eDiscovery

Définition de l’eDiscovery

L’eDiscovery (découverte électronique) désigne le processus de recherche et de collecte d’informations stockées électroniquement (ou ESI), généralement dans le cadre d’un procès, d’une enquête ou à des fins juridiques.

La procédure de communication préalable constitue la phase préliminaire d’une procédure contentieuse, au cours de laquelle les parties concernées sont tenues de fournir toutes les informations et données pertinentes pour l’affaire. Malheureusement, la collecte de ces informations n’est pas aussi simple qu’il n’y paraît. Historiquement, l’eDiscovery impliquait l’utilisation de documents papier, la présentation de preuves matérielles et l’audition de témoins.

Cependant, la plupart des données sont désormais des informations stockées électroniquement (ESI), réparties sur divers ordinateurs, systèmes et environnements. La nature éphémère et intangible des ESI a créé de nouveaux défis en matière de discovery, car la localisation de ces données n’est plus un processus physique. Terme largement reconnu dans le secteur, l’eDiscovery désigne le processus de discovery virtuel des ESI.

Qu’est-ce que l’eDiscovery ?

L’eDiscovery est le processus juridique visant à identifier les ESI pertinentes nécessaires à des fins juridiques, réglementaires et de conformité. L’eDiscovery s’étend à la fois aux données physiques, ainsi qu’aux « données brutes » et aux « métadonnées » associées aux données structurées et non structurées.

Pour la plupart des organisations, le processus d’eDiscovery implique la recherche parmi de vastes quantités d’informations électroniques, notamment des e-mails, des documents, des bases de données, des fichiers image, des messages instantanés, des discussions en ligne et bien plus encore. Ces données se trouvent sur des ordinateurs portables, dans des référentiels de fichiers, des applications SaaS et des espaces de travail collaboratifs courants, créant ainsi une vaste empreinte numérique et un certain nombre d’environnements non physiques dans lesquels il faut extraire des données critiques et sensibles au facteur temps.

Une fois que les ESI sont identifiées comme des informations potentiellement pertinentes à des fins judiciaires ou réglementaires, elles doivent être conservées dans un format partageable. La conservation des données à des fins juridiques garantit non seulement que les informations sensibles ne peuvent être ni modifiées, ni supprimées, ni effacées, ni altérées, mais le non-respect de cette obligation peut également constituer une violation des protocoles de conformité en matière d’eDiscovery et entraîner de graves conséquences, notamment des amendes et d’éventuelles poursuites pénales.

Qu’est-ce que le processus d’eDiscovery et comment fonctionne-t-il ?

Afin d’aider les organisations à mener à bien ce processus, le modèle de référence en matière de découverte électronique (Electronic Discovery Reference Model, ou EDRM) a été créé pour servir de cadre global. Il comporte neuf étapes distinctes. Ces étapes ne se succèdent pas toujours de manière linéaire, mais un bon processus d’eDiscovery doit toutes les inclure. Plusieurs de ces étapes peuvent (et devraient souvent) se dérouler simultanément :

• Gouvernance de l’information : il s’agit de la stratégie générale que toute organisation devrait mettre en place pour limiter ses risques et ses dépenses au cas où une eDiscovery s’avérerait nécessaire — depuis la création initiale des ESI jusqu’à leur élimination définitive.
• Identification : localiser les sources potentielles d’ESI et déterminer leur portée, leur étendue et leur profondeur.
• Conservation et collecte : s’assurer que les ESI sont collectées et conservées, en les protégeant contre toute altération ou destruction inappropriée ou accidentelle tout au long du reste du processus d’eDiscovery.
• Traitement, examen et analyse : cette étape fait référence à l’analyse des données conservées. Les utilisateurs convertissent généralement les données dans des formats adaptés à l’examen, puis réduisent le volume des ESI en évaluant leur pertinence et leur caractère confidentiel. L’analyse nécessite ensuite généralement une évaluation approfondie du contexte des ESI, y compris les schémas clés, les thèmes, les personnes ou les discussions.
• Production : transmission des ESI, des documents et des données pertinents aux autres parties impliquées dans les procédures judiciaires ou réglementaires, à l’aide de méthodes appropriées.
• Présentation : présentation des ESI aux publics concernés, sous leur forme native ou quasi native, à des fins juridiques.

Pourquoi les solutions d’eDiscovery sont-elles importantes ?

La quantité de données générées en une seule journée est vertigineuse. En moyenne, 294 milliards d’e-mails, 65 milliards de messages WhatsApp et 500 millions de tweets sont envoyés chaque jour dans le monde. D’ici 2025, on estime que 463 exaoctets de données seront créés chaque jour. Et la facilité avec laquelle ces informations peuvent être échangées et stockées n’a cessé de croître. Les armoires d’archivage ont été remplacées par des serveurs de messagerie et de fichiers, des baies de stockage, des clés USB, des ordinateurs de bureau et même des montres connectées — autant de supports susceptibles de contenir des informations pertinentes dans le cadre d’une affaire judiciaire et soumis à l’eDiscovery.

