eDiscovery

Definição de eDiscovery

A descoberta eletrônica (eDiscovery) é o processo de localização e coleta de informações armazenadas eletronicamente (ou ESI) – geralmente para processos judiciais, investigações ou fins jurídicos.

O processo de descoberta é a fase inicial dos procedimentos judiciais, na qual as partes envolvidas são obrigadas a fornecer todas as informações e dados relevantes para o caso. Infelizmente, reunir essas informações não é tão fácil quanto parece. Historicamente, o eDiscovery envolvia o uso de documentos em papel, a apresentação de provas físicas e o depoimento de testemunhas.

No entanto, atualmente a maioria dos dados consiste em informações armazenadas eletronicamente (ESI), distribuídas por diversos computadores, sistemas e ambientes. A natureza não persistente e intangível das ESI criou novos desafios para a descoberta – já que localizar esses dados não é mais um processo físico. Um termo amplamente reconhecido no setor, eDiscovery refere-se ao processo virtual de descoberta de ESI.

O que é eDiscovery?

O eDiscovery é o processo jurídico de localização de ESI relevantes, necessárias para fins legais, regulatórios e de conformidade. O eDiscovery abrange tanto os dados físicos quanto os “dados brutos” e os “metadados” associados a dados estruturados e não estruturados.

Para a maioria das organizações, o processo de eDiscovery envolve a busca em vastas quantidades de informações eletrônicas, incluindo e-mails, documentos, bancos de dados, arquivos de imagem, mensagens instantâneas, chats e muito mais. Esses dados estão armazenados em laptops, repositórios de arquivos, aplicativos SaaS e espaços de trabalho colaborativos populares – criando uma vasta pegada digital e diversos ambientes não físicos nos quais é necessário explorar dados críticos e urgentes.

Uma vez que as ESI sejam identificadas como informações potencialmente relevantes para fins de litígio ou regulatórios, elas devem ser preservadas em um formato compartilhável. A preservação de dados para fins jurídicos não apenas garante que informações confidenciais não possam ser alteradas, excluídas, apagadas ou adulteradas — mas a falha em fazê-lo pode violar os protocolos de conformidade do eDiscovery e acarretar consequências graves, incluindo multas e possível processo criminal.

O que é o processo de eDiscovery e como ele funciona?

Para ajudar as organizações a conduzir o processo com sucesso, foi criado o Modelo de Referência de Descoberta Eletrônica (Electronic Discovery Reference Model, ou EDRM) para servir como uma estrutura abrangente. Ele possui nove etapas distintas. Essas etapas nem sempre seguem uma progressão linear, mas um bom processo de eDiscovery deve incluir todas elas. Várias dessas etapas podem (e muitas vezes devem) ocorrer simultaneamente:

• Governança da Informação: Essa é a estratégia geral que qualquer organização deve adotar para mitigar seus riscos e despesas caso o eDiscovery seja necessário — desde a criação inicial da ESI até seu descarte final.
• Identificação: Localizar fontes potenciais de ESI e determinar seu escopo, amplitude e profundidade.
• Preservação e coleta: garantir que as ESI sejam coletadas e preservadas — protegendo-as contra alterações ou destruição inadequadas ou acidentais ao longo do restante do processo de eDiscovery.
• Processamento, revisão e análise: essa etapa refere-se à análise dos dados preservados. Os usuários geralmente convertem os dados em formatos adequados para revisão e, em seguida, reduzem o volume das ESI avaliando sua relevância e confidencialidade. A análise, por sua vez, normalmente requer uma avaliação minuciosa do contexto das ESI, incluindo padrões-chave, tópicos, pessoas ou discussões.
• Produção: Entrega das ESI, documentos e dados aplicáveis às outras partes envolvidas nos processos legais ou regulatórios, utilizando métodos apropriados.
• Apresentação: Exibição das ESI perante os públicos relevantes em formatos nativos ou quase nativos para fins jurídicos.

Por que as soluções de eDiscovery são importantes?

A enorme quantidade de dados gerados em um único dia é impressionante. Em média, 294 bilhões de e-mails, 65 bilhões de mensagens do WhatsApp e 500 milhões de tweets são enviados todos os dias em todo o mundo. Estima-se que, até 2025, 463 exabytes de dados serão gerados a cada dia. E a facilidade com que essas informações podem ser trocadas e armazenadas só tem aumentado. Os arquivos físicos foram substituídos por e-mails e servidores de arquivos, matrizes de armazenamento, pen drives, computadores desktop e até mesmo smartwatches — todos capazes de armazenar informações relevantes em um processo judicial e sujeitos ao eDiscovery.

