eDiscovery

Definition von eDiscovery

Electronic Discovery (eDiscovery) ist der Prozess des Auffindens und Sammelns elektronisch gespeicherter Informationen (oder ESI) – in der Regel für Gerichtsverfahren, Untersuchungen oder rechtliche Zwecke.

Das Discovery-Verfahren ist die Einleitungsphase eines Rechtsstreits, in der die beteiligten Parteien verpflichtet sind, alle für den Fall relevanten Informationen und Daten vorzulegen. Leider ist die Beschaffung dieser Informationen nicht so einfach, wie es klingt. In der Vergangenheit umfasste eDiscovery die Verwendung von Papierdokumenten, die Vorlage von Sachbeweisen und die Befragung von Zeugen.

Die meisten Daten sind heute jedoch elektronisch gespeicherte Informationen (ESI), die auf verschiedenen Computern, in verschiedenen Systemen und Umgebungen vorliegen. Der flüchtige und immaterielle Charakter von ESI hat neue Herausforderungen bei der Beweisaufnahme mit sich gebracht – denn das Auffinden dieser Daten ist kein physischer Vorgang mehr. Der in der Branche weithin anerkannte Begriff „eDiscovery“ bezeichnet den virtuellen Prozess der Beweisaufnahme in Bezug auf ESI.

Was ist eDiscovery?

eDiscovery ist das rechtliche Verfahren zur Ermittlung relevanter elektronischer Daten (ESI), die für rechtliche, aufsichtsrechtliche und Compliance-Zwecke benötigt werden. eDiscovery umfasst sowohl die physischen Daten als auch die „Rohdaten“ und „Metadaten“, die sowohl mit strukturierten als auch mitunstrukturierte Daten.

Für die meisten Unternehmen umfasst der eDiscovery-Prozess die Durchsuchung riesiger Mengen elektronischer Informationen, darunter E-Mails, Dokumente, Datenbanken, Bilddateien, Sofortnachrichten, Chats und vieles mehr. Diese Daten befinden sich auf Laptops, in Dateispeichern, SaaS-Anwendungen und gängigen kollaborativen Arbeitsumgebungen – wodurch ein riesiger digitaler Fußabdruck und eine Vielzahl nicht-physischer Umgebungen entstehen, in denen nach kritischen, zeitkritischen Daten gesucht werden muss.

Sobald ESI als potenziell relevante Information für Rechtsstreitigkeiten oder aufsichtsrechtliche Zwecke identifiziert wurde, muss sie in einem austauschbaren Format aufbewahrt werden. Die Aufbewahrung von Daten für rechtliche Zwecke stellt nicht nur sicher, dass sensible Informationen nicht verändert, gelöscht, entfernt oder manipuliert werden können – eine Unterlassung kann zudem gegen eDiscovery-Compliance-Vorschriften verstoßen und schwerwiegende Folgen nach sich ziehen, darunter Geldstrafen und möglicherweise strafrechtliche Verfolgung.

Was ist der eDiscovery-Prozess und wie funktioniert er?

Um Unternehmen dabei zu helfen, diesen Prozess erfolgreich zu bewältigen, wurde das Electronic Discovery Reference Model (EDRM) als übergreifendes Rahmenwerk entwickelt. Es umfasst neun verschiedene Phasen. Diese Phasen folgen nicht immer linear aufeinander, sondern bilden einenein guter eDiscovery-Prozesssollten alle darin enthalten sein. Einige dieser Phasen können (und sollten oft) gleichzeitig stattfinden:

• Informationsmanagement: Dies ist die allgemeine Strategie, über die jede Organisation verfügen sollte, um ihre Risiken und Kosten im Falle einer erforderlichen eDiscovery zu minimieren – von der erstmaligen Erstellung elektronischer Informationen (ESI) bis zu deren endgültiger Entsorgung.
• Identifizierung: Ermittlung potenzieller Quellen für ESI sowie Feststellung ihres Umfangs, ihrer Breite und ihrer Tiefe.
• Aufbewahrung und Erfassung: Sicherstellen, dass elektronische Beweismittel (ESI) erfasst und aufbewahrt werden – zum Schutz vor unzulässiger oder versehentlicher Veränderung oder Vernichtung während des gesamten verbleibenden eDiscovery-Prozesses.
• Aufbereitung, Überprüfung und Analyse: Diese Phase bezieht sich auf die Analyse der gesicherten Daten. In der Regel wandeln die Nutzer die Daten in ein für die Überprüfung geeignetes Format um und reduzieren anschließend den Umfang der elektronischen Daten (ESI), indem sie deren Relevanz und Vertraulichkeit bewerten. Die Analyse erfordert dann in der Regel eine gründliche Auswertung des Kontexts der elektronischen Daten, einschließlich wichtiger Muster, Themen, Personen oder Diskussionen.
• Erstellung: Bereitstellung relevanter elektronischer Beweismittel (ESI), Artikel und Daten für andere an den rechtlichen oder behördlichen Verfahren beteiligte Personen unter Verwendung geeigneter Methoden.
• Präsentation:Â Darstellung von ESI vor den zuständigen Stellen in ihrer ursprünglichen oder nahezu ursprünglichen Form für rechtliche Zwecke.

Warum sind eDiscovery-Lösungen wichtig?

Die schiere Menge an Daten, die an einem einzigen Tag entsteht, ist atemberaubend. Im Durchschnitt werden weltweit täglich 294 Milliarden E-Mails, 65 Milliarden WhatsApp-Nachrichten und 500 Millionen Tweets versendet. Schätzungen zufolge wird bis zum Jahr 2025463 Exabyte an Datenwerden täglich erstellt. Und der Austausch und die Speicherung solcher Informationen sind mittlerweile noch einfacher geworden. Aktenschränke wurden durch E-Mail- und Dateiserver, Speicher-Arrays, USB-Sticks, Desktop-Computer und sogar Smartwatches ersetzt – allesamt Geräte, auf denen relevante Informationen für einen Rechtsfall gespeichert werden können und die der eDiscovery unterliegen.

