Politique de conservation des données

Définition

La politique de conservation des données d’une organization est un ensemble de règles qui décrivent les types de données qui seront conservées par l’entité et pendant combien de temps. Les politiques de conservation précisent également comment les données sont traitées à l’issue de la période de conservation, lorsque les entreprises envisagent différentes options allant de l’inaction à la destruction ou à l’archivage des données.

Les politiques de conservation des données sont adoptées afin de se conformer aux exigences réglementaires applicables et de maintenir cette conformité. Par exemple, si une organisation évolue dans un secteur réglementé où les données doivent être conservées pendant sept ans, sa politique de conservation doit préciser et faire respecter cette période de conservation de sept ans.

Un exemple d’article de politique de conservation pourrait être : « conserver les sauvegardes quotidiennes pendant sept jours civils ».

Qu’est-ce qu’une politique de conservation des données ?

Outre la description ci-dessus, les organisations doiventse conformer aux normes internationales, régionales et sectoriellesqui régissent les zones où une entreprise a des clients ou exerce ses activités. Outre l’obligation de conserver les données pendant une durée déterminée, l’emplacement des données est devenu extrêmement important et fait désormais partie intégrante des politiques de conservation des données. Par exemple, les dispositions du Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l’Union européenne exigent que les données des citoyens de l’UE soient stockées à l’intérieur des frontières de l’UE.

De plus, certains secteurs d’activité sont également soumis à des exigences en matière de conservation. Les entreprises ont tendance à adopter des politiques de conservation des données qui vont au-delà des exigences réglementaires en vigueur. C’est particulièrement vrai dans les secteurs réglementés tels que la santé et les services financiers. Par exemple, pour les entreprises opérant dans le secteur de la santé, l’une des exigences réglementaires spécifiques est laloi HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act), qui régit les données de santé ; cette loi prévoit des durées de conservation pour la documentation HIPAA, tandis que les États fixent les exigences en matière de conservation des dossiers médicaux.(1) De même, les entreprises opérant aux États-Unis doivent adopter des politiques de conservation des données conformes àla loi Sarbanes-Oxley (SOX).

Un aspect essentiel des politiques de conservation des données consiste à réserver le stockage primaire, plus coûteux, aux données fréquemment consultées. À cette fin, les entreprises définissent et appliquent des politiques qui transfèrent les données, à l’issue de leur période de conservation, vers un stockage secondaire ou tertiaire moins onéreux. Ces niveaux de stockage peuvent correspondre à un stockage sur disque sur site, moins coûteux, à des bandes magnétiques ou même à un stockage dans le cloud. Le stockage dans le cloud est le niveau de stockage le plus couramment utilisé pour les copies secondaires et tertiaires.Cloud Stockagepropose également aux clients différents niveaux de stockage en fonction des exigences en matière de conservation des données. Le stockage dans le cloud peut être classé en « hot », « cold » ou « archive » afin d’offrir aux clients différentes structures de coûts pour leurs politiques de conservation des données.

Que doit contenir une politique de conservation des données ?

Comme indiqué précédemment, une politique de conservation aide les entreprises à gérer leurs données importantes conformément aux règles et réglementations qui régissent leur activité et la juridiction dans laquelle elles opèrent.

Une politique de conservation des données rigoureuse doit inclure :

• Objectif. La mise en place d’une politique de conservation commence par l’identification de l’objectif de son adoption. Il peut s’agir, par exemple, de se conformer aux exigences réglementaires ou aux directives de gestion du stockage des données de l’organisation dans le cadre de ses objectifs de point de reprise.
• Utilisateurs et emplacements. Il est recommandé d’identifier les utilisateurs et les zones géographiques concernés par la politique de conservation. Le fait de conserver les données à proximité de leur source, par exemple dans le cloud pour les charges de travail cloud ou sur site pour les charges de travail locales, peut accélérer la Recovery le moment venu.
• Champ d’application. Définissez ensuite le champ d’application de la politique de conservation et identifiez les lois, les réglementations ainsi que les normes ou documents de référence qui doivent être respectés.
• Exigences. L’identification des exigences est au cœur de toute politique de conservation. Ces exigences définissent la durée de conservation des données, leur protection, puis la manière de les traiter à l’issue de cette période. Les règles relatives à la destruction des données, à la gestion des violations de données et aux exigences réglementaires font également partie intégrante d’une politique de conservation acceptable.
• Audits. Les entreprises devraient mettre en place des audits réguliers de leurs politiques de conservation des données afin de s’assurer qu’elles restent à jour et conformes aux règles et réglementations en vigueur, ainsi qu’aux objectifs de point de reprise d’activité.

