eDiscovery

Definição de eDiscovery

A descoberta eletrônica (eDiscovery) é o processo de localização e coleta de informações armazenadas eletronicamente (ou ESI) – normalmente para processos judiciais, investigações ou fins jurídicos.

O processo de descoberta é a fase inicial dos procedimentos judiciais, na qual as partes envolvidas são obrigadas a fornecer todas as informações e dados relevantes para o caso. Infelizmente, coletar essas informações não é tão fácil quanto parece. Historicamente, o eDiscovery envolvia o uso de documentos em papel, a apresentação de provas físicas e o depoimento de testemunhas.

No entanto, atualmente a maior parte dos dados consiste em informações armazenadas eletronicamente (ESI), que se encontram em diversos computadores, sistemas e ambientes. A natureza não persistente e intangível das ESI criou novos desafios para a descoberta de provas — já que localizar esses dados não é mais um processo físico. O termo “eDiscovery”, amplamente reconhecido no setor, refere-se ao processo virtual de descoberta de provas relacionadas às ESI.

O que é o eDiscovery?

O eDiscovery é o processo jurídico de identificação de ESI relevante, necessária para fins legais, regulatórios e de conformidade. O eDiscovery abrange tanto os dados físicos quanto os “dados brutos” e os “metadados” associados tanto a dados estruturados quanto adados não estruturados.

Para a maioria das organizações, o processo de eDiscovery envolve a pesquisa em grandes volumes de informações eletrônicas, incluindo e-mails, documentos, bancos de dados, arquivos de imagem, mensagens instantâneas, bate-papos e muito mais. Esses dados estão armazenados em laptops, repositórios de arquivos, aplicativos SaaS e espaços de trabalho colaborativos populares — criando uma vasta pegada digital e diversos ambientes não físicos nos quais é necessário buscar dados críticos e urgentes.

Uma vez que as ESI sejam identificadas como informações potencialmente relevantes para fins de litígio ou regulatórios, elas devem ser preservadas em um formato compartilhável. A preservação de dados para fins jurídicos não apenas garante que informações confidenciais não possam ser alteradas, excluídas, apagadas ou adulteradas — mas a omissão dessa medida pode violar os protocolos de conformidade de eDiscovery e acarretar consequências graves, incluindo multas e possível processo criminal.

O que é o processo de eDiscovery e como ele funciona?

Para ajudar as organizações a conduzir o processo com sucesso, foi criado o Modelo de Referência para Descoberta Eletrônica (EDRM), com o objetivo de servir como uma estrutura abrangente. Ele possui nove etapas distintas. Essas etapas nem sempre constituem uma progressão linear de uma para a outra, mas sim umaum bom processo de eDiscoverydeve incluir todas elas. Várias dessas etapas podem (e muitas vezes devem) ocorrer ao mesmo tempo:

• Governança da Informação: Trata-se da estratégia geral que qualquer organização deve adotar para mitigar seus riscos e despesas caso seja necessário recorrer ao eDiscovery — desde a criação inicial das ESI até seu descarte final.
• Identificação: Localizar fontes potenciais de ESI e determinar seu escopo, amplitude e profundidade.
• Preservação e coleta: Garantir que as ESI sejam coletadas e preservadas – protegendo-as contra alterações ou destruição indevidas ou acidentais ao longo do restante do processo de eDiscovery.
• Processamento, Revisão e Análise: Essa etapa refere-se à análise dos dados preservados. Os usuários geralmente convertem os dados em formatos adequados para revisão e, em seguida, reduzem o volume das ESI avaliando sua relevância e sigilo. A análise, por sua vez, geralmente requer uma avaliação minuciosa do contexto das ESI, incluindo padrões-chave, tópicos, pessoas ou discussões.
• Produção: Fornecer ESI, artigos e dados relevantes a outras pessoas envolvidas nos processos jurídicos ou regulatórios, utilizando métodos adequados.
• Apresentação: Exibição de ESI para públicos relevantes em formato nativo ou quase nativo para fins jurídicos.

Por que as soluções de eDiscovery são importantes?

A enorme quantidade de dados gerados em um único dia é impressionante. Em média, 294 bilhões de e-mails, 65 bilhões de mensagens do WhatsApp e 500 milhões de tuítes são enviados diariamente em todo o mundo. Estima-se que, até 2025,463 exabytes de dadosserão criados a cada dia. E a facilidade com que essas informações podem ser trocadas e armazenadas só tem aumentado. Os arquivos físicos foram substituídos por e-mails e servidores de arquivos, matrizes de armazenamento, pen drives, computadores de mesa e até mesmo relógios inteligentes — todos capazes de armazenar informações relevantes para um processo judicial e sujeitos ao eDiscovery.

