Deja de discutir sobre la facilidad de uso. Empieza a medirla.

Puntos clave

• Sustituir las afirmaciones subjetivas sobre la «facilidad de uso» por un ratio de protección de datos cuantificable: la capacidad protegida dividida por el número de administradores a tiempo completo.
• Medir la capacidad protegida por ETC ofrece una visión más significativa de la eficiencia operativa que las métricas tradicionales, como los trabajos de copia de seguridad por administrador.
• El índice de protección de datos debe utilizarse como referencia antes de una migración de plataforma y volver a medirse después para validar las mejoras operativas.
• Factores como los entornos multinube, los requisitos de Recovery tras ciberataques y las obligaciones de cumplimiento normativo pueden influir en el índice, por lo que debe evaluarse en el contexto de cada entorno.
• Las organizaciones deberían pedir a los proveedores que se comprometan a alcanzar resultados operativos cuantificables, en lugar de basarse en afirmaciones cualitativas sobre la simplicidad.

Todas las evaluaciones de proveedores en las que he participado acaban llegando al mismo punto muerto. Unos afirman que su plataforma es fácil de gestionar. Otros sostienen que la suya es aún más sencilla.

Nadie puede demostrar ninguna de las dos afirmaciones, por lo que la conversación deriva hacia la demostración, las llamadas de referencia o la intuición que se respira en la sala. Esa no es la forma en que se debe tomar una decisión que determinará cómo va a trabajar tu equipo durante los próximos cinco años.

He gestionado entornos de protección de datos en producción. He visto cómo los equipos se veían abrumados por herramientas fragmentadas que prometían automatización y, en cambio, solo generaban incidencias.

La «complejidad reducida» no es una sensación en la que debas confiar a ciegas. Es algo que deberías poder calcular.

La métrica que le faltaba al sector

Hemos empezado a utilizar un sencillo ratio tanto a nivel interno como con los clientes: la capacidad total protegida dividida por el número de empleados a tiempo completo necesarios para gestionarla. Lo llamamos el ratio de apalancamiento de la protección de datos.

Capacidad protegida (PB) / ETC = Ratio de apalancamiento de la protección de datos

Eso es todo. Sin preguntas de encuestas de satisfacción. Sin adjetivos. Una cifra, calculada a partir de datos de los que ya dispones.

He aquí por qué es más importante que las métricas a las que sustituye. Calcular el número de tareas de copia de seguridad por persona tenía sentido hace una década, cuando una tarea representaba una unidad discreta de esfuerzo manual. No refleja cómo funcionan hoy en día las plataformas modernas, en las que la automatización absorbe el trabajo rutinario y un solo administrador puede ser responsable de petabytes, no del recuento de tareas.

Medir las tareas por persona en un entorno automatizado no te dice nada sobre si la automatización está funcionando realmente.

Cómo se aplica en la práctica

Una aclaración antes de pasar a las cifras, ya que suele confundir a la gente. La «capacidad protegida» se refiere al tamaño total, sin comprimir ni deduplicar, de las aplicaciones que se protegen, no al disco físico en el que se almacenan.

Esa distinción es importante porque es la clave del asunto. El propio entorno de producción de Commvault protege 42,39 PB de datos de aplicaciones en 9,26 PB de disco físico, lo que supone un ahorro de espacio del 81,91 % gracias a la deduplicación y la compresión.

Esta relación no es solo una medida de cuántos petabytes puede supervisar una persona. Es una medida de cuánto trabajo realiza la arquitectura antes de que el personal entre en escena.

Teniendo esto en cuenta: Commvault gestiona su propio entorno de copias de seguridad en producción con 42,39 PB de capacidad protegida y solo dos empleados a tiempo completo (FTE). Esto supone una relación de 21,20 PB por FTE. Los valores de referencia del sector para las plataformas modernas suelen situarse entre 5 y 25 PB por FTE, dependiendo de la complejidad del entorno, por lo que esa cifra se sitúa en el extremo superior de lo que se puede alcanzar hoy en día.

