eDiscovery

Définition de l’eDiscovery

La découverte électronique (eDiscovery) est le processus de recherche et de collecte d’informations stockées électroniquement (ou ESI), généralement dans le cadre d’un procès, d’une enquête ou à des fins juridiques.

La procédure de communication préalable constitue la phase préliminaire d’une procédure contentieuse, au cours de laquelle les parties concernées sont tenues de fournir toutes les informations et données pertinentes pour l’affaire. Malheureusement, la collecte de ces informations n’est pas aussi simple qu’il n’y paraît. Historiquement, la procédure de communication préalable (eDiscovery) impliquait l’utilisation de documents papier, la présentation de preuves matérielles et l’audition de témoins.

Cependant, la plupart des données sont désormais des informations stockées sous forme électronique (ESI), réparties sur divers ordinateurs, systèmes et environnements. La nature éphémère et immatérielle des ESI a créé de nouveaux défis en matière de recherche de preuves, car la localisation de ces données n’est plus un processus physique. Terme largement reconnu dans le secteur, l’« eDiscovery » désigne le processus de recherche virtuelle des ESI.

Qu’est-ce que l’eDiscovery ?

L’eDiscovery désigne le processus juridique visant à identifier les informations électroniques pertinentes (ESI) nécessaires à des fins juridiques, réglementaires et de conformité. L’eDiscovery porte à la fois sur les données physiques, ainsi que sur les « données brutes » et les « métadonnées » associées aux données structurées etdonnées non structurées.

Pour la plupart des organisations, le processus d’eDiscovery consiste à effectuer des recherches parmi de vastes quantités d’informations électroniques, notamment des e-mails, des documents, des bases de données, des fichiers image, des messages instantanés, des discussions en ligne, etc. Ces données sont stockées sur des ordinateurs portables, dans des référentiels de fichiers, des applications SaaS et des espaces de travail collaboratifs courants, ce qui génère une empreinte numérique considérable et multiplie les environnements non physiques dans lesquels il faut rechercher des données critiques et urgentes.

Dès lors que des données électroniques (ESI) sont identifiées comme pouvant présenter un intérêt dans le cadre d’un litige ou à des fins réglementaires, elles doivent être conservées dans un format permettant leur partage. La conservation des données à des fins juridiques garantit non seulement que les informations sensibles ne puissent être modifiées, supprimées, effacées ou altérées, mais le non-respect de cette obligation peut également constituer une violation des protocoles de conformité en matière d’eDiscovery et entraîner de graves conséquences, notamment des amendes et d’éventuelles poursuites pénales.

Qu’est-ce que le processus d’eDiscovery et comment fonctionne-t-il ?

Afin d’aider les organisations à mener à bien ce processus, le modèle de référence en matière de recherche électronique (Electronic Discovery Reference Model, ou EDRM) a été créé pour servir de cadre général. Il comporte neuf étapes distinctes. Ces étapes ne s’enchaînent pas toujours de manière linéaire, mais constituent plutôt unun bon processus d’eDiscoverydevrait les inclure toutes. Plusieurs de ces étapes peuvent (et devraient souvent) se dérouler simultanément :

• Gouvernance de l’information : il s’agit de la stratégie globale que toute organisation devrait mettre en place pour limiter ses risques et ses coûts en cas de recours à l’eDiscovery, depuis la création initiale des données électroniques (ESI) jusqu’à leur élimination définitive.
• Identification : repérer les sources potentielles d’ESI et en déterminer la portée, l’étendue et la profondeur.
• Conservation et collecte : veiller à ce que les données électroniques (ESI) soient collectées et conservées, afin de les protéger contre toute modification ou destruction inappropriée ou accidentelle tout au long du reste du processus d’eDiscovery.
• Traitement, examen et analyse : cette étape désigne l’analyse des données conservées. Les utilisateurs convertissent généralement les données dans des formats adaptés à leur examen, puis réduisent le volume des données électroniques (ESI) en évaluant leur pertinence et leur caractère confidentiel. L’analyse nécessite ensuite généralement une évaluation approfondie du contexte des données électroniques, notamment des tendances clés, des thèmes, des personnes ou des discussions.
• Production : transmission des informations électroniques pertinentes (ESI), des articles et des données aux autres parties impliquées dans les procédures judiciaires ou réglementaires, en recourant aux méthodes appropriées.
• Présentation : présentation des preuves électroniques (ESI) devant les instances compétentes, sous leur forme d’origine ou une forme très proche de celle-ci, à des fins juridiques.

Pourquoi les solutions d’eDiscovery sont-elles importantes ?

Le volume de données générées en une seule journée est tout simplement stupéfiant. En moyenne, 294 milliards d’e-mails, 65 milliards de messages WhatsApp et 500 millions de tweets sont envoyés chaque jour dans le monde. D’ici 2025, on estime que463 exaoctets de donnéesseront créées chaque jour. Et la facilité avec laquelle ces informations peuvent être échangées et stockées n’a fait que s’accroître. Les armoires d’archivage ont été remplacées par les e-mails et les serveurs de fichiers, les baies de stockage, les clés USB, les ordinateurs de bureau et même les montres connectées — autant de supports susceptibles de contenir des informations pertinentes dans le cadre d’une affaire judiciaire et soumis à la procédure d’eDiscovery.

