de retenção. Regras para a destruição de dados, o tratamento de violações de dados e os requisitos regulatórios também fazem parte de uma política de retenção aceitável.
• Auditorias. As empresas devem adotar auditorias de rotina em suas políticas de retenção de dados para garantir que elas continuem atualizadas e estejam em conformidade com as normas e regulamentações vigentes, bem como com os objetivos de ponto de recuperação de negócios.

. As empresas devem adotar auditorias de rotina em suas políticas de retenção de dados para garantir que elas ainda estejam atualizadas e dentro dos limites das regras e regulamentações vigentes, bem como dos objetivos de ponto de recuperação de negócios.

Data is the core of any business, whether that is paper invoices, or today’s more common digital information, it all fuels the work of an organization, from inventory to customer records. Companies should identify and capture this critical data to keep the day-to-day business operational and, in the case of regulations, to stay compliant.

A robust retention policy protects enterprises from financial losses, civil and criminal penalties that follow customers’ data loss, and failure to follow prevailing regulations. Examples of heavy financial penalties are a common occurrence on the business news.

Gaining and keeping customers’ confidence is vital for business growth. Customers have come to expect that their data, especially personally identifiable information (PII) is protected and remains private. There is little to no tolerance left for negligence when it comes to customers’ data.

Business growth requires predictability and confidence that comes from robust data retention policies and regulatory compliance. Businesses can expand into new regions knowing that they will not be surprised by obscure or unknows regulations.

Ransomware or cyber-attacks are increasingly more common and protecting the business data from attack is critical. With a policy in place to keep data for a predefined period, it can help prevent ransomware from crippling a business. As these attacks become more advanced and remain dormant from extended periods of time, it is important to incluir diretrizes de retenção específicas para ransomware in the retention policy.

Benefícios de uma política de retenção

Dados digitais e aplicativos são os motores do crescimento empresarial. A adoção de uma política de retenção é vital para as empresas e protege contra o impacto potencialmente prejudicial do manuseio descuidado de informações confidenciais.

A adoção e a aplicação de uma política de proteção de dados ajudam as empresas de várias maneiras:

• Conformidade regulatória. As políticas de retenção de dados visam atender aos requisitos regulatórios para as operações comerciais, evitar possíveis penalidades e utilizar os dados para apoiar auditorias ou defender-se contra ações judiciais. O cumprimento das normas de conformidade também pode garantir que os clientes respeitem seus dados pessoais, pois lhes proporciona uma garantia razoável de que suas informações estão seguras e não serão mantidas além do necessário.
• Eficiência operacional. Sem políticas de retenção de dados, as empresas acabam perdendo tempo valioso com questões relacionadas à retenção de dados. Contar com uma política robusta e um processo de gestão de documentos elimina as incertezas do processo e oferece a todos orientações claras sobre como lidar com informações confidenciais.
• Cost savings. The policy saves companies valuable employees times by eliminating long searches for documents buried in piles of old and rarely accessed information. Retention policies also reduce the storage capacity an organization needs, thus lowering IT costs.
• Security culture. The first line of defense against data loss or theft is the company employees. Data protection policies raise employees’ security awareness and respect for data privacy. Both contribute to a more secure work environment and better-protected data.

Casos de uso comuns para políticas de retenção

Organizações de todos os tamanhos precisam de proteção contra ameaças de ransomware. A proteção adequada de dados permite que os clientes implementem soluções em casos de uso cotidianos:

• Melhorar a tomada de decisões. As políticas de retenção de dados permitem que as organizações tenham uma única fonte de verdade, facilitando a análise rápida das informações e a tomada de decisões sobre questões que surjam.
• Conformidade regulatória. As empresas podem utilizar políticas de retenção de dados para responder a auditorias e demonstrar conformidade com as regulamentações sobre dados por meio de documentação e relatórios adequados.
• Crescimento da receita. As políticas de retenção de dados proporcionam às empresas maior visibilidade sobre formas de reduzir despesas, criar novas fontes de receita e monetizar os dados, quando for o caso.

A Commvault oferece suporte à sua política de retenção?

Yes! Commvault supports data retention policies. The portfolio of solutions includes: VM & Kubernetes Backup, Backup do Banco de Dados, File & Object Backup, Backup do Microsoft 365, Backup do Salesforce, and Backup de terminais allow users to retain their data and set retention policies according to their requirements. Simple configuration wizards will help you set your retention policy while keeping your data safe and recoverable.