Ratio de protección de datos = 42,39 PB / 2 ETC = 21,20 PB por ETC

Quiero dejar claro lo que esta cifra no refleja. No tiene en cuenta la presencia en múltiples nubes, los requisitos de Recovery tras ciberataques ni una combinación de aplicaciones con elevados requisitos de cumplimiento normativo, factores que reducirán la ratio por razones que no tienen nada que ver con la calidad de la plataforma.

Una ratio por sí sola no es un veredicto. Lo es, en cambio, una ratio medida antes y después de una migración.

Ese es el caso de uso real. Establece una referencia de tu entorno actual con tus herramientas actuales. Fija una ratio objetivo basada en tus previsiones de crecimiento y en la capacidad de tu equipo. A continuación, exige a tu proveedor que la cumpla una vez finalizada la implementación, no solo durante el ciclo de ventas.

Las implicaciones a nivel del consejo de administración

Si eres tú quien da el visto bueno a la migración a una nueva plataforma, no solo se te pide que confíes en que la nueva plataforma sea más fácil de gestionar. Se te pide que financies un resultado operativo específico. Un objetivo de ratio de protección de datos te ofrece una forma de incluir ese resultado en el análisis de viabilidad y verificarlo 12 meses después.

Esta es la misma disciplina que aplicamos al tiempo medio de recuperación tras una limpieza (MTCR). La capacidad de recuperación no es algo que se afirme, sino algo que se mide y se vuelve a medir hasta que la cifra refleje la realidad. La eficiencia operativa merece el mismo nivel de exigencia.

El reto

Pregunta a tu proveedor actual cuál es el ratio de apalancamiento de tu propio entorno hoy mismo. Si no pueden facilitártelo, eso te da una idea de hasta qué punto entienden lo que significa «fácil de gestionar» para tu equipo.

Y si estás evaluando una nueva plataforma, no aceptes «más fácil de usar» como respuesta. Pregunta a qué ratio se comprometen y vuelve a preguntar al cabo de un año.

Preguntas frecuentes

P: ¿Qué es el ratio de protección de datos?

R: El índice de protección de datos mide la capacidad de datos protegidos gestionada por cada administrador a tiempo completo. Ofrece una forma objetiva de evaluar la eficiencia operativa, en lugar de basarse en impresiones subjetivas sobre la facilidad de uso de la plataforma.

P: ¿Por qué es esta métrica más útil que el número de tareas de copia de seguridad por administrador?

R: Las plataformas modernas de protección de datos automatizan gran parte del trabajo rutinario que antes requería un esfuerzo manual. Como resultado, contar las tareas de copia de seguridad ya no refleja la verdadera carga de trabajo ni la eficiencia de un equipo de operaciones.

P: ¿Qué significa «capacidad protegida» en este cálculo?

R: La capacidad protegida se refiere al tamaño total, sin comprimir y sin deduplicar, de los datos de las aplicaciones que se protegen. Esta medida refleja la carga de trabajo real gestionada por la plataforma, en lugar del almacenamiento físico consumido tras la optimización.

P: ¿Un índice de aprovechamiento más alto indica siempre que la plataforma es mejor?

R: No necesariamente. La complejidad del entorno, incluidas las implementaciones multicloud, los requisitos de ciberresiliencia y las obligaciones normativas, puede reducir la relación incluso cuando la plataforma funciona bien. La métrica resulta más valiosa al comparar el mismo entorno antes y después de una migración.

P: ¿Cómo deberían las organizaciones utilizar el índice de protección de datos durante las evaluaciones de proveedores?

R: Las organizaciones deben establecer una referencia basada en su entorno actual, definir un ratio objetivo alineado con el crecimiento futuro y pedir a los proveedores que se comprometan a lograr mejoras cuantificables tras la implementación. Este enfoque desplaza el debate de las afirmaciones de marketing hacia resultados empresariales verificables.

P: ¿Cuál es el valor empresarial más amplio de esta métrica?

R: El ratio de protección de datos permite a los ejecutivos cuantificar las mejoras esperadas en la eficiencia operativa e incluirlas en el análisis de viabilidad de una inversión en una plataforma. También proporciona un punto de referencia que puede revisarse tras la implementación para confirmar que se han alcanzado los resultados prometidos.

Rajiv Kottomtharayil es director de productos de Commvault.