Pourquoi une politique de conservation des données est-elle importante ?

Les données sont au cœur de toute activité, qu’il s’agisse de factures papier ou, comme c’est le cas aujourd’hui, d’informations numériques : elles alimentent l’ensemble des activités d’une organisation, de la gestion des stocks aux dossiers clients. Les entreprises doivent identifier et collecter ces données essentielles pour assurer le bon fonctionnement quotidien de leurs activités et, en cas de réglementation, pour rester en conformité.

Une politique de conservation rigoureuse protège les entreprises contre les pertes financières, les sanctions civiles et pénales liées à la perte des données des clients, ainsi que contre le non-respect de la réglementation en vigueur. Les exemples de lourdes sanctions financières sont monnaie courante dans l’actualité économique.

Gagner et conserver la confiance des clients est essentiel à la croissance d’une entreprise. Les clients s’attendent désormais à ce que leurs données, en particulier les informations personnelles identifiables (PII), soient protégées et restent confidentielles. La négligence en matière de données clients n’est plus du tout tolérée.

La croissance d’une entreprise repose sur la prévisibilité et la confiance que procurent des politiques rigoureuses de conservation des données et le respect des réglementations. Les entreprises peuvent ainsi s’étendre à de nouvelles régions en sachant qu’elles ne seront pas prises au dépourvu par des réglementations obscures ou inconnues.

Les ransomwares et les cyberattaques sont de plus en plus fréquents, et il est essentiel de protéger les données de l’entreprise contre ces menaces. La mise en place d’une politique de conservation des données pendant une période prédéfinie peut contribuer à empêcher les ransomwares de paralyser une entreprise. Ces attaques devenant de plus en plus sophistiquées et pouvant rester latentes pendant de longues périodes, il est important deinclure des directives de conservation spécifiques aux ransomwaresdans la politique de conservation.

Avantages d’une politique de conservation

Les données numériques et les applications sont les moteurs de la croissance des entreprises. L’adoption d’une politique de conservation est vitale pour les entreprises et les protège contre les conséquences potentiellement néfastes d’une gestion négligente des informations sensibles.

L’adoption et l’application d’une politique de protection des données aident les entreprises à bien des égards :

• Conformité réglementaire. Les politiques de conservation des données visent à respecter les exigences réglementaires applicables aux activités de l’entreprise, à éviter d’éventuelles sanctions et à utiliser les données pour faciliter les audits ou se défendre en cas de poursuites judiciaires. Le respect des normes de conformité permet également de garantir le respect des droits des clients en matière de données à caractère personnel, car il leur offre l’assurance raisonnable que leurs informations sont en sécurité et ne seront pas conservées au-delà de ce qui est nécessaire.
• Efficacité opérationnelle. En l’absence de politiques de conservation des données, les entreprises risquent de perdre un temps précieux à régler des questions liées à la conservation des données. La mise en place d’une politique solide et d’un processus de gestion des documents élimine toute incertitude et fournit à chacun des directives claires sur la manière de traiter les informations sensibles.
• Réduction des coûts. Cette politique permet aux entreprises de faire gagner un temps précieux à leurs collaborateurs en leur évitant de passer de longues heures à rechercher des documents enfouis sous des montagnes d’informations obsolètes et rarement consultées. Les politiques de conservation réduisent également les besoins en capacité de stockage d’une organisation, ce qui permet de diminuer les coûts informatiques.
• Culture de la sécurité. La première ligne de défense contre la perte ou le vol de données, ce sont les collaborateurs de l’entreprise. Les politiques de protection des données sensibilisent les collaborateurs aux questions de sécurité et renforcent leur respect de la confidentialité des données. Ces deux éléments contribuent à créer un environnement de travail plus sûr et à mieux protéger les données.

Cas d’utilisation courants des politiques de conservation

Les organisations de toutes tailles ont besoin d’une protection contre les menaces de ransomware. Une protection adéquate des données permet aux clients de déployer des solutions dans des cas d’utilisation quotidiens :

• Améliorer la prise de décision. Les politiques de conservation des données permettent aux organisations de disposer d’une source unique et fiable d’informations, ce qui facilite l’analyse rapide des données et la prise de décisions concernant les problèmes qui se posent.
• Conformité réglementaire. Les entreprises peuvent s’appuyer sur des politiques de conservation des données pour répondre aux audits et démontrer leur conformité aux réglementations en matière de données grâce à une documentation et à des rapports appropriés.
• Croissance du chiffre d’affaires. Les politiques de conservation des données permettent aux entreprises de mieux identifier les moyens de réduire leurs dépenses, de créer de nouvelles sources de revenus et de monétiser leurs données lorsque cela s’avère pertinent.

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