Angesichts der rasanten Zunahme cloudbasierter Tools für die Zusammenarbeit sollte O365 eDiscovery in Betracht gezogen werden, da sich viele frühe eDiscovery-Maßnahmen hauptsächlich auf lokal gespeicherte Daten konzentrierten. Ohne geeignete Lösungen können Datenverantwortliche, Administratoren und Rechtsberater relevante Informationen für rechtliche, regulatorische und Compliance-Zwecke nicht effektiv (und effizient) zusammenstellen und aufbewahren.

Unternehmen, die keinen Plan haben, um den neuen Anforderungen gerecht zu werdenGesetzliche Anforderungen an eDiscoverykönnten mit schwerwiegenden negativen Folgen konfrontiert sein. Aus diesem Grund sollte die Einhaltung der eDiscovery-Vorschriften für jedes Unternehmen oberste Priorität haben.

Vorteile von eDiscovery-Lösungen

Für Compliance-Beauftragte, Fachleute im Bereich der Regulierungsaufsicht und Datenverwalter ist es heute schwieriger denn je, relevante Daten aufzuspüren. Oftmals müssen sensible Informationen auf den Geräten der Nutzer, in unterschiedlichen Systemen und über mehrere Umgebungen hinweg gesucht werden. Dieser mühsame Prozess verlangsamt die Arbeitsgeschwindigkeit und erhöht das Risiko, wichtige und relevante Informationen zu übersehen. eDiscovery-Lösungen bieten die erforderlichen Werkzeuge, um auf Rechtsstreitigkeiten, Compliance-Anforderungen oder behördliche Anfragen zügig zu reagieren.

Relevante Daten lassen sich in einer Vielzahl digitaler Umgebungen problemlos ausfindig machen, und die Daten können zur Überprüfung schnell in exportierbaren Formaten gesichert werden. Mit geeigneten eDiscovery-Kontrollmaßnahmen profitieren Unternehmen von geringeren Kosten und einem geringeren Aufwand und können gleichzeitig die mit dem Discovery-Prozess für ESI verbundenen Risiken minimieren.

Häufige Anwendungsfälle für eDiscovery-Lösungen

Unternehmen aller Branchen, Größen und Regionen können von Electronic-Discovery-Lösungen profitieren. Zu den häufigsten Anwendungsfällen zählen:

• Vorbereitung auf anstehende Rechtsstreitigkeiten
• Reaktion auf regulatorische Angelegenheiten
• Einhaltung der Vorgaben bei externen Untersuchungen oder Prüfungen durch Dritte
• Durchführung interner Untersuchungen (z. B. zur Durchsetzung von Richtlinien oder bei Vorfällen im Personalbereich)
• Fusionen und Übernahmen

Zwar erstrecken sich der eDiscovery-Prozess und die Notwendigkeit der Einhaltung von eDiscovery-Vorschriften auf alle Formen elektronisch gespeicherter Informationen, doch sehen sich Unternehmen zunehmend mit der Notwendigkeit konfrontiert, den Fokus auf bestimmte Umgebungen zu richten – darunter Microsoft 365 und Laptops.

• Microsoft 365 eDiscovery
  Microsoft 365 ist eine der weltweit am häufigsten genutzten Office-Produktivitätslösungen. Sie enthält wichtige Dateien, E-Mails und Nachrichten, die in der Regel für Rechtsstreitigkeiten und aufsichtsrechtliche Zwecke relevant sind, weshalb O365 Electronic Discovery für moderne Unternehmen unverzichtbar ist. Eine effektive O365-eDiscovery-Lösung sollte Exchange umfassend abdecken.
• Endpunkt-eDiscovery
  Die eDiscovery-Compliance erstreckt sich auch auf die Laptops und Desktop-Computer der Nutzer. Angesichts der rasanten Zunahme der Telearbeit,Nutzung von Endgerätenist sprunghaft angestiegen – was zu einem höheren Datenaufkommen am Netzwerkrand (und außerhalb der von Unternehmen kontrollierten Netzwerke) führt.

eDiscovery-Lösungen, die sich ausschließlich auf Metadaten konzentrieren, reichen jedoch möglicherweise nicht aus, um eine lückenlose Einhaltung der eDiscovery-Vorschriften zu gewährleisten.

Bietet Commvault eDiscovery an?

. Backup-Software kann Unternehmen bei der Migration ihrer Kubernetes-Cluster auf eine neue Kubernetes-Version oder von einer lokalen Umgebung in die Cloud unterstützen.Endpoint-Sicherung & WiederherstellungundMicrosoft 365 Backupbieten erweiterte Datenverwaltungsfunktionen, die O365 eDiscovery und Endpoint eDiscovery nahezu mühelos machen. Sie bieten eine zentrale Oberfläche, über die Daten in beiden Umgebungen identifiziert, kategorisiert und sicher aufbewahrt werden können.

Dies beschleunigt und vereinfacht den eDiscovery-Prozess erheblich. Dank umfassender und detaillierter Such- und Exportfunktionen bietet eDiscovery den Benutzern eine einheitliche, konsolidierte Oberfläche für die eDiscovery von Microsoft 365- und Endpunktdaten. In Verbindung mit dem Datenschutz profitieren Unternehmen nun von den Vorteilen branchenführender Backup- und Recovery-Lösungen sowie von fortschrittlichen Tools, mit denen sich gesetzliche Compliance-Anforderungen mühelos und präzise erfüllen lassen.