O rápido crescimento das ferramentas colaborativas baseadas na nuvem significa que o O365 eDiscovery deve ser levado em consideração, já que muitas das primeiras iniciativas de eDiscovery se concentravam principalmente em dados locais. Sem soluções adequadas, os responsáveis pelos dados, administradores e consultores jurídicos não conseguem compilar e preservar de forma eficaz (e eficiente) as informações relevantes para fins legais, regulatórios e de conformidade.

Organizações que não dispõem de um plano de ação para atender às novasrequisitos legais para o eDiscoverypode enfrentar graves consequências adversas. Por isso, a conformidade com as normas de eDiscovery deve ser uma prioridade para qualquer organização.

Benefícios das soluções de eDiscovery

Para os responsáveis pela conformidade, profissionais da área regulatória e custodiante de dados, localizar dados relevantes está mais desafiador do que nunca. Muitas vezes, isso exige a busca por informações confidenciais em dispositivos de usuários, sistemas distintos e diversos ambientes. Esse processo meticuloso reduz a agilidade e aumenta o risco de deixar passar informações importantes e relevantes. As soluções de eDiscovery oferecem as ferramentas necessárias para agilizar e atender a solicitações relacionadas a litígios, conformidade ou regulamentação.

É possível localizar facilmente os dados relevantes em uma grande variedade de ambientes digitais, e os dados podem ser rapidamente preservados em formatos exportáveis para análise. Com controles adequados de eDiscovery, as organizações se beneficiam da redução de custos e esforços, ao mesmo tempo em que mitigam os riscos envolvidos no processo de descoberta de ESI.

Casos de uso comuns para soluções de eDiscovery

Organizações de todos os setores, tamanhos e regiões geográficas podem se beneficiar das soluções de descoberta eletrônica. Os casos de uso mais comuns incluem:

• Preparação para processos judiciais pendentes
• Resposta a questões regulatórias
• Cumprimento das exigências de investigações ou auditorias externas realizadas por terceiros
• Realização de investigações internas (como a aplicação de políticas ou incidentes relacionados a RH)
• Fusões e aquisições

Embora o processo de eDiscovery e a necessidade de conformidade com as normas de eDiscovery se estendam a todas as formas de informações armazenadas eletronicamente, as organizações têm sentido uma necessidade cada vez maior de se concentrar em ambientes específicos — incluindo o Microsoft 365 e laptops.

• Microsoft 365 eDiscovery
  O Microsoft 365 é uma das soluções de produtividade para escritório mais comuns do mundo. Ele contém arquivos, e-mails e mensagens essenciais, todos frequentemente relevantes para fins de litígios e regulatórios, o que torna o eDiscovery do O365 uma necessidade fundamental para as organizações atuais. Uma solução eficaz de eDiscovery do O365 deve abranger o Exchange de forma abrangente.
• eDiscovery em terminais
  A conformidade com as normas de eDiscovery também se estende aos laptops e computadores de mesa dos usuários. Com o rápido aumento do trabalho remoto,uso de dispositivos finaistem disparado – gerando mais dados na periferia (e fora das redes controladas pelas empresas).

No entanto, as soluções de eDiscovery que se concentram apenas em metadados podem não ser suficientes para garantir uma conformidade robusta com as normas de eDiscovery.

A Commvault oferece o serviço de eDiscovery?

Com o backup SaaS, os usuários se beneficiam da capacidade de gerenciar e proteger seus dados – a partir de locais remotos. Os backups podem ser automatizados e executados silenciosamente em segundo plano, sem qualquer impacto na produtividade do usuário. As funções de geolocalização e apagamento remoto também oferecem controles de governança para garantir que os dados nunca caiam nas mãos erradas. Isso permite que os administradores façam a implantação com facilidade e protejam os usuários de forma abrangente a partir de um local centralizado.Backup e recuperação de pontos finaiseBackup do Microsoft 365oferecem recursos avançados de gerenciamento de dados que tornam o O365 eDiscovery e o Endpoint eDiscovery praticamente automáticos. A solução oferece uma interface única para identificar, categorizar e preservar com segurança os dados em ambos os ambientes.

Isso acelera e simplifica drasticamente o processo de eDiscovery. Com recursos avançados e detalhados de pesquisa e exportação, o eDiscovery oferece aos usuários uma experiência única e consolidada para a análise de dados do Microsoft 365 e de terminais. Aliado à proteção de dados, as organizações agora contam com o que há de melhor em Backup and Recovery líderes do setor, combinados com ferramentas avançadas para atender aos requisitos de conformidade regulatória com facilidade e precisão.