Smettete di discutere sulla facilità d'uso. Iniziate a misurarla.

Punti di forza

• Sostituire le affermazioni soggettive sulla "facilità d'uso" con un indicatore misurabile della protezione dei dati: capacità protetta divisa per il numero di amministratori a tempo pieno.
• La misurazione della capacità protetta per FTE offre una visione più significativa dell’efficienza operativa rispetto alle metriche tradizionali, come i processi di backup per amministratore.
• L’indice di protezione dei dati dovrebbe essere utilizzato come valore di riferimento prima della migrazione della piattaforma e misurato nuovamente in seguito per verificare i miglioramenti operativi.
• Fattori quali gli ambienti multi-cloud, i requisiti di cyber-Recovery e gli obblighi di conformità possono influenzare il rapporto; pertanto, esso dovrebbe essere valutato nel contesto di ciascun ambiente.
• Le organizzazioni dovrebbero chiedere ai fornitori di impegnarsi a garantire risultati operativi misurabili, anziché affidarsi ad affermazioni qualitative sulla semplicità.

Ogni valutazione dei fornitori a cui ho partecipato finisce per arrivare allo stesso vicolo cieco. Da un lato si sostiene che la piattaforma sia semplice da gestire. Dall’altro si afferma che la propria piattaforma sia ancora più semplice.

Nessuno è in grado di dimostrare nessuna delle due affermazioni, quindi la conversazione si sposta sulla demo, sulla chiamata di riferimento, sull’impressione istintiva che si percepisce nella stanza. Non è così che si dovrebbe prendere una decisione che determinerà come il proprio team trascorrerà i prossimi cinque anni.

Ho gestito ambienti di protezione dei dati in produzione. Ho visto team sommersi da strumenti frammentati che promettevano automazione e invece generavano solo ticket.

La “riduzione della complessità” non è una sensazione che dovreste accettare per fede. È qualcosa che dovreste essere in grado di calcolare.

La metrica che mancava al settore

Abbiamo iniziato a utilizzare internamente e con i clienti un semplice rapporto: la capacità totale protetta divisa per il numero di dipendenti a tempo pieno necessari per gestirla. Lo chiamiamo «rapporto di leva della protezione dei dati».

Capacità protetta (PB) / FTE = Rapporto di leva della protezione dei dati

Tutto qui. Nessun questionario di soddisfazione. Nessun aggettivo. Un numero, calcolato dai dati che già possedete.

Ecco perché è più importante delle metriche che sostituisce. Calcolare il numero di processi di backup per persona aveva senso un decennio fa, quando un processo rappresentava un’unità discreta di lavoro manuale. Non riflette il modo in cui operano oggi le piattaforme moderne, dove l’automazione si fa carico del lavoro di routine e un singolo amministratore può essere responsabile di petabyte, non del numero di processi.
Misurare i processi per persona in un ambiente automatizzato non dice nulla sul fatto che l’automazione funzioni effettivamente.

Come funziona nella pratica

Una precisazione prima di passare ai numeri, poiché spesso crea confusione. Per «capacità protetta» si intende la dimensione totale, non compressa e non deduplicata, delle applicazioni protette, non lo spazio fisico occupato sul disco.

Questa distinzione è importante perché è il punto centrale. L’ambiente di produzione di Commvault protegge 42,39 PB di dati applicativi su 9,26 PB di spazio fisico su disco, con un risparmio di spazio dell’81,91% grazie alla deduplicazione e alla compressione.

Il rapporto non è solo una misura di quanti petabyte una persona può gestire. È una misura di quanto l’architettura stia svolgendo il lavoro prima ancora che il numero di dipendenti entri in gioco.

Tenendo presente questo: Commvault gestisce il proprio ambiente di backup di produzione su 42,39 PB di capacità protetta con due FTE. Si tratta di un rapporto di 21,20 PB per FTE. I benchmark di settore per le piattaforme moderne si attestano in genere tra i 5 e i 25 PB per FTE, a seconda della complessità dell’ambiente, quindi tale cifra si colloca nella fascia alta di ciò che è oggi realizzabile.

Rapporto di efficienza della protezione dei dati = 42,39 PB / 2 FTE = 21,20 PB per FTE

Voglio essere chiaro su ciò che questo numero non tiene in considerazione. Non tiene conto di un’infrastruttura multi-cloud, dei requisiti di cyber-Recovery o di un mix di applicazioni con elevati requisiti di conformità, tutti fattori che abbasserebbero il rapporto per ragioni che non hanno nulla a che vedere con la qualità della piattaforma.

