eDiscovery

Definizione di eDiscovery

L’Electronic Discovery (eDiscovery) è il processo di ricerca e raccolta di informazioni archiviate elettronicamente (o ESI), in genere per cause, indagini o scopi legali.

Il processo di discovery costituisce la fase iniziale del procedimento contenzioso, in cui le parti coinvolte sono tenute a fornire tutte le informazioni e i dati rilevanti per il caso. Purtroppo, raccogliere queste informazioni non è così facile come sembra. Storicamente, l’eDiscovery prevedeva l’uso di documenti cartacei, la presentazione di prove materiali e l’interrogatorio dei testimoni.

Tuttavia, la maggior parte dei dati è ormai costituita da informazioni archiviate elettronicamente (ESI), presenti su vari computer, sistemi e ambienti. La natura non persistente e immateriale delle ESI ha creato nuove sfide in materia di discovery, poiché l’individuazione di questi dati non è più un processo fisico. Il termine “eDiscovery”, ampiamente riconosciuto nel settore, si riferisce al processo di discovery virtuale delle ESI.

Che cos’è l’eDiscovery?

L’eDiscovery è il processo legale volto all’individuazione delle informazioni elettroniche rilevanti (ESI) necessarie a fini legali, normativi e di conformità. L’eDiscovery si estende sia ai dati fisici, sia ai “dati grezzi” e ai “metadati” associati sia ai dati strutturati chedati non strutturati.

Per la maggior parte delle organizzazioni, il processo di eDiscovery comporta la ricerca tra enormi quantità di informazioni elettroniche, tra cui e-mail, documenti, database, file immagine, messaggi istantanei, chat e altro ancora. Questi dati risiedono su computer portatili, archivi di file, applicazioni SaaS e spazi di lavoro collaborativi di largo uso, creando una vasta impronta digitale e una serie di ambienti non fisici in cui cercare dati critici e urgenti.

Una volta che le ESI sono state identificate come informazioni potenzialmente rilevanti ai fini di un contenzioso o per scopi normativi, devono essere conservate in un formato condivisibile. La conservazione dei dati a fini legali non solo garantisce che le informazioni sensibili non possano essere alterate, cancellate, eliminate o manomesse, ma la mancata osservanza di tale obbligo può comportare una violazione dei protocolli di conformità in materia di eDiscovery e avere gravi conseguenze, tra cui sanzioni pecuniarie ed eventuali procedimenti penali.

Che cos’è il processo di eDiscovery e come funziona?

Per aiutare le organizzazioni ad affrontare con successo questo processo, è stato creato l’Electronic Discovery Reference Model (EDRM), concepito come quadro di riferimento generale. Esso prevede nove fasi distinte. Queste fasi non sempre si susseguono in modo lineare l’una dopo l’altra, ma costituiscono unun buon processo di eDiscoverydovrebbe includerli tutti. Molte di queste fasi possono (e spesso dovrebbero) svolgersi contemporaneamente:

• Governance delle informazioni: si tratta della strategia generale che ogni organizzazione dovrebbe adottare per ridurre i rischi e i costi nel caso in cui fosse necessario ricorrere all’eDiscovery, a partire dalla creazione iniziale delle informazioni elettroniche (ESI) fino al loro smaltimento definitivo.
• Identificazione: individuare le potenziali fonti di ESI e determinarne la portata, l’ampiezza e la profondità.
• Conservazione e raccolta: garantire che le prove elettroniche (ESI) vengano raccolte e conservate, proteggendole da alterazioni o distruzioni inappropriate o accidentali per tutta la durata del processo di eDiscovery.
• Elaborazione, revisione e analisi: questa fase riguarda l’analisi dei dati conservati. Gli utenti solitamente convertono i dati in formati adeguati alla revisione, quindi riducono il volume delle ESI valutandone la rilevanza e il carattere riservato. L’analisi richiede poi, di norma, una valutazione approfondita del contesto delle ESI, inclusi modelli chiave, argomenti, persone o discussioni.
• Produzione: fornire prove elettroniche (ESI), articoli e dati pertinenti alle altre parti coinvolte nei procedimenti legali o normativi, utilizzando metodi adeguati.
• Presentazione: esposizione delle prove elettroniche (ESI) dinanzi a un pubblico pertinente in forma originale o quasi originale a fini legali.

Perché le soluzioni di eDiscovery sono importanti?

La mole di dati generata in un solo giorno è sbalorditiva. In media, ogni giorno vengono inviati in tutto il mondo 294 miliardi di e-mail, 65 miliardi di messaggi WhatsApp e 500 milioni di tweet. Si stima che entro il 2025463 exabyte di dativerranno create ogni giorno. E la facilità con cui tali informazioni possono essere scambiate e archiviate non ha fatto che aumentare. Gli schedari sono stati sostituiti da e-mail e server di file, array di archiviazione, chiavette USB, computer desktop e persino smartwatch: tutti dispositivi in grado di memorizzare informazioni rilevanti in un procedimento legale e soggetti all’eDiscovery.