L’essor rapide des outils collaboratifs basés sur le cloud implique de prendre en compte l’eDiscovery O365, car de nombreuses initiatives précoces en matière d’eDiscovery se concentraient principalement sur les données sur site. Sans solutions adaptées, les détenteurs de données, les administrateurs et les conseillers juridiques ne peuvent pas compiler et conserver de manière efficace (et efficiente) les informations pertinentes à des fins juridiques, réglementaires et de conformité.

Les organisations qui ne disposent pas d’une stratégie pour répondre aux nouvelles exigences légales en matière d’eDiscovery s’exposent à de graves conséquences. C’est pourquoi la conformité à l’eDiscovery doit être une priorité pour toute organisation.

Avantages des solutions d’eDiscovery

Pour les responsables de la conformité, les professionnels de la réglementation et les dépositaires de données, le traçage des données pertinentes est plus difficile que jamais. Cela nécessite souvent de rechercher des informations sensibles sur les appareils des utilisateurs, dans des systèmes disparates et à travers de multiples environnements. Ce processus fastidieux ralentit le traitement et augmente le risque de passer à côté d’informations importantes et pertinentes. Les solutions d’eDiscovery fournissent les outils nécessaires pour accélérer et répondre aux demandes liées aux litiges, à la conformité ou à la réglementation.

Les données pertinentes peuvent être facilement identifiées dans une multitude d’environnements numériques et rapidement conservées dans des formats exportables en vue de leur examen. Grâce à des contrôles eDiscovery adaptés, les organisations bénéficient d’une réduction des coûts et des efforts tout en atténuant les risques liés au processus de recherche des ESI.

Cas d’utilisation courants des solutions d’eDiscovery

Les organisations de tous les secteurs, de toutes tailles et de toutes zones géographiques peuvent tirer parti des solutions d’eDiscovery. Parmi les cas d’utilisation les plus courants, on peut citer :

• Préparation à un litige en cours
• Réponse à des exigences réglementaires
• Conformité aux enquêtes ou audits externes menés par des tiers
• Mener des enquêtes internes (telles que l’application des politiques ou les incidents liés aux ressources humaines)
• Fusions et acquisitions

Bien que le processus d’eDiscovery et la nécessité de s’y conformer s’étendent à toutes les formes d’informations stockées électroniquement, les organisations ont de plus en plus besoin de se concentrer sur des environnements spécifiques, notamment Microsoft 365 et les ordinateurs portables.

• eDiscovery
  Microsoft 365 Microsoft 365 est l’une des solutions de productivité bureautique les plus répandues au monde. Elle contient des fichiers, des e-mails et des messages critiques, qui sont tous couramment pertinents dans le cadre de litiges et à des fins réglementaires, ce qui fait de l’eDiscovery O365 un besoin essentiel pour les organisations d’aujourd’hui. Une solution d’eDiscovery O365 efficace doit couvrir de manière exhaustive Exchange.
• eDiscovery
  des terminaux La conformité en matière d’eDiscovery s’étend également aux ordinateurs portables et de bureau des utilisateurs. Avec l’essor rapide du télétravail, l’utilisation des terminaux a explosé, générant ainsi davantage de données en périphérie (et en dehors des réseaux gérés par l’entreprise).

Cependant, les solutions d’eDiscovery qui se concentrent uniquement sur les métadonnées peuvent s’avérer insuffisantes pour garantir une conformité solide en matière d’eDiscovery.

Commvault propose-t-il des fonctionnalités d’eDiscovery ?

Oui ! Commvault Endpoint Backup and Recovery et Microsoft 365 Backup offrent des fonctionnalités avancées de gestion des données qui facilitent considérablement l’eDiscovery pour O365 et les terminaux. Ils fournissent une interface unique permettant d’identifier, de classer et de conserver en toute sécurité les données dans ces deux environnements.

Cela accélère et simplifie considérablement le processus d’eDiscovery. Grâce à des fonctionnalités de recherche et d’exportation approfondies et granulaires, l’eDiscovery offre aux utilisateurs une expérience unique et consolidée pour l’eDiscovery des données Microsoft 365 et des terminaux. Associées à la protection des données, ces solutions permettent désormais aux entreprises de bénéficier du meilleur de la sauvegarde et de la restauration de pointe, combinées à des outils avancés pour répondre aux exigences de conformité réglementaire avec facilité et précision.