Due to the varying sizes and types of data that often need to be retained, you should be very precise when creating the data retention policies themselves to avoid non-compliance, data clutter, and the wasting of IT resources.
Políticas eficazes e eficientes de retenção de dados baseiam-se nas seguintes práticas recomendadas, ao mesmo tempo em que utilizam as ferramentas adequadas de backup de dados.
Considerações preliminares sobre a política de retenção de dados
Ao elaborar políticas de retenção de dados, leve em consideração:
Compliance – Determining what data is subject to compliance regulations is paramount and requires a thorough examination of any applicable laws. Organizations also typically have their own internal compliance regulations for audits as well.
What data to retain – Which types of non-mandated data should you retain internally for your own purposes? This can range from basic files like documents and emails to database records.
Etapas básicas para a criação de uma política de retenção de dados
Cada organização é diferente e terá suas próprias necessidades, que devem ser levadas em conta ao implementar novas políticas de retenção de dados. Dito isso, o que se segue pode ser considerado um esboço básico para a elaboração da política:
- Defina os tipos de dados que serão retidos (veja acima)
- Categorize e organize os dados por ciclo de vida
- Determine quantas versões devem ser armazenadas
- Identificar a frequência necessária para os backups de dados
- Definir uma política de ciclo de vida para cada conjunto de dados
- Remova os arquivos desnecessários
- Inspecionar e aplicar a política de retenção de backups e avaliar os resultados
Melhores práticas para políticas de retenção de dados
Seguir as melhores práticas de retenção de dados pode trazer benefícios em todos os aspectos, desde a confiabilidade na conformidade até a redução de custos. Algumas das melhores práticas gerais incluem:
- Esteja ciente de como as regulamentações do setor podem afetar as políticas de retenção
- Review data recovery and restoration scenarios (like Recovery Time Objective and Recovery Point Objective)
- Ensure incremental backups remain at a manageable size
- Mantenha a última cópia de backup facilmente acessível
- Leve em consideração os custos do armazenamento em nuvem a longo prazo
- Programe backups automáticos para quando a disponibilidade de largura de banda estiver no pico
Simplifique a conformidade e o gerenciamento das políticas de retenção de dados com o Clumio
Política de retenção de dados best practices and proper planning will only get you so far—the tools you use for data backup and recovery are equally important. Clumio is a secure, cloud-native, backup-as-a-service solution that delivers automatic data backup and protection while providing clarity into your organization’s data retention policies and several innovative features that ensure simplified, streamlined compliance management.
Visibilidade clara das políticas e fácil gerenciamento
Clumio’s intuitive user interface includes a dashboard that displays a single view of all assets and resources. Amazon Web Services (AWS) accounts are automatically discovered and indexed, and uniform policies can be applied to new assets as they are added. Instant push alerts are sent out any time compliance may be at risk.
Proteção de dados sem concessões
A retenção de dados também deve incluir segurança de alto nível para as cópias de backup. O Clumio cria backups instantâneos dos dados e os armazena em um ambiente criptografado e isolado fisicamente, fora da conta principal, para proteger as cópias contra ameaças como ransomware, garantindo que você sempre tenha uma cópia de backup válida à disposição.