Il rapido aumento degli strumenti di collaborazione basati sul cloud rende necessario prendere in considerazione l’eDiscovery di O365, poiché molte delle prime iniziative di eDiscovery si concentravano principalmente sui dati on-premise. Senza soluzioni adeguate, i responsabili dei dati, gli amministratori e i consulenti legali non sono in grado di raccogliere e conservare in modo efficace (ed efficiente) le informazioni rilevanti ai fini legali, normativi e di conformità.

Le organizzazioni che non dispongono di un piano d’azione per far fronte alle nuoverequisiti legali in materia di eDiscoverypotrebbe andare incontro a gravi conseguenze negative. Per questo motivo, la conformità alle norme sull’eDiscovery dovrebbe essere una priorità per qualsiasi organizzazione.

Vantaggi delle soluzioni di eDiscovery

Per i responsabili della conformità, i professionisti del settore normativo e i custodi dei dati, individuare i dati rilevanti è più difficile che mai. Spesso ciò richiede di cercare informazioni sensibili su dispositivi degli utenti, sistemi disparati e ambienti diversi. Questo processo meticoloso rallenta i tempi e aumenta il rischio di trascurare informazioni importanti e rilevanti. Le soluzioni di eDiscovery forniscono gli strumenti necessari per accelerare e rispondere alle richieste relative a contenziosi, conformità o normative.

I dati rilevanti possono essere facilmente individuati in una moltitudine di ambienti digitali e possono essere rapidamente conservati in formati esportabili per la revisione. Grazie ad adeguati controlli di eDiscovery, le organizzazioni beneficiano di una riduzione dei costi e degli sforzi, mitigando al contempo i rischi connessi al processo di discovery delle ESI.

Casi d’uso comuni delle soluzioni di eDiscovery

Le organizzazioni di ogni settore, dimensione e area geografica possono trarre vantaggio dalle soluzioni di Electronic Discovery. Tra i casi d’uso più comuni figurano:

• Preparazione per il contenzioso in corso
• Rispondere alle questioni normative
• Conformità alle indagini o alle verifiche condotte da soggetti esterni
• Conduzione di indagini interne (ad esempio, relative all’applicazione delle politiche aziendali o a episodi che coinvolgono il personale)
• Fusioni e acquisizioni

Sebbene il processo di eDiscovery e la necessità di garantire la conformità in materia di eDiscovery riguardino tutte le forme di informazioni archiviate elettronicamente, le organizzazioni hanno sentito sempre più l’esigenza di concentrarsi su ambienti specifici, tra cui Microsoft 365 e i computer portatili.

• Microsoft 365 eDiscovery
  Microsoft 365 è una delle soluzioni di produttività per l’ufficio più diffuse al mondo. Contiene file, e-mail e messaggi di importanza cruciale, tutti elementi che spesso rivestono rilevanza ai fini di contenziosi e normative, rendendo l’eDiscovery di O365 una necessità fondamentale per le organizzazioni odierne. Una soluzione efficace di eDiscovery per O365 dovrebbe coprire in modo completo Exchange.
• eDiscovery degli endpoint
  La conformità alle norme sull’eDiscovery si estende anche ai computer portatili e fissi degli utenti. Con il rapido aumento del lavoro da remoto,utilizzo dei dispositivi terminaliè aumentato vertiginosamente, generando un volume sempre maggiore di dati all’edge (e al di fuori delle reti gestite dalle aziende).

Tuttavia, le soluzioni di eDiscovery che si concentrano esclusivamente sui metadati potrebbero non essere sufficienti per garantire una conformità rigorosa alle norme in materia di eDiscovery.

Commvault offre servizi di eDiscovery?

Commvault offre il File & Object Backup?Backup e ripristino degli EndpointeBackup di Microsoft 365offrono funzionalità avanzate di gestione dei dati che rendono O365 eDiscovery ed Endpoint eDiscovery operazioni praticamente automatiche. Forniscono un’unica interfaccia per identificare, classificare e conservare in modo sicuro i dati in entrambi gli ambienti.

Ciò accelera e semplifica notevolmente il processo di eDiscovery. Grazie a funzionalità di ricerca ed esportazione approfondite e granulari, l’eDiscovery offre agli utenti un’unica esperienza consolidata per l’eDiscovery dei dati di Microsoft 365 e degli endpoint. In combinazione con la protezione dei dati, le organizzazioni possono ora beneficiare del meglio delle soluzioni di Backup and Recovery leader del settore, unite a strumenti avanzati che consentono di soddisfare i requisiti di conformità normativa con facilità e precisione.