eDiscovery

Definición de eDiscovery

El descubrimiento electrónico (eDiscovery) es el proceso de búsqueda y recopilación de información almacenada electrónicamente (o ESI), normalmente con fines judiciales, de investigación o legales.

El proceso de descubrimiento es la fase inicial de un procedimiento judicial, en la que las partes implicadas deben aportar toda la información y los datos relevantes para el caso. Lamentablemente, recabar esta información no es tan fácil como parece. Históricamente, el eDiscovery implicaba el uso de documentos en papel, la presentación de pruebas físicas y el interrogatorio de testigos.

Sin embargo, la mayor parte de los datos son ahora información almacenada electrónicamente (ESI), que se encuentra en diversos ordenadores, sistemas y entornos. La naturaleza no persistente e intangible de la ESI ha planteado nuevos retos en materia de descubrimiento, ya que localizar estos datos ya no es un proceso físico. El término «eDiscovery», ampliamente reconocido en el sector, hace referencia al proceso de descubrimiento virtual de la ESI.

¿Qué es el eDiscovery?

El eDiscovery es el proceso jurídico consistente en localizar la información electrónica (ESI) relevante necesaria a efectos legales, normativos y de cumplimiento. El eDiscovery abarca tanto los datos físicos como los «datos sin procesar» y los «metadatos» asociados tanto a los datos estructurados como a losdatos no estructurados.

Para la mayoría de las organizaciones, el proceso de eDiscovery implica la búsqueda en grandes cantidades de información electrónica, como correos electrónicos, documentos, bases de datos, archivos de imagen, mensajes instantáneos, chats y mucho más. Estos datos se encuentran en ordenadores portátiles, repositorios de archivos, aplicaciones SaaS y espacios de trabajo colaborativos populares, lo que genera una amplia huella digital y una serie de entornos no físicos en los que hay que buscar datos críticos y urgentes.

Una vez que se determina que la información electrónica (ESI) puede ser relevante para un litigio o con fines normativos, debe conservarse en un formato que permita su intercambio. La conservación de datos con fines legales no solo garantiza que la información sensible no pueda ser alterada, eliminada, borrada ni manipulada, sino que el incumplimiento de esta obligación puede suponer una infracción de los protocolos de cumplimiento en materia de eDiscovery y acarrear graves consecuencias, como multas y posibles acciones penales.

¿En qué consiste el proceso de eDiscovery y cómo funciona?

Para ayudar a las organizaciones a gestionar con éxito este proceso, se creó el Modelo de Referencia para el Descubrimiento Electrónico (EDRM, por sus siglas en inglés), con el fin de que sirviera de marco general. Consta de nueve fases distintas. Estas fases no siempre siguen una progresión lineal de una a otra, sino que son unun buen proceso de eDiscoverydebería incluirlas todas. Varias de las etapas pueden (y a menudo deberían) tener lugar al mismo tiempo:

• Gobernanza de la información: Se trata de la estrategia general que toda organización debería adoptar para mitigar sus riesgos y gastos en caso de que fuera necesario recurrir al eDiscovery, desde la creación inicial de la información electrónica (ESI) hasta su eliminación definitiva.
• Identificación: Localización de posibles fuentes de información electrónica relevante (ESI) y determinación de su alcance, amplitud y profundidad.
• Conservación y recopilación: garantizar que la información electrónica (ESI) se recopile y conserve, protegiéndola contra cualquier alteración o destrucción indebida o accidental durante el resto del proceso de eDiscovery.
• Procesamiento, revisión y análisis: Esta fase se refiere al análisis de los datos conservados. Por lo general, los usuarios convierten los datos a formatos adecuados para su revisión y, a continuación, reducen el volumen de la información electrónica (ESI) evaluando su relevancia y su carácter confidencial. Posteriormente, el análisis suele requerir una evaluación exhaustiva del contexto de la ESI, incluyendo patrones clave, temas, personas o debates.
• Producción: Facilitar la información electrónica relevante (ESI), los documentos y los datos a otras partes implicadas en los procedimientos jurídicos o reglamentarios, utilizando los métodos adecuados.
• Presentación: Exposición de la información electrónica (ESI) ante los destinatarios pertinentes en su forma original o casi original con fines jurídicos.

¿Por qué son importantes las soluciones de eDiscovery?

La enorme cantidad de datos que se generan en un solo día es asombrosa. De media, cada día se envían en todo el mundo 294.000 millones de correos electrónicos, 65.000 millones de mensajes de WhatsApp y 500 millones de tuits. Se estima que, para 2025,463 exabytes de datosse generará cada día. Y la facilidad con la que se puede intercambiar y almacenar dicha información no ha hecho más que aumentar. Los archivadores han sido sustituidos por el correo electrónico y los servidores de archivos, las matrices de almacenamiento, las memorias USB, los ordenadores de sobremesa e incluso los relojes inteligentes, todos ellos capaces de almacenar información relevante para un caso judicial y sujetos al proceso de eDiscovery.