Un rapporto considerato isolatamente non costituisce un verdetto. Lo è invece un rapporto misurato prima e dopo una migrazione.

Questo è il caso d’uso reale. Stabilite una linea di base del vostro ambiente attuale con gli strumenti di cui disponete. Fissate un rapporto obiettivo in base alle vostre proiezioni di crescita e alla capacità del vostro team. Quindi esigete che il vostro fornitore lo rispetti una volta completata l’implementazione, non solo durante il ciclo di vendita.

Le implicazioni a livello di consiglio di amministrazione

Se siete voi a dare l’approvazione per la migrazione a una nuova piattaforma, non vi viene semplicemente chiesto di fidarvi che la nuova piattaforma sia più facile da gestire. Vi viene chiesto di finanziare un risultato operativo specifico. Un obiettivo relativo al rapporto di protezione dei dati vi offre un modo per inserire tale risultato nel business case e verificarlo 12 mesi dopo.

Si tratta della stessa disciplina che applichiamo al tempo medio di recupero pulito (MTCR). La capacità di recupero non è qualcosa che si dichiara, ma qualcosa che si misura e si rimisura finché il dato non riflette la realtà. L’efficienza operativa merita lo stesso standard.

La sfida

Chiedete al vostro attuale fornitore qual è oggi il rapporto di efficienza del vostro ambiente. Se non è in grado di fornirvelo, questo vi dice qualcosa su quanto bene comprenda cosa significhi “semplice da gestire” per il vostro team.

E se state valutando una nuova piattaforma, non accontentatevi di una risposta del tipo “più facile da usare”. Chiedete quale rapporto si impegneranno a raggiungere e chiedetelo di nuovo dopo il primo anno.

Domande frequenti

D: Che cos’è l’indice di gestione della protezione dei dati?

R: L’indice di gestione della protezione dei dati misura la quantità di capacità di dati protetti gestita da ciascun amministratore a tempo pieno. Fornisce un modo oggettivo per valutare l’efficienza operativa, anziché affidarsi a impressioni soggettive sull’usabilità della piattaforma.

D: Perché questa metrica è più utile rispetto al numero di processi di backup per amministratore?

R: Le moderne piattaforme di protezione dei dati automatizzano gran parte del lavoro di routine che in precedenza richiedeva un intervento manuale. Di conseguenza, il conteggio dei processi di backup non riflette più né il carico di lavoro effettivo né l’efficienza di un team operativo.

D: Cosa si intende per “capacità protetta” in questo calcolo?

R: Per “capacità protetta” si intende la dimensione completa, non compressa e non deduplicata, dei dati delle applicazioni protette. Questa misura riflette il carico di lavoro effettivo gestito dalla piattaforma, anziché lo spazio di archiviazione fisico occupato dopo l’ottimizzazione.

D: Un rapporto di gearing più elevato indica sempre una piattaforma migliore?

R: Non necessariamente. La complessità dell’ambiente, comprese le implementazioni multi-cloud, i requisiti di resilienza informatica e gli obblighi normativi, può ridurre il rapporto anche quando la piattaforma offre buone prestazioni. La metrica è particolarmente utile quando si confronta lo stesso ambiente prima e dopo una migrazione.

D: In che modo le organizzazioni dovrebbero utilizzare il rapporto di gearing della protezione dei dati durante la valutazione dei fornitori?

R: Le organizzazioni dovrebbero stabilire una linea di base utilizzando il proprio ambiente attuale, definire un rapporto target in linea con la crescita futura e chiedere ai fornitori di impegnarsi a ottenere miglioramenti misurabili dopo l’implementazione. Questo approccio sposta l’attenzione dalle affermazioni di marketing a risultati aziendali verificabili.

D: Qual è il valore aziendale più ampio di questa metrica?

R: Il rapporto di protezione dei dati consente ai dirigenti di quantificare i guadagni attesi in termini di efficienza operativa e di includerli nel business case relativo a un investimento in una piattaforma. Fornisce inoltre un punto di riferimento che può essere rivisto dopo l’implementazione per confermare che i risultati promessi siano stati raggiunti.

Rajiv Kottomtharayil è Chief Products Officer presso Commvault.