O rápido aumento das ferramentas colaborativas baseadas em nuvem significa que o eDiscovery do O365 deve ser levado em consideração, já que muitos dos primeiros esforços de eDiscovery se concentravam principalmente em dados locais. Sem soluções adequadas, os responsáveis pelos dados, administradores e consultores jurídicos não conseguem compilar e preservar de forma eficaz (e eficiente) as informações relevantes para fins legais, regulatórios e de conformidade.

As organizações que não tiverem um plano de ação para atender aos novos requisitos legais de eDiscovery podem enfrentar graves consequências adversas. Por isso, a conformidade com o eDiscovery deve ser uma prioridade para qualquer organização.

Benefícios das soluções de eDiscovery

Para os responsáveis pela conformidade, profissionais da área regulatória e custodiante de dados, localizar dados relevantes está mais desafiador do que nunca. Muitas vezes, isso exige a busca por informações confidenciais em dispositivos de usuários, sistemas distintos e múltiplos ambientes. Esse processo meticuloso retarda a agilidade e aumenta o risco de ignorar informações importantes e relevantes. As soluções de eDiscovery fornecem as ferramentas necessárias para agilizar e atender a solicitações relacionadas a litígios, conformidade ou regulamentação.

Dados pertinentes podem ser facilmente identificados em uma infinidade de ambientes digitais, e os dados podem ser rapidamente preservados em formatos exportáveis para análise. Com controles adequados de eDiscovery, as organizações se beneficiam da redução de custos e esforços, ao mesmo tempo em que mitigam os riscos envolvidos no processo de descoberta de ESI.

Casos de uso comuns para soluções de eDiscovery

Organizações de todos os setores, tamanhos e regiões geográficas podem se beneficiar das soluções de descoberta eletrônica. Os casos de uso mais comuns incluem:

• Preparação para litígios pendentes
• Resposta a questões regulatórias
• Conformidade com investigações ou auditorias externas realizadas por terceiros
• Realização de investigações internas (como aplicação de políticas ou incidentes de RH)
• Fusões e aquisições

Embora o processo de eDiscovery e a necessidade de conformidade com o eDiscovery se estendam a todas as formas de informações armazenadas eletronicamente, as organizações têm sentido uma necessidade crescente de se concentrar em ambientes específicos – incluindo o Microsoft 365 e laptops.

• eDiscovery
  do Microsoft 365 O Microsoft 365 é uma das soluções de produtividade de escritório mais comuns do mundo. Ele contém arquivos, e-mails e mensagens essenciais, todos comumente relevantes para fins de litígios e regulatórios, tornando o eDiscovery do Microsoft 365 uma necessidade crítica para as organizações atuais. Uma solução eficaz de eDiscovery do Microsoft 365 deve abranger o Exchange de forma abrangente.
• eDiscovery
  em terminais A conformidade com o eDiscovery também se estende aos laptops e desktops dos usuários. Com o rápido aumento do trabalho remoto, o uso de dispositivos terminais disparou – gerando mais dados na periferia (e fora das redes corporativas controladas).

No entanto, soluções de eDiscovery que se concentram apenas em metadados podem não ser suficientes para uma conformidade robusta com o eDiscovery.

A Commvault oferece descoberta eletrônica?

Sim. O Commvault Endpoint Backup and Recovery e o Microsoft 365 Backup oferecem recursos avançados de gerenciamento de dados que tornam o eDiscovery do O365 e o eDiscovery de terminais praticamente sem esforço. Eles fornecem uma interface única para identificar, categorizar e preservar dados com segurança em ambos os ambientes.

Isso acelera e simplifica drasticamente o processo de eDiscovery. Com recursos detalhados e granulares de pesquisa e exportação, o eDiscovery oferece aos usuários uma experiência única e consolidada para a descoberta eletrônica de dados do Microsoft 365 e de terminais. Aliado à proteção de dados, as organizações agora obtêm o que há de melhor em Backup and Recovery líderes do setor, combinado com ferramentas avançadas para atender aos requisitos de conformidade regulatória com facilidade e precisão.