El rápido aumento de las herramientas colaborativas basadas en la nube hace que sea necesario tener en cuenta el eDiscovery de O365, ya que muchas de las primeras iniciativas de eDiscovery se centraban principalmente en los datos locales. Sin las soluciones adecuadas, los responsables de los datos, los administradores y los asesores jurídicos no pueden recopilar y conservar de forma eficaz (y eficiente) la información relevante con fines legales, normativos y de cumplimiento normativo.

Las organizaciones que no cuenten con un plan de acción para hacer frente a las nuevasRequisitos legales para el eDiscoverypodría enfrentarse a graves consecuencias negativas. Por ello, el cumplimiento de la normativa sobre eDiscovery debería ser una prioridad para cualquier organización.

Ventajas de las soluciones de eDiscovery

Para los responsables de cumplimiento normativo, los profesionales del ámbito regulatorio y los administradores de datos, localizar la información relevante resulta más complicado que nunca. A menudo, esto implica buscar información confidencial en los dispositivos de los usuarios, en sistemas dispares y en múltiples entornos. Este laborioso proceso ralentiza el proceso y aumenta el riesgo de pasar por alto información importante y relevante. Las soluciones de eDiscovery proporcionan las herramientas necesarias para agilizar y dar respuesta a las solicitudes relacionadas con litigios, cumplimiento normativo o cuestiones regulatorias.

Los datos pertinentes pueden localizarse fácilmente en una gran variedad de entornos digitales y pueden conservarse rápidamente en formatos exportables para su revisión. Con unos controles adecuados de eDiscovery, las organizaciones se benefician de una reducción de los costes y el esfuerzo, al tiempo que mitigan los riesgos que conlleva el proceso de descubrimiento de la información electrónica (ESI).

Casos de uso habituales de las soluciones de eDiscovery

Las organizaciones de todos los sectores, tamaños y zonas geográficas pueden beneficiarse de las soluciones de descubrimiento electrónico. Entre los casos de uso más habituales se incluyen:

• Preparación para un litigio pendiente
• Respuesta a cuestiones normativas
• Cumplimiento con investigaciones o auditorías externas realizadas por terceros
• Realización de investigaciones internas (como el cumplimiento de las políticas o incidentes relacionados con los recursos humanos)
• Fusiones y adquisiciones

Si bien el proceso de eDiscovery y la necesidad de cumplir con los requisitos de eDiscovery se extienden a todas las formas de información almacenada electrónicamente, las organizaciones han tenido cada vez más necesidad de centrarse en entornos específicos —entre ellos, Microsoft 365 y los ordenadores portátiles—.

• Microsoft 365 eDiscovery
  Microsoft 365 es una de las soluciones de productividad ofimática más extendidas del mundo. Contiene archivos, correos electrónicos y mensajes de vital importancia, todos ellos habitualmente relevantes a efectos de litigios y normativos, lo que convierte al descubrimiento electrónico (eDiscovery) de O365 en una necesidad fundamental para las organizaciones actuales. Una solución eficaz de descubrimiento electrónico de O365 debe abarcar de forma exhaustiva Exchange.
• eDiscovery en terminales
  El cumplimiento de las normas de eDiscovery también se extiende a los ordenadores portátiles y de sobremesa de los usuarios. Con el rápido aumento del teletrabajo,uso de los dispositivos finalesse ha disparado, lo que genera un mayor volumen de datos en el borde de la red (y fuera de las redes gestionadas por las empresas).

Sin embargo, es posible que las soluciones de eDiscovery que se centran únicamente en los metadatos no sean suficientes para garantizar un cumplimiento riguroso de la normativa en materia de eDiscovery.

¿Ofrece Commvault servicios de eDiscovery?

Sí Commvault® CloudBackup y recuperación endpointyBackup de Microsoft 365ofrecen funciones avanzadas de gestión de datos que facilitan enormemente el proceso de eDiscovery en O365 y en Endpoint. Proporcionan una interfaz única para identificar, clasificar y conservar de forma segura los datos en ambos entornos.

Esto agiliza y simplifica enormemente el proceso de eDiscovery. Gracias a sus funciones de búsqueda y exportación exhaustivas y detalladas, eDiscovery ofrece a los usuarios una experiencia única y consolidada para el eDiscovery de datos de Microsoft 365 y de los dispositivos finales. Junto con la protección de datos, las organizaciones disponen ahora de lo mejor en Backup and Recovery líderes en el sector, combinado con herramientas avanzadas para cumplir los requisitos de cumplimiento normativo con facilidad y precisión.