Devido à variedade de tamanhos e tipos de dados que muitas vezes precisam ser retidos, é preciso ser muito preciso ao elaborar as próprias políticas de retenção de dados, a fim de evitar a não conformidade, o acúmulo desnecessário de dados e o desperdício de recursos de TI.
Políticas eficazes e eficientes de retenção de dados baseiam-se nas seguintes práticas recomendadas, ao mesmo tempo em que utilizam as ferramentas adequadas de backup de dados.
Considerações preliminares sobre a política de retenção de dados
Ao elaborar políticas de retenção de dados, leve em consideração:
Conformidade – Determinar quais dados estão sujeitos às normas de conformidade é fundamental e requer uma análise minuciosa de todas as leis aplicáveis. Além disso, as organizações geralmente possuem suas próprias normas internas de conformidade para fins de auditoria.
Quais dados devem ser mantidos – Quais tipos de dados não exigidos por lei você deve manter internamente para seus próprios fins? Isso pode variar desde arquivos básicos, como documentos e e-mails, até registros em bancos de dados.
Etapas básicas para a criação de uma política de retenção de dados
Cada organização é diferente e terá suas próprias necessidades, que devem ser levadas em conta ao implementar novas políticas de retenção de dados. Dito isso, o que se segue pode ser considerado um esboço básico para a elaboração da política:
- Defina os tipos de dados que serão retidos (veja acima)
- Categorize e organize os dados por ciclo de vida
- Determine quantas versões devem ser armazenadas
- Identifique a frequência necessária para os backups de dados
- Defina uma política de ciclo de vida para cada conjunto de dados
- Remova os arquivos desnecessários
- Inspecionar e aplicar a política de retenção de backups e avaliar os resultados
Melhores práticas para políticas de retenção de dados
Seguir as melhores práticas de retenção de dados pode trazer benefícios em todos os aspectos, desde a confiabilidade na conformidade até a redução de custos. Algumas das melhores práticas gerais incluem:
- Esteja ciente de como as regulamentações do setor podem afetar as políticas de retenção
- Analise os cenários de recuperação e restauração de dados (como o Objetivo de Tempo de Recuperação e o Objetivo de Ponto de Recuperação)
- Certifique-se de que os backups incrementais permaneçam em um tamanho gerenciável
- Mantenha a última cópia de backup facilmente acessível
- Leve em consideração os custos do armazenamento em nuvem a longo prazo
- Programe backups automáticos para os horários em que a disponibilidade de largura de banda estiver no pico
Simplifique a conformidade e o gerenciamento das políticas de retenção de dados com o Clumio
As melhores práticas em políticas de retenção de dados e um planejamento adequado têm seus limites — as ferramentas que você utiliza para Backup and Recovery de dados são igualmente importantes. O Clumio é uma solução segura e nativa da nuvem do tipo “Backup como serviço” que oferece Backup and Recovery automáticos de dados, ao mesmo tempo em que proporciona clareza sobre as políticas de retenção de dados da sua organização e diversos recursos inovadores que garantem um gerenciamento de conformidade simplificado e otimizado.
Visibilidade clara das políticas e fácil gerenciamento
A interface de usuário intuitiva do Clumio inclui um painel que exibe uma visão única de todos os ativos e recursos. As contas da Amazon Web Services (AWS) são automaticamente identificadas e indexadas, e políticas uniformes podem ser aplicadas aos novos ativos à medida que são adicionados. Alertas instantâneos são enviados sempre que a conformidade estiver em risco.
Proteção de dados sem concessões
A retenção de dados também deve incluir segurança de alto nível para as cópias de backup. O Clumio cria backups instantâneos dos dados e os armazena em um ambiente criptografado e isolado fisicamente, fora da conta principal, para proteger as cópias contra ameaças como ransomware, garantindo que você sempre tenha uma cópia de backup válida à disposição.