L’essor rapide des outils collaboratifs basés sur le cloud implique qu’il faille envisager le recours à O365 eDiscovery, car bon nombre des premières initiatives en matière d’eDiscovery se concentraient principalement sur les données hébergées sur site. Sans solutions adaptées, les responsables des données, les administrateurs et les conseillers juridiques ne peuvent pas compiler et conserver de manière efficace (et efficiente) les informations pertinentes à des fins juridiques, réglementaires et de conformité.

Les organisations qui ne disposent pas d’un plan d’action pour s’adapter aux nouvellesexigences légales en matière d’eDiscoverypourraient subir de graves conséquences. C’est pourquoi la conformité en matière d’eDiscovery devrait être une priorité pour toute organisation.

Avantages des solutions d’eDiscovery

Pour les responsables de la conformité, les professionnels de la réglementation et les gestionnaires de données, le repérage des données pertinentes est plus difficile que jamais. Cela implique souvent de rechercher des informations sensibles sur les appareils des utilisateurs, dans des systèmes disparates et dans des environnements multiples. Ce processus fastidieux ralentit les processus et augmente le risque de passer à côté d’informations importantes et pertinentes. Les solutions d’eDiscovery fournissent les outils nécessaires pour accélérer les procédures et répondre aux demandes liées aux litiges, à la conformité ou à la réglementation.

Les données pertinentes peuvent être facilement identifiées dans une multitude d’environnements numériques, et celles-ci peuvent être rapidement conservées dans des formats exportables en vue d’un examen. Grâce à des contrôles d’eDiscovery adaptés, les organisations bénéficient d’une réduction des coûts et des efforts tout en atténuant les risques liés au processus de recherche des données électroniques (ESI).

Cas d’utilisation courants des solutions d’eDiscovery

Les entreprises de tous les secteurs d’activité, de toutes tailles et de toutes zones géographiques peuvent tirer parti des solutions de recherche électronique. Parmi les cas d’utilisation les plus courants, on peut citer :

• Préparation en vue d’un litige en cours
• Répondre aux questions d’ordre réglementaire
• Respect des enquêtes ou audits menés par des tiers externes
• Mener des enquêtes internes (notamment concernant l’application des politiques ou les incidents liés aux ressources humaines)
• Fusions et acquisitions

Si le processus d’eDiscovery et la nécessité de se conformer aux exigences en la matière s’étendent à toutes les formes d’informations stockées sous forme électronique, les entreprises ont de plus en plus besoin de se concentrer sur des environnements spécifiques, notamment Microsoft 365 et les ordinateurs portables.

• Microsoft 365 eDiscovery
  Microsoft 365 est l’une des solutions de productivité bureautique les plus répandues au monde. Elle contient des fichiers, des e-mails et des messages essentiels, qui revêtent souvent une importance cruciale dans le cadre de litiges et à des fins réglementaires, ce qui fait de l’eDiscovery O365 un besoin incontournable pour les entreprises d’aujourd’hui. Une solution d’eDiscovery O365 efficace doit couvrir de manière exhaustive Exchange.
• eDiscovery sur les terminaux
  La conformité en matière d’eDiscovery s’étend également aux ordinateurs portables et de bureau des utilisateurs. Avec l’essor rapide du télétravail,utilisation des terminauxa explosé, ce qui entraîne une augmentation du volume de données traitées en périphérie (et en dehors des réseaux gérés par les entreprises).

Toutefois, les solutions d’eDiscovery qui se concentrent uniquement sur les métadonnées peuvent s’avérer insuffisantes pour garantir une conformité rigoureuse en matière d’eDiscovery.

Commvault propose-t-il des services d’eDiscovery ?

. Un logiciel de sauvegarde peut aider les entreprises à migrer leurs clusters Kubernetes vers une nouvelle version de Kubernetes, ou d’un environnement sur site vers le cloud.Sauvegarde et Récupération des Points d’ExtrémitéetSauvegarde Microsoft 365offrent des fonctionnalités avancées de gestion des données qui facilitent considérablement les processus d’eDiscovery dans O365 et sur les terminaux. Elles fournissent une interface unique permettant d’identifier, de classer et de conserver en toute sécurité les données dans ces deux environnements.

Cela accélère et simplifie considérablement le processus d’eDiscovery. Grâce à des fonctionnalités de recherche et d’exportation approfondies et granulaires, eDiscovery offre aux utilisateurs une expérience unique et unifiée pour l’eDiscovery des données de Microsoft 365 et des terminaux. Associé à la protection des données, ce solution permet désormais aux entreprises de bénéficier du meilleur des solutions de Backup and Recovery de pointe, combinées à des outils avancés pour répondre aux exigences de conformité réglementaire avec facilité et précision.